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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
국내외에서 특허나 제조물책임과 관련하여 그 어느 때보다 각종 소송에 노출되어 있는 기업들은 전자증거개시에 효과적으로 대처할 준비를 해야 한다. 이 연구는 기업 소송 사례를 통해 증거개시 과정에서 드러난 위험성을 기록정보관리 측면에서 분석하고, 이를 토대로 기업의 기록정보관리 방향을 제안하기 위한 것이다. 판례조사를 통해 삼성전자, 코오롱 등 국내 기업들이 전자증거개시 과정에서 ‘방어가능한 처분’에 실패한 요인을 분석하였고, 이러한 요인을 고려하여 소유․점유․관리하고 있는 전자정보의 파악과 통제, 신의성실에 입각한 처분중지 보장, 합리적 기록보유정책의 수립과 이행이라는 세 영역별로 정책방향을 제시하였다.
Abstract
The purpose of this study is to suggest the directions for record and information management (RIM) strategies for Korean companies as preparation for e-Discovery risks. It begins with the articulation key concepts and some RIM issues of e-Discovery, which is governed by the U.S. Federal Rules of Civil Procedures. It analyzes three lawsuit cases for which Korean companies were sued by North American companies in order to determine the main reasons behind the defensible disposition failures. Based on the analyses, it suggests the RIM strategic policies for preparing the e-Discovery, including the development of inventories for documents and ESI in their possession, custody, or control; ensuring legal hold programs in good faith; and making defensible retention policies.
초록
본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 ‘참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정’의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.
Abstract
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.
초록
이 연구에서는 기록정보서비스의 평가항목들을 선정하여 작성하고, 이를 근거로 세 곳의 다양한 기록관을 선정하여 사례연구로 정보서비스 평가를 시행하였다. 대상 기록관에 대한 방문, 관찰을 통해 평가 항목별로 검토하여 서비스의 현황과 부족한 점, 문제점 등을 평가해 보았다. 기록관들은 전문직원 부족, 규정 등 체제 및 열람실 환경 미비, 서비스보다 보존 중심의 정책 및 홍보 부족 등의 문제를 보였다. 이 연구는 기초연구로, 이를 토대로 기록정보서비스에 대한 폭넓은 규모의 평가 및 실제 개별 기록관에서의 평가 실시, 평가항목 보완 등이 제안되었다.
Abstract
In this study, evaluation criteria of information services of records centers and archives were prepared. Using those criteria, service evaluation was conducted in three records centers and archives as a case study. By visiting and observing the records centers and archives, current status, weakness, and problems were identified. Identified problems include limited professional staff, lack of policy, systems and reading room facilities, emphasis on retention rather than services, and weak outreach program. This is a preliminary study, and larger scale evaluation is suggested as well as the application of evaluation in other centers and supplementary evaluation criteria.
초록
업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.
Abstract
With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees‘ perceptions of email records management. Surveys and interviews were conducted with professors, staff, and assistants who use groupware accounts at D University, and their overall perceptions of email records management and the status of email record management, such as email production, deletion, archival, and backup of university members were gathered. A total of 185 people responded to the survey, and 12 of them were interviewed. According to the analysis, the public utilization of email was frequent, and the management of emails, such as backup and retention, was not performed well compared to deletion and storage. In addition, email is still perceived as private, and users recognize the need for email records management, but they still perceive that they are responsible for records management. The results of this study will be useful in setting the policy for email records management of universities and will help provide email record management awareness.
초록
본 고에서는 전자인사관시스템 데이터세트의 관리기준표 작성 절차와 방법, 참여 기관의 역할, 관리기준표 영역별 작성 내용 등을 기록관담당자 입장에서 분석하여 관리기준표를 수립해야하는 업무담당자의 이해를 돕고, 기준표 작성 과정 중에 나타난 문제점을 바탕으로 개선방안을 제시하였다. 주요 개선방안으로, 국가적 중요 행정정보 데이터세트에 대해서는 영구기록물관리기관 차원의 별도 선별 정책이 마련되어야 하고 일부가 아닌 전체 데이터세트를 보존하는 방식으로 운영되어야 하겠다. 또 단위기능 설정과 데이터 분석을 위해 단위기능-데이터테이블-비정형데이터 매핑 자료를 필수작성 사항으로 설정할 필요가 있으며 시스템 운영에 큰 영향을 미치는 비정형데이터에 대한 선별, 관리 기준이 추가로 작성되어야 하겠다. 처분지연기간을 설정하는 것은 보존기간의 복잡성을 증가시키는 측면이 있으므로 관련 단위기능의 통합 또는 보존기간 상향 책정 등의 방식으로 운영하는 것이 바람직할 것으로 판단된다.
Abstract
The study seeks to analyze the procedures and methods of preparing the records management reference table of the electronic human resource management system dataset, the roles of participating organizations, and the contents of each management reference table area from the records manager’s perspective to help the person in charge of establishing the management reference table. Improvement plans were suggested based on the problems that appeared during the process of preparing the reference table. As a major improvement plan, a separate selecting policy at the level of the national archives should be designed for the national important dataset records in the government information system, which should be operated such that it preserves the entire dataset rather than a part. It is necessary to set the unit function-data table-unstructured data mapping data as mandatory items, and the selection and management criteria for unstructured data that significantly influence system operation should be additionally prepared. Regarding the setting of the disposition delay period, because there is an aspect of increasing complexity, it is deemed desirable to operate it by integrating related unit functions or setting the retention period longer.