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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
우리나라의 공공기관은 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’에 따라 생산의무기록물을 생산하고, 매년 국가기록원에 생산 현황 통계를 제출하고 있다. 그런데 지방자치단체에서 실제 생산하는 의무기록물 현황과 기록원에 제출한 현황 통계에 차이가 있다. 이를 바탕으로 생산의무기록물의 생산관리 제도에 대한 문제점을 찾아서 그 개선안을 제시하였다. 문제점은 생산의무기록물에 해당되는 범위가 모호하며, 업무 담당자의 이해도 부족하다. 그리고 특정 업무 중심의 기록물만 생산되고 있는 실정이다. 개선안으로는 지방자치단체의 생산의무기록물 대상을 분명히 정하며, 업무 담당자는 이에 대한 이해를 해야하고, 자치단체의 생산의무기록물의 생산과 관리에 대한 조례를 제정한다.
Abstract
Korea’s public institutions produce mandatory production records under the “Public Records Management Act” and submit statistics on production status to the National Archives of Korea every year. However, there is a difference between the actual status of compulsory records produced by local governments and the status statistics submitted to the Archives. Based on this, an improvement plan was proposed after identifying problems with the production management system of the production obligation records. In particular, the scope of the production obligation records is ambiguous, and the person in charge lacks an understanding of the specific scope. In addition, only certain work-oriented records are being produced. As such, the improvement plan shall clearly determine the target of the local government’s production obligation records, and the person in charge of the affairs shall understand it and implement an ordinance on the production and management of the local government’s production obligation records.
초록
본 연구에서는 오늘날 기록관리는 정보통신 기술의 발전과 업무환경이 급변하고 정부의 규모와 여러 기능들이 확대되면서 행정업무에서 발생하는 기록과 그에 따른 데이터 생산량이 대폭 증가함에 따라 관리에 대한 중요도가 커졌다. 빅데이터의 특성을 가진 공공기록물의 개념과 빅데이터 특징을 연계하여 사례로 설명한다. 빅데이터 발생 환경에 따른 사회적, 기술적, 환경적, 경제적, 정치적 영역으로 살펴보기 위해 ‘STEEP’분석을 실시하였다. 공공기록관리분야에서 빅데이터 기술 적용 적절함과 필요성을 알아보고 활용이 가능한 업무 분석을 통해 공공기록관리 업무의 최우선 적용 가능한 프레임워크를 도식하고 업무 시사점을 제시하였다. 첫째, 공공기록관리 절차와 표준에 ‘분석’ 단계를 넣고 기록관과 기록물관리전문요원들에 의해 빅데이터 분석기술을 적용할 수 있는 신규 조직과 추가연구와 시도가 필요하다. 둘째, 많은 양의 데이터 속에 비구조화 되어있고 숨겨져 있는 패턴을 발견할 수 있도록 통합적 사고와 관련이 있는 '빅데이터 분석 자격'을 갖춘 기록물관리전문요원을 양성하여야 한다. 셋째, 공공기록분야에 빅데이터기술과 인공지능을 결합하여 자가 학습 시킨 후, 맥락을 분석하고 이를 통해 공공기관의 사회 현상과 환경을 분석하고 예측 되도록 하여야 한다.
Abstract
Today, record management has become more important in management as records generated from administrative work and data production have increased significantly, and the development of information and communication technology, the working environment, and the size and various functions of the government have expanded. It is explained as an example in connection with the concept of public records with the characteristics of big data and big data characteristics. Social, Technological, Economical, Environmental and Political (STEEP) analysis was conducted to examine such areas according to the big data generation environment. The appropriateness and necessity of applying big data technology in the field of public record management were identified, and the top priority applicable framework for public record management work was schematized, and business implications were presented. First, a new organization, additional research, and attempts are needed to apply big data analysis technology to public record management procedures and standards and to record management experts. Second, it is necessary to train record management specialists with “big data analysis qualifications” related to integrated thinking so that unstructured and hidden patterns can be found in a large amount of data. Third, after self-learning by combining big data technology and artificial intelligence in the field of public records, the context should be analyzed, and the social phenomena and environment of public institutions should be analyzed and predicted.
초록
구술기록의 보존과 관리는 국가 유산의 지식 창출과 활용이면서 지역 문화의 가치향상을 도모하는 것으로 공공도서관은 구술사를 통해 국민의 삶을 재조명하고 그들의 기록을 수집, 활용, 보존해야 하는 사명을 지니고 있다. 본 연구는 국내 공공도서관의 구술기록물 관리에 관한 개선방안을 모색하고자 문헌연구와 현재 구술기록을 수집하고 있는 공공도서관 담당자의 설문조사 및 심층 면담을 진행하였다. 그 결과를 바탕으로 구술기록물 관리를 위한 정책과 매뉴얼 수립, 공공도서관 업무 담당자들의 구술기록물 수집⋅활용⋅보존⋅관리에 대한 전문 능력을 고양시키는 개별 교육프로그램 마련, 지역의 구술사를 활용한 홍보 전략의 개발, 구술기록물 보존을 위한 장기적 환경 마련 및 활용 다각화, 구술기록물의 수집⋅활용⋅보존에 대응할 수 있는 충분한 전문인력 배치를 제안하였다.
Abstract
The preservation and management of oral historical records are for creating and utilizing knowledge of national heritage and promoting the value of local culture. Furthermore, one of the missions of the pubic libraries is to realize the general utilization of records by reexamining people’s lives and employing oral historical records to preserve their rights and benefits. This study attempted to find ways to improve the management of oral records in public libraries through literature reviews, surveys, and in-depth interviews with public library staff to gather detailed opinions on oral records in public libraries. Based on the discussions concluded in this study, establishing policies and manuals for oral records management, sufficient professional workforce, specialized education programs for staff development in collecting, preserving, recording and managing oral historical records, public relations strategies, and preparation of a long-term preservation environment for thorough digitalization were suggested for the improvement of the collection, utilization, preservation, and management of oral records in public libraries.
초록
오늘날 대학의 신입생 충원율이 급감하면서 대학의 폐교가 새로운 문제로 등장함에 따라 폐교대학의 기록물 관리가 새로운 이슈로 다뤄지고 있다. 최근 사립학교법이 개정되면서 폐교 기록물 관리를 위한 기본적인 법적 토대가 마련되었지만, 전자기록 중 행정정보 데이터세트에 관한 사항은 반영되지 못한 상태이다. 또한 공공기록물법의 개정에 따라 폐교대학의 행정정보 데이터세트도 공공기록물로서 관리되어야 하나 현재 폐교대학의 기록물 관리는 비전자기록물의 이관이나 정리에 관한 이슈가 주를 이룬다. 본 연구는 이러한 현실을 지적하며 폐교대학 행정정보 데이터세트를 공공기록물로서 관리하기 위한 방안을 도출하는 것에 중점을 두었다. 기본적으로 각종 참고문헌 및 기관의 내부자료를 바탕으로 데이터세트에 관한 이론적 논의를 검토하고 폐교대학 데이터세트 관리현황을 파악하였다. 최종적으로는 폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터 관리를 위한 방안으로 기록화 대상 선정, 보존기간 책정, 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성, 행정정보 데이터세트 평가⋅삭제, 폐교대학 행정정보 데이터세트 종합관리체계 구축 등을 제시하였다.
Abstract
In this study, we focused on creating plans to manage the administrative information dataset of public records in closed universities. In particular, according to various reference materials and internal materials of the institution, we studied the theoretical discussion about the dataset and figured out the management status of the closed university’s dataset. Therefore, as a measure for the data management of the Comprehensive Information Management System, recording targets are selected, retention periods are determined, administrative information dataset management standards are prepared, administrative information dataset evaluation and deletion are implemented, and comprehensive management systems of closed universities are established.
초록
2020년 공공기록물에 관한 법률 개정으로, 기록관에서 보존기간 30년 이상의 장기보존기록물 평가를 실시할 수 있는 근거가 마련되었다. 하지만 법령 개정을 제외한 업무를 수행하기 위한 프로세스에 대한 논의는 전무하였다. 이 연구에서는 실제 업무에 앞서 기록관에서의 장기보존기록물 평가시 고려사항을 확인하고, 적절한 업무 프로세스를 제안하고자 하였다. 국내 기록물 평가제도 현황과 문제점을 파악하기 위해 표준을 통한 문헌분석과 공공기관에서 근무하는 마스터급의 기록물관리전문요원 4명을 대상으로 전문가 심층 면담을 실시하였으며 조사결과를 법규 및 평가기준, 업무절차 범주로 분류하였다. 조사결과를 반영하여 기록관의 장기보존기록물 평가를 위한 업무 프로세스를 재설계하였다. 이 연구에서 제안한 프로세스는 기존 프로세스와 달리 평가이전/평가단계로 구성하였고, 기관 유형별 역할을 명확히 구분하였다는 점에서 차별성을 지닌다.
Abstract
With the revision of the Public Records Management Act in 2020, it has become possible to appraise long-term records more than 30 years old in the record center. However, there was no discussion on the appraisal process except for the revision of the Public Records Management Act. This study aimed to propose a process for appraisal of long-term records in the record center, focused on the roles and functions of the record center, archives, and central archives. To confirm the status and problems of the records appraisal process, we analyzed record management standards and interviewed 4 archivists who have been working as specialists for over 10 years. Based on the analysis results, the appraisal process for long-term records in the record center was redesigned in consideration of the functions and roles of the record center, archives, and central archives.
초록
한국의 기록관리는 행정적 발전을 이룬 데 반하여, 민간기업은 물론이고 기록관리가 정착되고 있는 공공기관에서도 경영진은 물론 직원들의 기록관리에 대한 인식이 상당히 부족하다. 이는 기록관리 영역이 기관의 경영 전략의 하나로 포함되어야 할 필요성을 보여주고 있다. 반면 지식경영은 경영의 한 축으로 오랜 시간 연구되어 왔다. 이에 이 연구에서는 ISO 15490-1:2016의 기록관리 프로세스와 지식경영 프로세스를 비교 분석하였다. 또한, ISO 30301에서 제시한 기록경영 구성 요소와 ISO 30401에서 제시한 지식경영의 구성 요소를 비교 분석하여서 기록경영이 지식경영과 같이 경영의 한 축이 될 수 있는지 확인하였다. 마지막으로 프로세스들과 경영 요소들의 비교 분석 내용을 토대로 기록관리와 지식경영의 통합모델을 제시하였고 통합모델 실행방안을 경영의 관점, 정보 거버넌스 관점으로 제시하였다.
Abstract
Although Korea’s records management has achieved administrative development not only in private companies but also in public institutions, administrators and employees still lack awareness in records management. Nevertheless, knowledge management has been studied for a long time as a pillar of administration. Thus, this study compared and analyzed the records management process suggested in ISO 15489-1:2016 and the knowledge management process. In addition, by comparing and analyzing the records management components suggested by ISO 30301 and those of knowledge management suggested by ISO 30401, it was confirmed whether records management could be an axis of management similar to knowledge management. Moreover, an integrated model of records management and knowledge management was presented based on the comparative analysis of processes and management elements, and its implementation was presented from administrative and information governance perspectives.
초록
본 연구는 ‘남북정상회담 회의록 삭제’ 사건에 대한 법원의 판결문을 분석하여, 기록의 성립요건, 개념, 범위 등이 재판에서 어떻게 적용되고 있는지 파악하고, 앞으로의 과제를 정리하는 것을 목적으로 한다. 판결에서 기록의 성립 시점으로 밝히고 있는 ‘결재설’이 어떤 의미를 갖고 있는지, 결재의 의미를 어떻게 판단했는지 분석한다. 분석을 통해 기록의 성립 시점이 공공기록 관리에 어떤 영향을 미치는지 살펴본다. 판결의 의미를 명확히 이해하기 위해 e지원시스템과 온나라 시스템을 차이점도 분석하였다. 또 형법 제141조 ‘공용전자기록등 손상죄’가 기록관리에 어떤 영향을 미치는지 분석한다. 이러한 종합적인 판례 분석을 토대로 국가기록원, 행정안전부 등 행정기관이 어떤 과제를 수행해야 하는지 제안한다. 먼저 기록의 성립과 관련해 기록의 개념을 분화해서 명확히 사용해야 함을 주장한다. 판례로 형성된 기록의 생산시점인 ‘결재’에 대해서도 행정협업 및 효율에 관한 규정 등을 종합적으로 검토하여 명확히 해야 함을 역설하였다. 또한 행정정보데이터세트 등 새로운 유형의 기록에 대한 성립요건 등을 결정하는 일도 시급하다고 보았다.
Abstract
This study aims to analyze the court ruling on “Inter-Korean Summit Meeting Minutes Deletion,” identify how the established requirements, concept, and scope for the records prescribed in the Public Records Management Act are applied in actual cases, and summarize the future tasks. It analyzes the “approval theory” as the point of establishment for records by the ruling means and how the meaning of approval is determined, and examines the difference between the e-jiwon System and the On-Nara System to understand the meaning of ruling clearly. Moreover, it analyzes how the “Invalidity of Public Documents Crime” in Article 141 in the Criminal Act influences record management. Based on such comprehensive case analyses, the study proposes what tasks the administrative agencies such as the National Archives of Korea and the Ministry of the Interior and Safety should perform.
초록
많은 해외 기업들은 기업 현용 기록을 정보 자산으로 관리하고 보호한다. 그러나 한국 기업은 일부 공기업을 제외하고는 대부분 현재 대부분 현용기록 관리가 안 되고 있다. 이에 본 연구에서는 채용 사이트에서 해외기업의 레코드 매니저에 대한 채용 광고에 나타난 직무 내용을 분석하고, 그들에게 요구되는 업무 범위를 파악하고자 하였다. 본 연구에서는 해외 채용사이트에서 레코드 매니저를 고용하는 광고를 낸 28개 기업을 조사 분석하였다. 조사 대상 해외 기업은 한국 표준 산업 분류 (KSIC)에 따라 분류한 후 관련 업종을 5개 업종으로 재분류하였다. MAXQDA 2020을 활용하여 직무에 대한 기술 내용을 분석하였다. 5개 분야에서 요구하는 직무 범위는 공통업무와 특별업무로 구분하여 살펴보았다. 직원에 대한 기록관리 교육과 직원들과의 협력이 가장 많이 언급되었고, 정책, 지침, 프로세스의 수립, 데이터 관리와 시스템 구현 및 관리, 그리고 법적 요청 대응 및 컴플라이언스 업무 등이 공통적으로 많이 요구되는 업무로 나타났다. 기록 전문가들은 이러한 역량을 키워야할 것이다.
Abstract
Most overseas companies manage and protect their current records as information assets. However, Korean companies lack current records management except for some public companies. This study analyzes job descriptions from job search websites to determine the work scope that overseas companies require for records managers. In this study, 28 overseas companies that tried to hire records managers from job search sites were surveyed. Companies hiring records managers were classified according to the Korea Standard Industrial Classification (KSIC) and then reclassified into five industrial groups. Afterward, job description content was analyzed through MAXQDA 2020. The work scope required by companies in five industry groups was divided into common and special work areas. Records management education and cooperation with employees were most often mentioned, as well as the establishment of policies, guidelines, and processes. Moreover, data management, systems implementation and management, and responses to legal requests and compliance work were commonly required tasks. Thus, records professionals must develop these competencies.
초록
이 글은 동작구 공공도서관에서 운영했던 기록사업을 바탕으로 공동체 아카이브의 지속 가능성에 대한 방법을 모색하고자 쓰여졌다. 동작구는 2013년 9월 지역 내 대표 구립도서관이 설립된 이후 지역의 공공기관을 중심으로 지역의 기록을 수집한다는 목적으로 현재까지 지역 아카이브 사업을 운영하고 있다. 지역의 기록을 공공도서관에서 수집하여 활용한다는 것은 어찌보면 국가나 시⋅도 차원의 시스템이 부재하다는 것과 비슷한 맥락일 수도 있다. 이에 동작구 공공도서관에서 지역 아카이브 사업을 하는 과정 속에서 겪었던 고민과 경험을 공유하여 지속가능성에 대한 방향을 제시하고자 한다.
Abstract
This article delves into community archives based on the archival project of Dongjak-gu Public Library on the search toward sustainability. Dongjak-gu has conducted a local archiving project that involves collecting local records, focusing on the role of local public institutions as representative districts in the local region after the library was established in September 2013. Thus far, we are managing the project and records that are piled at the public library, and as the placement for archiving local records conducted in a local public library does not match its role, the national/city/province system for archiving local records faces a challenge for long-term sustainability. Therefore, we would like to present an idea for sustainability by discussing our concerns and experiences in this paper.
초록
현재 우리나라는 비전자기록물의 보존처리 대상선정 관련 정책 수립을 위해 법정 기준에 따라 상태검사를 실시하고 공공표준을 제정하여 상태검사 절차와 내용을 실무적으로 제시하고 있으나 실질적으로 기록물 상태검사를 이행하는 국내 기록물관리기관은 제한적이다. 이에 본 연구는 종이기록물 상태검사 현황을 파악하고 국내외 유관기관 총 18개관을 대상으로 한 설문조사를 통해 상태검사 경향성을 검토하여 국내 기록물관리기관의 종이기록물 상태검사에 반영해 볼 수 있는 시사점과 개선 방안을 제시하였다. 설문조사 결과, 국내의 경우 소장 기록물 전체를 대상으로 검사를 시행하는 반면 해외는 기록물의 역사적⋅문화적 가치 외에도 취약재질, 훼손심각성과 같은 기록물 특성이나 이용도가 높은 기록물을 선별하는 상태검사를 실시하고 있다. 또한 전수조사가 아닌 표본추출을 통한 검사방식을 채택하고 있는 기관이 많았으며, 주기적 상태검사는 보다 유연하게 운영하는 것으로 나타났다. 이에 종이기록물 상태검사에 있어서 검사 대상의 선별이나 표본추출 방식을 적용하여 보다 업무 효율성을 높이는 동시에 보존기록물의 취급을 최소화하는 방향으로 제도를 개선하고, 활용 목적을 충분히 고려한 검사항목을 개편함으로써 검사 자체에 대한 부담을 줄이고 후속조치에 대한 명확한 가이드라인 제공이 필요할 것으로 보인다.
Abstract
Condition assessment of analog records is enforced to establish a preservation strategy and identify the damaged records by the Public Records Management Act and the public standard in Korea. However, the number of record management organizations where the condition assessment according to the act and the standard are actually conducted is limited in Korea. To find out what to change in the system and the practice of the condition assessment, the system and situation on the condition assessment of the paper-based records in Korea and other countries were investigated through literature research and a survey. Whereas Korean archives try to assess entire individual records, archives and libraries overseas apply condition assessment selectively depending on not only historical and cultural values of the records but also the vulnerability of compositional materials and severity of the damage of the records. It seems that archives and libraries overseas have a specific reason to conduct the assessment. Most of them take advantage of a sampling method not assessing every single item. Moreover, the periodical assessment is carried out in only about 50% of the responses. Therefore, we have to consider changing our condition assessment system to a more efficient and flexible way, adopting a sampling method and applying the assessment for selective collections with more specific purposes.