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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 연구에서는 전자기록물을 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관할 때 발생되고 있는 디지털컴포넌트의 무결성 훼손 문제를 해결하고자 클라우드 저장소를 활용한 기록물의 논리적 이관 방안을 제안하였다. 생산단계에서부터 클라우드 저장소를 활용하여 전자기록물을 생산하고, 이를 기록관으로 이관하는 전자기록물의 논리적 이관 방식은 다음과 같은 장점을 가지고 있다. 첫째, 최근에 점차 확대되고 있는 클라우드 컴퓨팅 기술을 활용하여 공공기관의 업무방식에 효과적으로 적용할 수 있는 기록물관리 방안이다. 둘째, 전자기록물을 복사하여 물리적으로 이관하는 기존의 방식보다 논리적으로 보관권한 만을 이양함으로서 전자기록물의 이관 시 발생할 수 있는 각종 위험 요소를 줄일 수 있다. 셋째, 전자기록물의 물리적인 이관에 따른 디지털컴포넌트의 오류를 미연에 방지할 수 있어 전자기록물의 무결성을 보장할 수 있다. 넷째, 전자기록물의 이관업무 수행을 위해 낭비되고 있는 행정력과 비용을 절감할 수 있다.
Abstract
In this study, we propose a logical transfer method of records using cloud storage to solve the integrity problem of digital component, which is generated when electronic records are transferred from the electronic record production system to the record management system. This method, which produces electronic records using cloud storage from the production stage and transfers them to the archives, has the following advantages. First, as a record management method, it can be effectively applied in public institutions by utilizing cloud computing technology, which has been the trend recently. Second, unlike the existing method of copying and physically transferring electronic records, the proposed method can reduce various risk factors that may occur in the transfer of electronic records by logically transferring the storage. Third, the method can prevent errors of the digital component according to the physical transfer of the electronic record; hence, the integrity of the electronic record can be guaranteed. Fourth, administrative power and cost that are wasted because of the electronic transfer of electronic records can be reduced.
초록
본 연구의 목적은 데이터세트 형태의 디지털 정보에 대한 보존․관리 방법을 찾는 것에 있다. 이를 위해 원자력안전위원회의 MIDAS RASIS에서 생산된 RI/RG 업무기록 사례를 분석하였다. MIDAS RASIS 분석을 위해 기록관리 기능요건 체크리스트를 작성하였으며, 체크리스트 결과를 바탕으로 MIDAS RASIS 기록관리 기능을 검토하여 이관 프로세스를 제시하였다. 이와 더불어 MIDAS RASIS의 기록관리를 위한 기록관리 모듈 DB를 설계하였고 표준기록관리시스템으로 이관하는 방안을 제시하였다.
Abstract
The objective of this research is to seek a preservation method against the set of data. To achieve this purpose, this study analyzed the MIDAS RASIS RI/ RG of the Nuclear Safety and Security Commission, and then followed it with the under analysis of the MIDAS RASIS, thus presenting the transfer process. This was conducted for the records management of the MIDAS RASIS-designed records management modules DB. For the records management of MADIS RASIS, the records management module DB was thus planned, which presented the transfers through the standard records management system.
초록
최근 중앙행정기관은 업무관리시스템을 클라우드 기반의 온나라2.0으로 변경하였다. 국가기록원은 클라우드 업무관리시스템의 기록을 이관받아 관리할 수 있도록 클라우드 기반의 기록관리시스템을 개발하여 보급하고 있다. 클라우드 컴퓨팅의 이점을 극대화하여 기록관리가 보다 효과적․효율적으로 이루어지도록 재설계할 수 있는 기회이다. 전자기록 관리의 프로세스와 방법이 종이기록 관리 방식을 단순히 전자화하는 것에서 탈피하여 디지털 기술에 따른 변환(Transformation)의 수준으로 나아갈 수 있는 기회이기도 하다. 첫째, 이관의 방식을 변환해 볼 수 있다. 업무관리시스템과 기록관리시스템이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 시 콘텐츠 파일들을 물리적으로 이동시키지 않고 메타데이터만 복사하는 방식으로 이관할 수 있어 비용이 줄고 무결성 훼손 위험이 줄어들 수 있다. 둘째, 기록물의 저장공간 할당에 대한 전략을 구상해 볼 수 있다. 클라우드 저장소를 업무관리시스템과 기록관리시스템이 공유하는 것을 전제로 한다면 콘텐츠 파일들을 저장할 때 기록의 보존기간에 따라 저장하는 위치를 구분함으로써 이점을 얻을 수 있다. 셋째, 기록의 생산시스템, 기록관리시스템, 정보공개시스템 등 콘텐츠에 접근하는 시스템들이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 콘텐츠의 중복을 최소화하는 방향으로 설계를 전환할 수 있다.
Abstract
Recently, the central administrative agency changed its business management system to cloud-based On-nara 2.0. To transfer and manage the records of the cloud business management system, the National Archives Service has developed and distributed a cloud-based records management system. It serves as an opportunity to maximize the benefits of cloud computing and redesign the records management to be more effective and efficient. The process and method of electronic record management can be transformed through digital technologies. First, we can change the transfer method for electronic records. When the business and the records management systems share the same cloud storage, it is possible to transfer the content files between the two systems without moving the contents files physically, thus copying only the metadata and reducing the cost and the risk of integrity damage. Second, the strategy for allocating storage space for contents can be conceived. Assuming that the cloud storage is shared by the business and the record management systems, it is advantageous to distinguish the storage location based on the retention period of the content files. Third, systems that access content files, such as records creation, records management, and information disclosure systems, can share the cloud storage and minimize the duplication of content files.
초록
본 연구는 해외 공공기록관에서의 민간기록물 수집 현황을 조사하기 위해 미국, 캐나다 및 호주의 주립기록관을 대상으로 웹사이트에 공개된 민간기록물 수집 관련 정책과 안내를 분석하였다. 미국의 5개 주립기록관, 캐나다의 7개 주립기록관, 호주의 2개 주립기록관 등 모두 14개 주립기록관을 대상으로 하였으며 수집되는 민간기록물의 유형과 영역, 기증 또는 위탁 등 민간기록물 수집방법, 저작권 이전과 접근제한 부여 및 처분 등 고려할 사항을 살펴보았다. 국내 공공기록관의 민간기록물 수집을 위한 시사점으로 첫째, 지역의 특성에 부합하는 민간기록물의 수집영역을 정하고 이를 수집정책에 명문화할 것과 둘째, 기증 또는 위탁과 같은 민간기록물의 수집방식을 정하고 저작권, 접근제한 및 처분 관련 절차를 수립할 것, 셋째, 지역 내 유관기관과의 협력을 도모할 것을 제안하였다.
Abstract
This study analyzed policies and guides related to the acquisition of private records at state/provincial archives in the U.S., Canada, and Australia. The purpose of this study is to examine the current status of collecting private records in the governmental archives. The analysis was made based on policies and guides from 14 state/provincial archives, including five in the US, seven in Canada, and two in Australia. From the analysis, the study examined collection areas, types of private records, and colleting methods, such as donation or deposit. It also studied the considerations on transferring copyright, placing access restrictions, and disposing of records. The study made the following suggestions for collecting private records at public archives in Korea: (1) define the collecting areas of private records relevant to the characteristics of a region; (2) determine the acquisition methods, including donation or deposit, and establish a procedure to make an agreement for the transfer of ownership, including copyright, access restriction, and disposal of records; (3) develop cooperation among the related institutions within a region.
초록
1999년 공공기록물법이 제정된 이래 현재까지 유지되고 있는 기록물 생산현황 통보제도는 기록물의 원활한 수집과 이관을 목적으로 한다. 2007년 개정된 공공기록물법은 생산현황 통보파일을 기록생산시스템에서 생성하여 기록시스템으로 전송하는 자동화된 통보방식을 주된 운영방식으로 규정하였다. 하지만 실제로는 생산현황 통보대상 7종 중 1종만이 전자적으로 통보되고 나머지 6종의 기록물 유형은 수기방식으로 통보되고 있는 실정이다. 또한 그나마 작동되고 있는 현행 전자적 통보방식 역시 규격 미비 등 구조적 문제로 인한 각종 오류를 야기하고 있다. 본 연구는 기록시스템을 이용한 전자적 통보방식이 작동되지 못하는 원인을 분석하고 이를 개선하기 위한 정책 방안을 제안하였다.
Abstract
The system for reporting record production has been operated to collect and transfer the public records adequately since the enactment of the Public Records Management Act in 1999. The Act, which was revised in 2007, regulates automated reporting methods in which the production reporting files are generated in the records creation systems and transferred to the records management systems. However, only one type of record is being notified electronically among seven types, which should be notified under the Act. The remaining six types of records are laboriously reported using complicated templates. Furthermore, the current working electronic notification mechanism is also causing various errors mainly because of inadequate specifications. This study analyzes the causes of failure of the electronic notification through the electronic records systems and suggests some policies for its improvement.
초록
준현용 기록은 업무에서 자주 참고하지 않아 별도의 장소에 기록을 보관하고 관리하는 기록이다. 준현용 기록관리 단계는 처리과의 기록물이 처음으로 모이는 시점이면서 현용기록과 비현용기록을 이어주는 가교 역할을 수행한다. 체계적인 기록관리를 위해서 준현용 단계의 기록관리는 매우 중요하다. 한국은 많은 기록관리 인프라가 조성되었지만 여전히 기록관리환경에서 다양한 문제점이 존재한다. 이에 미국의 준현용 기록관리체계를 고찰하고 한국의 준현용 기록관리체계와 다른 특징은 무엇이 있는지 논의하고자 한다. 이를 위해 미국의 연방 기록관리체계를 연구 범위로 선정하였으며 기록처분일정, 이관, 평가로 나누어 논의하였다. 연구의 데이터는 기록관리법과 유관기관에서 편찬한 지침, 기록관리담당자와의 서면 질의를 통해 얻었다. 연구 결과, 기록 생산기관과 준현용 기록관리기관과의 관계성, 이관측면에서의 신기술 도입, 기록보존의 민영화, 소극적 평가주체로서의 연방레코드센터 등을 파악할 수 있었다.
Abstract
Semicurrent records are documents that are stored and managed in a separate section because they are infrequently referred to in work. The semicurrent records management stage is when records from the processing department are collected for the first time, serving as a bridge between the current and noncurrent records. For systematic records management, records management at the semicurrent stage is vital. Although Korea has established numerous records centers, various problems remain in the records management environment. In response, this study examines the United States’ semicurrent records management system and discusses the features that are different from that of Korea. For this purpose, the records management system of the United States was selected as the scope of research and is analyzed through its records schedule, transfer, and appraisal. The data for the research were obtained through the relevant records management law, guidelines compiled by related agencies, and written inquiries for the records management officer. Through these methods, this study was able to identify the relationship between the federal agency and the Federal Records Center, the introduction of new technology in the aspect of transfers, the privatization of records preservation, and the status of the Federal Records Center as a passive appraisal entity.
초록
본 연구는 기록연구사의 정체성이 명확하지 못하고 기록연구사의 역할이 정확히 인식되지 못하고 있다는 문제의식에서 출발하였다. 그래서 기록연구사가 어떤 직무를 하고 있고 어떤 직무를 수행해야 하는지를 파악하고자 하였다. 이에 직무분석방법을 이용하여 기록연구사의 직무정보를 파악하였으며 AHP 분석을 이용하여 기록연구사의 핵심직무를 파악하였다. 그 결과 기록관리정책수립, 교육, 생산제어, 기준관리, 수집, 이관, 정리/기술, 평가, 폐기, 서고관리, 공개, 열람서비스, 기록관리시스템 영역이 핵심직무로 분석되었다. 그리하여 기록연구사의 정체성과 역할을 제시하고 직무의 우선순위를 제시할 수 있었다.
Abstract
This study started from recognizing the problem that neither the identity nor the role of records managers is clarified enough. Therefore, this study identifies the function of the records managers and how it should be carried. The method of functional analysis was used to collect information, and then the AHP method to analyze te core functions of the records managers. As a result, core functions were identified as follows: records management policy making, education, production control, records schedule management, collecting, transferring, description, appraisal, de-accessioning, records center management, disclosure, perusal service, and records management system. Therefore, this study presents that identity and role of the records managers as well as the priorities of the job.
초록
디지털 기록의 생산과 이관으로 인해 파일 단위 기반의 기록물 기술체계가 근본적으로 변화하고 있다. 이에 본 연구에서는 디지털 기록관리 환경에서 기록물의 지적 통제를 유지하고, 지속적인 이용자의 기록물 접근을 지원하기 위한 기록물 기술 방식을 TNA의 사례를 통해 분석하였다. TNA는 ISAD(G)를 바탕으로 보존기록을 기술해 왔으며, 디지털 기록의 기술을 위해서는 자체적으로 기술 관행을 수정하였다. 디지털 기록으로 인해 이제는 기존의 ISAD(G) 방식만을 고수할 수 없게 되었고, ICA에서도 차세대 표준인 RiC을 개발하는 중이다. 그러나 국제적인 움직임 외에도 우리 환경에 맞는 기록물 기술체계를 구축하기 위한 노력이 필요하다. 특히 2000년 이후 TNA의 온라인 목록체계는 변했고, 이 과정에서 자체적으로 ISAD(G)를 변형하였다. TNA의 사례는 기관이 당면한 문제를 스스로 해결하기 위한 자생력 강화의 필요성을 일깨워 준다. 이와 더불어 본 연구에서는 디지털 방식의 기록물 기술 결과에 대한 지속적인 모니터링, 아날로그 기록과 디지털 기록의 통합적 접근 제공, 불확실한 디지털 미래를 향한 실험과 협력의 강화를 제안하였다.
Abstract
Because of the creation and transfer of born-digital records, file unit-based record description practices have changed fundamentally. In this study, we analyzed the archival description practices of The National Archives (TNA) to maintain intellectual control in the digital records management environment and to support the access to records of users. TNA has created an archival description based on ISAD(G) but, for describing born-digital records, it changed the guideline for descriptive cataloging practices. As the method of ISAD(G) cannot adhere to born-digital records, the next-generation descriptive standard, Records in Contexts (RiC), is still being developed by ICA. In addition to international efforts, we need to build an archival description system that fits our environment, especially because since the year 2000, TNA's online cataloging system has changed and ISAD(G) has been modified in this process. This study also proposed continuous monitoring of digital archival descriptions, provides an integrated approach to analog records and digital content and strengthens experimentation and cooperation toward an uncertain digital future.