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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 연구는 기록이 생산되어 보존기록관까지 도달하는 과정에서 평가라는 중요한 기록관리업무가 어떻게 유기적으로 수행되는 지를 탐구한다. 이러한 통시적인 관점에서 미국 뉴욕주기록관의 기록관리 및 평가시스템을 하나의 사례로 살펴보고자 한다. 미국의 기록 환경은 아키비스트와 레코드매니저의 역할과 전문성을 구분하는 점에서 한국의 사례와는 다르다. 이런 환경에서도 뉴욕주기록관은 생산기관의 기록관리 과정의 평가업무를 적극 지원한다. 본 연구는 미국 뉴욕주의 사례를 통하여 아키비스트의 기록물 평가가 보존기록물의 이관과 수집 시점에 시작한다는 소극적인 관점에서 벗어나, 기록물 생애주기의 시작점에서부터 아키비스트가 가지는 책임과 역할이 있다는 점을 강조한다.
Abstract
Appraisal occurs multiple times in the process of records and archival management. This includes the consideration of the value of records during creation, developing records retention schedule for records creating organizations, and archival appraisal for archival repositories to build their collections. This study attempts to understand the function of appraisal from a holistic perspective from records creation to archival preservation. In doing so, it investigates the case of New York State Archives and understands some of notable approaches how archivists cooperate with records creators and records managers to preserve New York’s historical records. Learning from the case of New York State Archives, this study intends to emphasize the roles and responsibilities that archivists can play in appraisal in various steps.
초록
본 사례는 대량⋅동종의 비전자기록물을 관리해야하는 기관의 업무 특성을 파악하여 효율적인 기록관리 업무를 위해 RFID기술을 기록관리시스템으로 적용한 서울신용보증재단의 사례이다. 업무시스템과 연계하여 RFID태그를 발행할 때 기록관리시스템에서 메타데이터를 자동 입수하여 목록으로 확보하고, 이를 기록관리 담당자가 능동적으로 파악함으로써 전체적인 기록관리 업무의 기반으로 삼도록 구성하였다. 이를 위해 업무프로세스를 정비하고, 고유업무를 반영한 기능을 설계하였으며, 인프라를 구축하였다. 그 결과 정확한 기록의 생산량 및 보유량을 파악할 수 있게 되었고, 업무의 효율성을 가져왔다. 마지막으로 업무담당자들로 하여금 기록관리 인식을 개선할 수 있게 되었다.
Abstract
This case focuses on the Seoul Credit Guarantee Foundation, which applied RFID technology as a record management system for efficient record management by identifying the characteristics of the agency’s work that requires the management of large and similar nonelectronic records. When issuing RFID tags in conjunction with the business system, the records management system automatically obtains metadata from the system and secures it as a list, and records management personnel actively use it as the basis for overall records management tasks. To that end, the company reorganized its business processes, designed functions that reflect its unique business, and established infrastructure. These resulted in easier identification of the output and holding volume of accurate records, and work efficiency. Finally, people in charge of the work increased their awareness of records management.
초록
본 연구는 개인의 기록이 사회의 공공기록을 보완할 수 있음을 전제로 한다. 대학의 중요 기록물은 행정기록 이외에 대학과 관련된 인물의 개인기록을 통하여 보완될 수 있음을 인식하였다. 대학의 설립자의 생애사를 분석하여, 기록의 분류체계와 수집전략 구축에 활용하였다. 분류체계로 기능 및 주제 분류 그리고 형태분류로 구성되는 다중분류체계를 제안하였고, 수집전략으로는 분류체계에서 도출한 키워드들을 향후 기록 수집을 위한 탐색의 출발점으로 활용하고 잠재적 수집처 및 생산자로 추론할 것을 제안하였다. 모든 개인기록에 대한 표준적인 기준은 만들어 질 수 없지만 개인기록의 다양성을 고려할 때 의미 있는 시도로 생각된다.
Abstract
This research has been conducted under the premise that private records can supplement public records. It recognized that important records of a university could be supplemented with not only administrative records, but also with private records of persons related to the university. The analysis of the founders’ life history research was used to establish the classification system of private records and collection strategies. The life history of the founders of the university was analyzed and utilized for the classification system of records and the construction of the collection strategy. This research proposes a multiclassification system with function, subject, and type as the criteria of the classification system, and uses keywords derived from the classification system as a starting point of searching for future record collection and deducing them as potential collectors and producers. Although it cannot be a standard for all private records, it can be considered a significant attempt that takes the diversity of private records into account.
초록
본 연구는 시민단체 기록의 분류방안을 마련해 보는 데에 연구의 목적을 두고, 환경운동연합을 사례로 환경연합기록의 분류체계 및 처리일정표 개발 과정을 제시해 보았다. 환경연합 기록의 분류원칙으로 기능분류에 주제분류를 결합한 형태의 분류원칙을 적용하였으며, 기능분류체계 개발을 위해 기록관리 업무분석 표준인 AS 5090와 DIRKS 방법론을 활용하였다. 연구 방법으로는 문헌연구, 자료조사, 인터뷰, 업무분석, 설문조사 등을 활용하였다.
Abstract
This study aims to identify the developing process of classification shemes for NGO records. And it chooses the KFEM(Korea Federation for Environmental Movenment) for case study, which is a representative NGO of Korea. This study proposes the classification principles in the form that the function classification and subject classification are combined. The development model of function classification schemes on the KFEM records is based on the Australian Standard Work Process Analysis for Recordkeeping(AS 5090) and the DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) methodology. Literature review, interviews, work process analysis, and questionnaire surveys have been employed as research methodology.
초록
종이기록과 달리 특정 하드웨어와 소프트웨어의 조합에 의해서만 접근 가능한 전자기록은 그들의 생산에 이용된 저장매체, 하드웨어와 소프트웨어, 포맷의 수명보다 훨씬 더 길뿐만 아니라 시간이 흐르면 퇴화되거나 노후화되기 때문에 이에 대한 대비가 철저하게 이루어져야만 디지털정보의 장기보존과 접근, 미래 특정시점에서의 재현성을 보장할 수 있다. 이에 본 연구에서는 전자기록의 장기보존과 장기 접근성 유지에 근간이 되는 기술정보요소를 지속적으로 수집관리하여 마이그레이션이나 에뮬레이션과 같은 보존 전략을 효율적으로 지원하는 포맷등록시스템 개발 방안을 제안하였다.
Abstract
Unlike paper records, accessing electronic records needs to be supported by specific combination of hardware and software. The electronic records have longer life span than the storage media, hardware, software and the formats that were used for the production of such records. Because the quality of electronic record can become deteriorated as time goes on, we need to have appropriate mechanisms to secure the long-term preservation and access to the digital information at a certain point in the future. Based on this reality, this study proposes the functions and the development method of the format registry, which efficiently supports the preservation strategy such as migration and emulation, collecting and managing technical information elements. These elements consist of the foundation of the long-term preservation of the electronic records.
초록
본 연구의 목적은 유사기관 유사부서의 기록물분류기준표에 나타난 단위업무 현황 분석을 통하여 문제점을 진단하고 향후 이들 유사기관 유사부서의 기록물분류기준표 개선방안을 제시하는 것이다. 이를 위해 국가기록원 분류기준표 제정팀에서 분류기준표 제정을 위하여 제시한 단위업무의 제정과정 및 제정원리를 검토하고, 59개의 국공립대학 도서관의 단위업무를 보존기간별, 유형별, 도서관 규모별, 업무기능별로 분석하였다.
Abstract
This paper aims to analyze of the records schedule's transactions, identify problems of them and suggest improving requirements, especially focusing on similar institutions. The paper examines the process and principle of establishing transactions for the records schedule and analyzes the transactions on the records schedules at 59 national and public university libraries by retention, type, library size and administrative functions.
초록
본 연구는 다양한 기록관리 환경에서 기록의 진본성을 확보하고 기록의 생애 주기 동안 기록을 진본인 상태로 유지할 수 있는 진본성 온톨로지 모델을 제안하고자 한다. IntePARES 3 프로젝트의 연구내용을 바탕으로 구축한 진본성 기록 메타데이터인 IPAM(InterPARES Authenticity Metadata) 참조모델의 특징을 분석해보고, IPAM 모델을 적용하여 온톨로지를 구축하고 기록물 사례를 통해 적용 가능한 전자기록물 진본성 온톨로지 모델을 제안하고자 한다. 제안한 온톨로지 모델링은 IPAM이 제시하는 기록물의 생애주기에 생산되는 다양한 메타데이터 정보의 입력 및 관리를 가능하게 하는 도구를 개발하는 데 활용될 수 있을 것이다.
Abstract
The study aims to present authenticity ontology required for capturing information about digital record’s identity and integrity over the course of the lifecycle. To this end, we analyzed the functional requirements, domain model, and sample properties of the IPAM (InterPARES Authenticity Metadata), Based on IPAM, we proposed an ontology for authenticity of digital records with sample records. The suggested ontology modeling can be utilized as the basis for establishing an authenticity information creation and management tool for digital records.
초록
업무환경의 변화와 불확실성의 증대로 인해 위험관리의 중요성이 날로 부각되는 상황에서 업무의 정당성 확보와 정보적 가치 제고를 위해 기록관리 측면의 위험관리 역시 매우 중요해지고 있다. 기존의 전통적인 기록관리의 위험성이 주로 보존기능에 집중되어 있었다면 IT기반에서는 업무와 기록의 연관성이 높아짐에 따라 기록의 생산, 유통, 활용 단계 즉 업무과정의 위험성이 기록관리의 위험성으로 직결되고 있다. 본 연구는 ISO 31000의 조직 전반의 위험관리 프레임웍을 토대로 기록관리의 위험관리 요소와 대응 전략을 제시하였다. 특히 기록관리 위험관리 프로세스를 ARMA에서 제시하는 업무영역과 NIST에서 제시한 시스템영역으로 구분하고, 각 영역의 프로세스별 점검요소는 ISO의 기록관리표준 중에서 업무과정에 대한 표준(ISO TR 26122)와 기록의 생산 맥락에 대한 표준(ISO 16175-3)에서 해당 요소를 추출하였다.
Abstract
Owing to changing work environment and increasing uncertainty, risk management in records management area is becoming more important to secure work legitimacy and to increase the value of information for future. While risk factors in traditional records management were mainly focused on the preservation function, those in current records management were directly coupled with those of overall work processes which produce, distribute, and utilize records because information technologies make the relationship between works and records closer. This study proposes a set of risk management factors and strategies in records management based on the overall risk management framework of ISO 31000. Moreover, ARMA's works areas and NIST's systems areas were applied to form the risk management processes in records management, and ISO's records management standards were used to suggest the checklists for the processes in both areas, especially with ISO TR 26122 for work processes, and ISO 16175-3 for the context of records.
초록
업무관리시스템은 기록을 업무분류에 맞추어 관리하고, 기존에 소홀하였던 회의, 지시사항, 메모 등을 기록관리체계로 편입시켰다. 기록관리 차원에서 높이 평가받는 업무관리시스템이지만, 기록의 생산 및 관리차원에서 여러 문제점이 노출되었다. 이 글은 기록을 생산에서부터 처분단계까지 끊김없이 관리하기 위해, 업무관리시스템이 가진 문제점을 분석해보고 해결방안을 제시하였다.
Abstract
The BMS(Bussiness Management System) included conferences, directions, memo system and operated bussiness classification based on. The high valued BMS contains many faulty functions managing records. A purpose of this study is analyzing BMS in archival science. Morever, this study deals with resolving problems for seamless flow managing records.
초록
차세대 기록관리시스템은 어떻게 만들어야 할까? 급변하는 시스템 개발 환경하에 공공기관의 기록관리시스템은 지난 10여 년간 답보 상태로 머물러 있었다. 이런 이유에는 사용자 요구사항 수용, 기록관리 신기술 적용을 하기 어렵게 만들어진 기록관리시스템 구조적 문제가 핵심 원인이라고 본다. 본 연구의 목적은 전자기록관리 현황 분석을 통한 차세대 기록관리시스템 재설계 모형을 제시하는 것에 있다. 본 연구의 선행연구격인 ‘차세대 전자기록관리 프로세스 재설계 연구(주현미, 임진희, 2017)’ 결과와 선진 기록관리시스템의 기록관리 기술과 해외 시스템 사례를 분석하였다. 분석결과를 바탕으로 기록관리시스템 개선방향을 기능적 측면, 소프트웨어 설계 측면, 소프트웨어 배포 측면으로 분석하였고, 이 결과를 기록관리기관 유형에 적용하였다. 본 연구를 통해 마이크로서비스 아키텍처(MSA) 기반, 오픈소스 소프트웨어(OSS) 지향의 기록관리시스템을 만드는 것이 차세대 기록관리의 지향점이라고 제안한다.
Abstract
How do we create a next generation Records Management System? Under a rapidly changing system development environment, the records management system of public institutions has remained stable for the past 10 years. For this reason, it seems to be the key cause of the structural problem of the Records Management System, which makes it difficult to accommodate user requirements and apply a new recording technology. The purpose of this study is to present a redesigned model for a next-generation records management system by analyzing the status of the electronic records management. This study analyzed “A Study on the Redesign of the Next-Generation Electronic Records Management Process,” records management technology of advanced records management system, and a case of an overseas system. Based on the analysis results, the improvement direction of the records management system was analyzed from several aspects: functional, software design, and software distribution. This study thus suggests that the creation of a microservice architecture-based(MSA) and an open source software-oriented (OSS) records management system should be the focus of next-generation record management.