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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
대학 내 학생 관련 기록은 대학의 기능적, 사회적, 개인적 측면에서 중요성을 가지지만 여러 주체들이 생산해 내는 기록의 양이 방대하고, 관리 장소가 분산되어 있으며, 그 유형과 형태가 다양하기 때문에 체계적인 관리가 어렵다. 이에 따라 학생 기록이 가지는 중요성이 크다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고 대학의 실행은 부진한 단계에 머물러 있다. 이 연구는 대학의 행정 기록을 제외한 학생기록을 ‘학생 관련 기록’으로 정의하고, 교육 기록, 학생 창작 및 연구 기록, 학생 활동 기록으로 범주화하였다. 각 범주별로 국내외의 모범 사례를 살펴보고 명지대학교의 현황을 살펴본 후, 각 범주별로 적합한 관리 방안과 종합적 관리 방안을 제안하였다.
Abstract
Student records are essential for the functional, social, and personal aspects of the university. However, it is difficult to systematically manage such records because of the vast amount produced by several agents, the decentralization of the university’s records management system, and various types and forms produced. Despite acknowledging the importance of student records, Myongji University implements its records management system at a sluggish pace. This study defined students’ records except for the administrative records of the university as “student-related records” and categorized them into education records, student creation and research records, and student activity records. After examining the best practices in Korea and abroad, we reviewed the current status of Myongji University’s student records management system and proposed appropriate and comprehensive management plans accordingly.
초록
이 연구의 목적은 국가기록평가의 권한과 책임의 분배를 기록보존기관과 기록생산기관의 두 주체의 측면에서 분석하는 것이다. 분석 대상은 영국, 미국, 캐나다, 호주의 법규와 정책의 내용을 중심으로 하였으며, 두 주체의 권한․책임을 다루는 항목을 분석한 후, 각국의 국립기록청이나 생산기관 한쪽에 권한이 집중되는 유형과 양 주체에 권한이 분배되는 분산형을 비교분석하였다. 분석 결과, 영구보존기록을 결정하고 아카이브 이관을 승인하는 권한은 주로 국립기록청 집중형에 가깝게 나타났다. 이와 비교하면, 개별 기관의 공공기록을 식별하고 처분일정표를 작성 및 승인함에 대해서는 국립기록청과 생산기관이 역할 과 책임을 나누는 분산형이 다수를 차지하고 있었다. 나아가, 국가기록의 평가 행위별로 권한과 책임이 구분될 수 있음을 알 수 있었다. 이를 바탕으로 국가기록원 및 생산기관이 각각 어떠한 평가 과정에 더 집중할 수 있을지를 논하는 데에 활용될 수 있기를 기대한다.
Abstract
This study aims to analyze the distribution of authorities and responsibilities (ARs) to appraise public records, especially between national archives and central or federal government institutions. For this study, archives acts and policies of Britain, the USA, Canada, and Australia were selected for analysis. After attempts in reviewing the laws and policies governing ARs of appraisal and disposition, their level of concentration were investigated and compared. The analysis shows that the ARs to determine and approve which records have archival value and what are to be transferred to archives are mainly located in the national archives. In comparison, it is common that the national archives and government institutions share ARs in identifying the public records and in preparing and approving the disposal authorities. Furthermore, it identifies that the ARs can be distinguished by individual appraisal activities and expects to be used to discuss the ARs to appraise public records in Korea.
초록
본 연구는 미국 기록관리법령을 통해 미국 기록관리 제도를 살펴본 후 미국 기록관리의 특징을 도출해보고자 하였다. 미국의 연방과 주(州)를 병렬적으로 비교하여 미국 행정 체계 안에서 특징을 파악하고자 하였으며 미국 기록관리법의 구성과 내용을 기록관리 프로세스에 따라 분석하였다. 논의 결과, 미국 기록관리는 연방과 주의 독립성을 인정하되, 기록물의 영구적 가치의 수호를 위해서 기관들 간의 협력관계를 유지한다는 특성을 가진다.
Abstract
This study looked at the US records management system through the US Records Management Act and derived the characteristics of US records management. The federal and state of the United States were compared to identify the characteristics within the US administrative system. Also, the composition and content of the US Records Management Act were analyzed according to the records management process. As a result, US records management has characteristics of recognizing federal and state independence, yet maintaining cooperative relations between agencies for the protection of permanent values.
초록
본고는 2015년부터 현재까지 법무부에서 추진한 기록관 건립과 관련된 제반사항에 대한 추진 경과 및 남은 과제를 소개하는 글이다. 기록관 건립을 위해서는 내부적 합의 도출, 관계기관과의 협의, 기록관 조직 구성 및 운영체계 확립 등 내․외부의 다각적인 분야에서 상호 유기적인 협의와 검토 및 반영과정이 장기적이면서도 반복적으로 이루어지게 되는데, 이 글에서는 각 분야별 추진사항과 결과를 중심으로 요약․정리하였다. 새로운 변화와 발전을 도모하고자 하는 법무부의 기록관 건립 사례가 향후 기록관 건립을 모색하는 기관들로 하여금 유용하고도 유익한 사례가 되길 기원한다.
Abstract
This paper introduces the progress and remaining tasks regarding the establishment of the record center led by the Ministry of Justice since 2015. The establishment of the record center requires long-term and repetitive mutual and organic agreements, reviews, and feedback processes that involve internal and external parties from multilateral areas. This paper is a summary of the major proceedings and results of each field. The cases introduced in this paper regarding the establishment of the Ministry of Justice Record Center are expected to be a useful and valuable resource for other institutions seeking to establish a record center.
초록
본 연구에서는 전자기록물을 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관할 때 발생되고 있는 디지털컴포넌트의 무결성 훼손 문제를 해결하고자 클라우드 저장소를 활용한 기록물의 논리적 이관 방안을 제안하였다. 생산단계에서부터 클라우드 저장소를 활용하여 전자기록물을 생산하고, 이를 기록관으로 이관하는 전자기록물의 논리적 이관 방식은 다음과 같은 장점을 가지고 있다. 첫째, 최근에 점차 확대되고 있는 클라우드 컴퓨팅 기술을 활용하여 공공기관의 업무방식에 효과적으로 적용할 수 있는 기록물관리 방안이다. 둘째, 전자기록물을 복사하여 물리적으로 이관하는 기존의 방식보다 논리적으로 보관권한 만을 이양함으로서 전자기록물의 이관 시 발생할 수 있는 각종 위험 요소를 줄일 수 있다. 셋째, 전자기록물의 물리적인 이관에 따른 디지털컴포넌트의 오류를 미연에 방지할 수 있어 전자기록물의 무결성을 보장할 수 있다. 넷째, 전자기록물의 이관업무 수행을 위해 낭비되고 있는 행정력과 비용을 절감할 수 있다.
Abstract
In this study, we propose a logical transfer method of records using cloud storage to solve the integrity problem of digital component, which is generated when electronic records are transferred from the electronic record production system to the record management system. This method, which produces electronic records using cloud storage from the production stage and transfers them to the archives, has the following advantages. First, as a record management method, it can be effectively applied in public institutions by utilizing cloud computing technology, which has been the trend recently. Second, unlike the existing method of copying and physically transferring electronic records, the proposed method can reduce various risk factors that may occur in the transfer of electronic records by logically transferring the storage. Third, the method can prevent errors of the digital component according to the physical transfer of the electronic record; hence, the integrity of the electronic record can be guaranteed. Fourth, administrative power and cost that are wasted because of the electronic transfer of electronic records can be reduced.
초록
업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.
Abstract
With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees‘ perceptions of email records management. Surveys and interviews were conducted with professors, staff, and assistants who use groupware accounts at D University, and their overall perceptions of email records management and the status of email record management, such as email production, deletion, archival, and backup of university members were gathered. A total of 185 people responded to the survey, and 12 of them were interviewed. According to the analysis, the public utilization of email was frequent, and the management of emails, such as backup and retention, was not performed well compared to deletion and storage. In addition, email is still perceived as private, and users recognize the need for email records management, but they still perceive that they are responsible for records management. The results of this study will be useful in setting the policy for email records management of universities and will help provide email record management awareness.
초록
최근 중앙행정기관은 업무관리시스템을 클라우드 기반의 온나라2.0으로 변경하였다. 국가기록원은 클라우드 업무관리시스템의 기록을 이관받아 관리할 수 있도록 클라우드 기반의 기록관리시스템을 개발하여 보급하고 있다. 클라우드 컴퓨팅의 이점을 극대화하여 기록관리가 보다 효과적․효율적으로 이루어지도록 재설계할 수 있는 기회이다. 전자기록 관리의 프로세스와 방법이 종이기록 관리 방식을 단순히 전자화하는 것에서 탈피하여 디지털 기술에 따른 변환(Transformation)의 수준으로 나아갈 수 있는 기회이기도 하다. 첫째, 이관의 방식을 변환해 볼 수 있다. 업무관리시스템과 기록관리시스템이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 시 콘텐츠 파일들을 물리적으로 이동시키지 않고 메타데이터만 복사하는 방식으로 이관할 수 있어 비용이 줄고 무결성 훼손 위험이 줄어들 수 있다. 둘째, 기록물의 저장공간 할당에 대한 전략을 구상해 볼 수 있다. 클라우드 저장소를 업무관리시스템과 기록관리시스템이 공유하는 것을 전제로 한다면 콘텐츠 파일들을 저장할 때 기록의 보존기간에 따라 저장하는 위치를 구분함으로써 이점을 얻을 수 있다. 셋째, 기록의 생산시스템, 기록관리시스템, 정보공개시스템 등 콘텐츠에 접근하는 시스템들이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 콘텐츠의 중복을 최소화하는 방향으로 설계를 전환할 수 있다.
Abstract
Recently, the central administrative agency changed its business management system to cloud-based On-nara 2.0. To transfer and manage the records of the cloud business management system, the National Archives Service has developed and distributed a cloud-based records management system. It serves as an opportunity to maximize the benefits of cloud computing and redesign the records management to be more effective and efficient. The process and method of electronic record management can be transformed through digital technologies. First, we can change the transfer method for electronic records. When the business and the records management systems share the same cloud storage, it is possible to transfer the content files between the two systems without moving the contents files physically, thus copying only the metadata and reducing the cost and the risk of integrity damage. Second, the strategy for allocating storage space for contents can be conceived. Assuming that the cloud storage is shared by the business and the record management systems, it is advantageous to distinguish the storage location based on the retention period of the content files. Third, systems that access content files, such as records creation, records management, and information disclosure systems, can share the cloud storage and minimize the duplication of content files.
초록
축제 기록은 축제를 통해 생산된 ‘역사 기록’과 ‘문화 기록’으로서 가치 있는 중요한 기록이다. 그러나 많은 축제기록들이 효과적으로 관리되지 못하여 소멸되고 있고 특히 이용자가 생산한 사진기록은 개인 SNS로 분산되어 있어 기록으로서 관리되고 있지 못하다. 이 연구에서는 축제기록과 SNS기록의 특성을 살펴보고, Facebook, Instagram, Twitter 등의 SNS에서 이용자가 올린 대구지역의 축제 사진을 대상으로 참여형축제사진아카이브를 구축하였다. 또한 참여형축제사진아카이브 구축과정을 통해 축제사진아카이브에 적용할 수 있는 메타데이터 모형을 도출하였으며 이용자가 생산한 사진을 수집하여 기관이 구축하는 형태의 참여형사진아카이브 모형을 제시하였다.
Abstract
Festival records are valuable social records, not only historically but also culturally. Even though festival records are worthy of preservation, many of them are not managed appropriately. In particular, photographs taken by the public are dispersed in various SNS services such as Facebook, Instagram, and Twitter. This study collected festival photographs, taken by the public, from these SNS services and built a participatory archive for Daegu. As such, this study identified and suggested a metadata set through the process of archiving festival photographs. In addition, this study proposed a model of the participatory archive for festival photographs. This model illustrated the institute’s collection of festival photographs in the SNS services and the creation of the participatory archive.
초록
최근 인구절벽의 위기 속에 학령인구가 지속적으로 감소하고, 대학의 입학충원율도 급감하면서 교육부는 향후 3년 내 국내 대학의 38개교가 폐교할 것이라는 예측을 하는 등 현재 한국의 대학은 폐교라는 위기에 직면하고 있다. 폐교대학에서 생산된 기록물에 대한 후속조치 및 관리에 대한 문제는 대학기록물 자체가 갖는 법적․행정적․역사적․정보적 가치를 고려할 때, 주요하게 논의되어야 할 사항 중에 하나이다. 그러므로 폐교대학 기록물 역시 적법한 절차에 따라 체계적으로 관리될 필요가 있는데, 현재 폐교대학 기록물 관리에 관한 실질적이고 뚜렷한 법제적 기준이 부재하고, (폐교)대학기록물이라는 특성 및 개별 학교의 현실과 특수성에 부합하는 관리기준은 부족한 실정이다. 이에 본 연구에서는 관리기준이 모호한 폐교대학 기록물 관리실태를 파악하고, 그 문제점을 분석하여 폐교대학 기록물 관리의 개선 방안으로 통합관리체계를 제시하였다.
Abstract
The recent demographic cliff caused the schooling population to steadily decline and the number of college admissions to sharply drop, which led to the prediction of the Ministry of Education wherein 38 universities in Korea will be closed within the next 3 years. As such, the legal, administrative, historical, and informational values of university records shed light on the importance of the follow-up process and management of closed university records. Although closed university records need to be systematically managed according to legal procedures similar to other public records, there is no practical and clear legal standard for the management of such records at present. Moreover, management standards considering the characteristics of (closed) university records and individual universities’ situations and specificity have been insufficient. This study, therefore, examines the ambiguous standards for closed university records management and analyzed relevant problems. Furthermore, an integrated management system is suggested as a way to improve the records management of closed universities.
초록
본 연구는 국회 기록물관리 제도를 분석하여, 기록관리상의 문제점을 파악하고 그 대안을 제시하는 데 목적을 두었다. 연구 방법으로는 국회 조직 및 업무 분석을 바탕으로 국회 의정활동 기록물의 개념을 정의하였고, 국회기록보존소와 헌정기념관의 국회기록물 관리 현황을 분석하여 국회기록물 관리제도의 구조적 문제점을 도출하였다. 이에 ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣ (이하 ‘공공기록물법’)의 특별법으로서 국회기록물관리에관한법률(안)을 제시하였고 나아가 국회에 유한보존 기록물을 전담하는 중간기록물 관리기관 설치 및 헌정기념관의 수집기능을 국회기록보존소로 이관하여 의정활동 기록물의 통합 관리를 목표하였다. 이를 통해 모든 의정활동 기록물이 국회기록물 관리 체제 내에서 체계적으로 관리될 수 있는 방안에 대해 제안하였다.
Abstract
This study aims to provide alternative strategies by analyzing the current records management system of the National Assembly. The study also defines the concept of parliamentary activity records based on the analysis of the parliamentary organization and its work, and checks the status of such system through the National Assembly Archives and the Constitutional Memorial Hall. In addition, the study derives institutional problems of the National Assembly records management structure by examining the current law. Therefore, the study proposes the Act on the Management of National Assembly Records, referred to as the Special Act on the Records Management Act, as an improvement measure. Furthermore, the Act aims to establish an intermediate records management system in the National Assembly and transfer the collection function of the constitutional memorial to the National Assembly Archives for the integrated management of parliamentary activities records.