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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 연구는 레코드매니저의 계속교육 프로그램 개발을 목적으로 문헌연구와 설문조사를 중심으로 수행되었다. 문헌연구를 통해 레코드매니저가 갖추어야 할 필수적인 기록관리 지식범주를 살펴보았고, 설문조사를 통해 국내 기록물관리 전문요원 57명을 대상으로 계속교육에 대한 요구 및 만족도 등을 조사하였다. 문헌연구와 설문조사 결과를 토대로 레코드매니저를 위한 교육내용, 교육방법, 시간, 강사 등에 대한 구체적인 내용을 포함하는 계속교육 프로그램 모형을 제안하였다.
Abstract
The purpose of this study is to develop the continuing education program for records managers. To reach the goal of this study, literature review and a survey was undertaken. Through literature review, essential knowledge areas of records manager were observed. The survey was also performed by 57 records managers in Korea to understand needs and satisfactions of the continuing education. In conclusion, this study suggested the continuing education program model including education contents, teaching methods, duration of lecture time, and lecturers etc.
초록
본 연구의 목적은 기존 국내 영구기록물관리기관의 검색시스템을 하나의 통합된 검색과 상호 데이터 교환으로 그 사용성을 높이고자 새로운 통합검색시스템을 설계하고 구현하는 것이다. 이를 위하여 국내 영구기록물관리기관의 검색 시스템 현황을 분석하여 국내 환경에 적합한 EAD의 요소를 선정하였다. 선정된 EAD 요소를 기반으로 새로운 검색시스템(가칭 한국영구기록물 통합검색시스템, KAIRS)을 설계하였고, 기존의 두 영구기록물관리기관의 시스템을 에뮬레이션을 통하여 새로운 검색시스템을 구현하였다. 사용성 평가결과 새롭게 구현된 KAIRS가 기존 시스템보다 높은 만족도를 보였다.
Abstract
This study aims to design and implement an integrated information retrieval system for the archives in Korea. Particularly, this study is focused on the improvement of the usability of the system. To achieve the goal, this study analyzed the current retrieval systems of national archives and presidential archives in Korea. A new integrated retrieval system, called KAIRS, is designed based on the EAD elements, which is implemented through emulation technic between two retrieval systems. KAIRS showed higher of user satisfaction compared to the existing two retrieval systems in their usability test.
초록
기록관에서는 이용자의 요구사항에 대한 이해를 바탕으로 설계된 사용성이 높은 웹 기반 기록정보서비스를 제공할 필요가 있다. 이에 본 연구는 국가기록원 웹사이트 검색서비스의 사용성을 전문가 평가와 다양한 그룹의 이용자 대상 사용성 평가를 통해 분석하였고 이를 기반으로 개선방안을 제시하였다. 연구방법으로 문헌연구, 인터페이스 사용성 전문가 평가 중 하나인 휴리스틱 평가 및 이용자 대상 사용성 평가를 수행하였다. 전문가 평가 결과 정확성 영역에서 심각도가 가장 높았으며 에러대처 영역의 심각도가 가장 낮았다. 이용자 대상 사용성 평가에서는 이용자의 배경요인과 도움말 제공 여부가 사용성에 영향을 준다고 가정하였다. 따라서 기록관리학 전공자, 웹/앱 개발자 및 그러한 배경요인이 없는 일반인 등 총 22명을 대상으로 사용성 평가를 실시하였다. 사용성 평가는 사전 설문조사, 5초테스트, 검색과업 수행 순으로 진행하였다. ISO 9241-11:2018의 사용성 구성요소인 효과성, 효율성, 만족도를 기준으로 분석을 진행한 결과 웹/앱 개발자의 검색 효과성이 가장 높았고 기록관리학 전공자의 경우 기록정보콘텐츠 검색에서만 효과성이 높은 것으로 나타났다. 효율성에 있어 배경요인은 영향을 주지 않는 것으로 나타났으며 검색도구에 익숙해질수록 효율성이 향상되었다. 도움말 제공은 효과성과 만족도에 긍정적인 영향을 주는 것으로 나타났다. 개선방안으로 이용자에게 익숙한 인터페이스와 검색기능의 제공, 도움말 지원의 확대, 일관성 있는 웹 인터페이스 제공을 제안하였다.
Abstract
Archives should provide a web-based archival information service with good usability based on the understanding of users’ needs. Thus, this study analyzed the usability of the National Archives of Korea (NAK) website’s search service through expert and usability evaluations for various users and suggested improvement plans. A literature review, heuristic evaluation, one of the usability expert evaluation methods, and usability evaluation for users were performed. As a result of expert evaluation, the severity rating for the usability problem was highest regarding a match between the system and real world and the lowest in error prevention. In the usability evaluation, it was assumed that the user’s background and whether the website’s help was provided is associated with usability. Usability evaluation was conducted for 22 participants, including those majoring in records management, web/application developers, and people without such backgrounds. Furthermore, a presurvey, a five-second test, and search tasks were conducted in a row. The analysis based on usability components in ISO 9241-11: 2018, i.e., effectiveness, efficiency, and satisfaction, showed that web/application developers had the highest search effectiveness, and those majoring in records management showed high effectiveness only in the search for archival content services. Background factors did not affect efficiency, and the more familiar with the finding aids, the better the efficiency. Moreover, providing the website’s help was found to be positively associated with effectiveness and satisfaction. This study suggests that the NAK website will offer a user-friendly interface and search function, expand help support, and display a consistent web interface.
초록
국가기록원에서는 국민에게 소장하고 있는 공공기록물에 대한 접근점을 제공하기 위해 국가기록포털이라는 대국민 검색서비스를 운영 중이다. 그러나 지속적으로 검색 결과에 대한 이용자 만족도가 낮다는 의견들이 수렴되고 있으며, 그와 더불어 포털 이용률도 감소하고 있는 추세이다. 본 연구는 이러한 상황을 극복하기 위해 수행한 국가기록포털 검색서비스 품질 점검 연구의 후속 연구로, 국가기록포털의 문제점을 규명하고 그에 따른 개선안을 제안하고, 나아가 그 실효성을 검증하는 것을 목표로 한다. 선행된 품질 평가를 통해 국가기록포털의 주요 문제점으로 검색 도구의 저조한 성능, 검색 결과의 일관성 결여, 기본검색 기능 부재를 비롯한 6가지 문제점을 도출하였으며, 이에 대한 개선방안을 규명했다. 제안한 방안의 실효를 검증하기 위해 이 중에서 현실적으로 당장 도입 가능한 방안을 적용한 파일럿 시스템을 구축, 국가기록포털과 검색 성능 비교를 수행하였다. 평가 결과, 파일럿 시스템 검색 도구의 정확률, 재현율, MRR 모든 측면에서 유의미한 상승을 확인하였으며 그 효과를 입증하였다.
Abstract
The National Archives of Korea (NAK) operates the NAK Portal as a record search system. However, user search satisfaction is too low, and the number of visitors to the portal is gradually decreasing. This study identifies the portal’s issues, proposes feasible improvements, and constructs a pilot system to validate the solutions. The preliminary assessment revealed six major issues, such as poor search tool performance and the lack of consistency in search results. After clarifying the improvement measures, a pilot system was established and compared with the National Records Portal. The evaluation showed significant performance improvements in the pilot system, such as Precision, Recall, and Mean Reciprocal Rank (MRR).
초록
기록을 관리하는 궁극적인 목적은 안전한 보존과 효율적 활용이다. 그러나 공공기록물 관리의 수장인 국가기록원의 검색서비스인 국가기록포털은 검색 시스템이 도입된 지 10년이 넘어 노후화되었고, 검색도구도 이원화되어 있다. 또한, 국가기록물을 열람하고자 하는 이용자의 검색 만족도를 충족시키지 못해 개선이 필요하다. 본 연구는 국가기록물 검색 고도화를 위한 사전 연구로, 현재의 국가기록원 검색시스템의 검색 품질 현황을 파악하는 것을 목적으로 한다. 이를 위해 국가기록원에서 사용 중인 검색도구인 CAMS와 국가기록포털의 현황을 분석하고 검색서비스 품질을 점검하기 위한 평가셋을 구축, 이용자 관점에서 국가기록포털의 검색 품질 평가를 실시하였다. 국가기록포털의 성능평가를 위한 척도로는 정확률과 재현율, F-score, MRR 등을 활용, 다양한 각도에서 분석하였다. 검색 품질 평가결과 전반적으로 검색 성능이 낮은 것으로 나타났으며, 특히 ‘주제별상세검색’의 경우 정확률, 재현율, MRR이 모두 낮게 나와 개선이 시급할 것으로 보인다. 본 연구를 통해 구축된 평가셋이 향후 국가기록원 검색시스템의 고도화 이후 시스템의 성능이 얼마나 개선되었는지를 객관적으로 측정할 수 있는 기틀로 활용되기를 기대한다.
Abstract
The ultimate record management’s purpose is preservation and utilization. However, the National Archives of Korea (NAK)s Portal has problems such as search system aging and search tools dualization. As a result, the users’ search satisfaction is not satisfied, and the improvement demand increases. This study aimed to evaluate the NAK’s search quality as a preliminary study for NAK search system advancement. To this end, we analyzed the current status of CAMS and NAK’s Portal. Then, we established the test sets and evaluated the NAK’s Portal quality from the user’s point of view. Evaluation results were analyzed using Precision, Recall, F-score, and MRR. The analysis results showed that the overall search performance was low, particularly in the “advanced subject search,” which showed low performance in Precision, Recall, and MRR. Thus, improvement is urgently needed. The test sets established for this study are expected to be used as a basis for objectively measuring the improvement of the search performance after the NAK search system advancement.
초록
본 연구는 국내외 기록정보서비스의 연구 동향을 분석한 것으로 2003년부터 2022년까지 한국학술지인용색인(KCI)에 수록된 학술논문 136편과 LISTA(Library, Information Science & Technology Abstracts)에 수록된 학술논문 74편을 대상으로 연도별, 연구 유형별, 연구자 유형별, 연구 대상별, 연구목적별 현황을 살펴보았다. 또한 텍스트마이닝 기법을 적용하여 빈도분석, 동시출현 빈도분석, 중심성분석, 토픽모델링을 진행하였다. 연구의 결과 국내 논문은 특정 기관이나 기록물에 집중되었고 이용자 중심의 만족도조사 연구, 콘텐츠 중심의 연구 등이 진행되었다. 국외논문은 아키비스트와 이용자 간의 관계를 연구하는 흐름과 함께 평가 중심의 연구, 자료․자원․컬렉션 등의 정보제공 연구가 다수 진행되었음을 확인하였다. 정보자원의 관리는 국내외 논문 공통의 토픽으로 확인되었으나 국내는 정보자원의 품질 유지를, 국외는 정보의 저장과 검색에 집중된 연구 흐름을 파악할 수 있었다.
Abstract
The study analyzed the research trends of domestic and international record information services from 2003 to 2022. A total of 136 academic papers registered in the Korea Citation Index (KCI) and 74 from the Library, Information Science & Technology Abstracts (LISTA) were examined by quantitative and qualitative content analysis to understand the research status of 20 years from various angles, such as publication year, research type, researcher type, subject, and purpose. Frequency analysis, co-occurrence frequency analysis, centrality analysis, and topic modeling were performed by applying text mining techniques. Results showed that domestic papers demonstrated a research flow focused on specific institutions or records, and user-centered satisfaction surveys and content-centered studies were conducted. Moreover, foreign papers confirmed various evaluation-oriented and information provision studies, such as data, resources, and collections, along with the research trend focusing on the relationship between archivists and users. The management of information resources was identified as a common topic in both domestic and foreign papers, but it is possible to identify that domestic research focuses on maintaining the quality of domestic information resources, while foreign research focuses on the storage and retrieval of information.
초록
국내 기록관리 기관은 대체로 '1인 기록관 체제'를 따르기 때문에 방대한 양의 전자기록물을 관리할 인력과 자원이 부족한 상황이다. 이러한 실정에서 최근 각광을 받고 있는 ‘생성형 AI’ 기술을 활용해 전자기록관리 업무 및 기록정보서비스를 자동화 및 지능화할 수 있다면, 기록관리 담당자의 업무 부담이 경감되고 이용자의 서비스 만족도를 높일 수 있을 것이다. 이에 따라 본 연구는 ‘생성형 AI’ 기술을 기록관리 실무에 활용할 방안 제시를 목표로, 먼저 기록관리 분야의 여러 업무를 지능적으로 자동화하고자 하였던 선행연구를 살펴보았다. 이후 생성형 AI 기술의 기본 개념을 정리하고, 국내 생성형 AI 활용 사례를 조사하였다. 그다음 기록관리 분야에 생성형 AI를 적용시킬 범위를 정의하였으며, 이를 토대로 구체적인 활용 방안을 제안하였다. 특히 제안 방안에 대해서는 공개된 상용 생성형 AI 서비스를 적용한 결과를 제시하거나 타 분야의 실례를 들어 실효성을 확인하였다. 마지막으로 기록관리 분야에서 생성형 AI 기술을 활용할 시의 이점과 시사점, 그리고 선결되어야 할 한계점을 제시하였다. 본 연구는 기록관리 현업에서 생성형 AI 기술을 접목할 수 있는 업무를 발굴하고, 그 업무에 맞는 실효성 있는 활용 방안을 제시하였다는 점에서 의의가 있다.
Abstract
Records management institutions in Korea generally face a situation where they lack the workforce to manage the vast amount of electronic records. If electronic records management tasks and archival information services can be automated and intelligentized, the workload can be reduced and the service satisfaction of users can be improved. Therefore, this study proposes to utilize “generative AI” technology in records management practice. To achieve this, the study first examined previous research that aimed to intelligently automate various tasks in the field of records management. The fundamental concepts of generative AI were subsequently outlined, and domestic cases of generative AI applications were investigated. Next, the scope of applying generative AI to the field of records management was defined, and specific utilization strategies were proposed based on this. Regarding the strategies, the effectiveness was verified by presenting results from applying commercial generative AI services or citing examples from other fields. Lastly, the benefits and implications of using generative AI technology in the field of records management, as well as limitations that must be addressed in advance, were presented. This study holds significance in that it identified tasks within the field of records management where generative AI technology can be integrated and proposed effective utilization strategies tailored to those tasks.