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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
최근 ISO 15489 개정판에서는 기록의 평가에 관한 표준화를 시도하였다. 어떠한 기록이 중요하며 어떠한 방식으로 선별할지는 국가 및 지역, 조직마다 서로 상이하기 때문에 그동안 표준화된 원칙 및 방법론 적용이 어려웠고, 이러한 이유로 인해 평가를 둘러싸고 수많은 이론 및 방법론이 제기되어 왔다. 하지만 ISO 15489 개정판에서는 평가에 대한 새로운 시각을 기반으로 최근의 기록생산 환경에서 전 세계적으로 적용 가능한 평가의 표준화 기반을 마련하였다. ISO 15489는 레코드 컨티뉴엄 이론을 기초로 전자기록 환경에 부합하는 기록관리의 원칙 및 방법론을 제시한다는 점에서, ISO 15489 개정판에서 제시하는 평가 원리 및 방식은 심층적으로 분석될 필요가 있다. 이에 본고에서는 최근의 전자기록 환경에 부합하는 평가 상의 개선방향 모색을 위한 일환으로, ISO 15489 개정판에서 제시하는 평가의 개념 및 논리를 분석하였다. 이를 위해 우선 ISO 15489 개정판의 평가 논리가 도출된 배경 파악을 위해, AS 4390의 제정부터 ISO 15489 개정작업이 이루어지게 된 연원을 고찰하였다. 이를 기반으로 ISO 15489 개정판에서 제시하는 평가 개념 및 논리를 고찰한 후, 중요기록 선별의 전제가 되는 평가의 준거 및 절차를 분석하였다.
Abstract
In recent years, ISO 15489-1:2016 has attempted to standardize the appraisal of records. It is difficult to apply standardized principles and methodologies to the appraisal of records because it is different for each country, region, and organization to distinguish what kind of records are important and how to select them. For this reason, numerous theories and methodologies have been proposed around the appraisal of records. ISO 15489-1:2016, on the other hand, has laid the groundwork for the standardization of the appraisal of records that are applicable globally in recent record management environments based on a new perspective on the appraisal of records. ISO 15489 presents the principles and methodology of records management that are consistent with the electronic record environment based on the record continuum theory, and the principles and methods on the appraisal of records presented in ISO 15489-1:2016 need to be analyzed in depth. This paper analyzes the concept and the logic of the appraisal of records presented in ISO 15489-1:2016 to find an improvement direction in accordance with the recent electronic record environment. For this purpose, it reviewed courses from the enactment of AS 4390 to the revision of ISO 15489 to understand the background of the appraisal principles of ISO 15489-1:2016. Based on this, the appraisal concepts and principles presented in ISO 15489-1:2016 were examined, and the process of the appraisal was analyzed.
초록
본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 ‘참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정’의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.
Abstract
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.