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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
1999년 ｢공공기관의 기록물 관리에 관한 법률｣의 제정 이후 국내 공공기관 등의 공적인 영역에서 기록관리 체계가 확립되었다. 그러나 공공기관의 업무과정에서 생산된 공공기록물의 관리에 초점이 맞춰지다보니 비전자기록관리시스템으로 관리되는 대학기록관의 역사자료 관리에는 어려움이 존재할 수밖에 없다. 이러한 어려움을 극복하기 위해 본 연구에서는 대학혁신지원사업을 활용하여 비전자기록관리시스템의 기능개선 과정을 시도한 부산대학교 기록관의 사례를 살펴보았다. 구체적으로 비전자기록관리시스템의 부서관리 기능을 개선하고 자원의 특성을 반영한 목록을 작성한 뒤 서가편성을 수행한 일련의 과정을 살펴보았다. 부산대학교 기록관의 비전자기록관리시스템 기능 개선사례 결과가 향후 유사한 어려움에 직면한 관련 기관에게 긍정적인 방향제시를 할 수 있기를 기대한다.
Abstract
With the enactment of the “Public Records Management Act” in 1999 and its revision in 2020, a records management system was established in the domestic public institutions. However, as the focus is on the management of public records, there are difficulties in managing the historical records of the university archives controlled by the nonelectronic records management system. To overcome these difficulties, this study looked at the case of Pusan National University Archives, which attempted to improve the function of the nonelectronic records management system using the “University Innovation Support Project.” In particular, it is a case in which the function of the nonelectronic records management system was improved, catalogs reflecting the characteristics of resources were produced, and then the shelves were organized. It is hoped that the improvement of the nonelectronic records management system in Busan National University Archives will provide a positive direction for related organizations facing similar difficulties in the future.
초록
기록물의 출처는 기록관리에 있어 필수적이며 중요한 가치를 지닌다. 현대 공공기록물의 출처가 되는 행정조직은 잦은 개편으로 조직의 구성과 기능이 크게 변화한다. 특히 지방자치단체의 경우 이러한 조직의 변동이 빈번하며 시간이 지남에 따라 변동 가능성은 더 커진다. 공공기록물의 출처이자 생산자인 처리과는 기록물관리의 여러 업무를 담당하고 있지만, 그 자격 범위는 명확하지 않다. 본 연구는 이러한 기록물의 출처를 명확하게 하고 그에 대한 관리를 개선하는 방안을 제시하는 것을 목적으로 한다. 이를 위해 D광역지방자치단체를 대상으로 선정하고 행정조직의 변화가 어떠한 형태와 주기로 발생하고 변동되었는지에 대해 분석하였다. 특히 기록물의 출처로서 처리과가 조직개편에 따라 기능과 조직 구성이 변동된 사례를 분석하였다. 분석을 통해 행정조직과 처리과가 변동됨에 따라 발생할 수 있는 기록물 출처에 대한 문제점들을 파악하였으며 기록물의 출처 및 이력에 대한 관리를 개선하기 위한 방안을 제시하였다.
Abstract
A source of records is critical and highly valuable for records management. The compositions and functions of an administrative organization, which is the source of public records, are changing according to its frequent reorganizations. In particular, changes in local governments are frequent, and the possibility of change increases over time. The processing department is responsible for various records management tasks as the source and producer of records; however, its scope of qualifications is unclear. As such, this study aims to clarify these sources of records and suggest ways to improve their management. For the objective, this study selected D regional local government and analyzed the forms and frequency of its administrative organizational changes. In particular, the processing department’s modified organizational functions and compositions due to reorganizations were also examined. Through the analysis, problems concerning records sources that could arise from changes in the administrative organization and processing department were identified, and improvement plans for records management were suggested.
초록
이 글은 전쟁과여성인권박물관의 아카이브 관리 사례를 소개하는 글이다. 전쟁과여성인권박물관은 NGO단체가 운영하는 일본군‘위안부’ 문제를 다루는 소규모 박물관이다. 외형상으로는 박물관으로 등록, 운영하고 있지만, 실제 모기관의 업무기록물과 수집자료를 이관받아 관리하므로 아카이브 관리 기능이 박물관 업무의 큰 비중을 차지하고 있다. 이 글의 본문에서는 박물관에서 아키비스트 역할과 소장 기록물의 특징을 소개한다. 일반적인 박물관과 기록물관리기관과의 차이점과 특수성을 소장 기록의 유형을 통해 살펴 보았다. 아울러 아카이브 관리를 위한 박물관으로서의 이점을 설명하며 기록물관리기관이 문화기관으로 나아가기 위한 시스템을 제안한다. 한편 최근 맞이한 조직의 위기상황과 위기대응을 위한 기록관리의 현실적인 문제점과 기록관리에 미친 영향 소개하며 앞으로의 기록관리의 비젼과 계획을 들어 본다.
Abstract
This article introduces the case of archival management of the War and Women’s Human Rights Museum. The War and Women’s Human Rights is a nongovernment organization (NGO) focusing on the welfare of the Korean women who survived the Japanese military sexual slavery and is operated by a small museum. On the surface, the institution is registered and operated as a museum; however, as the parent institution’s actual work and collection records were transferred and managed, archival management functions account for a large portion of the museum’s work. In this study, the museum archivist and the collection archives’ characteristics and roles were introduced. As the differences and specialization between general museums and records management institutions are seen through the collection types, the advantages of a museum for archive management were discussed, and a system for records management institutions to move toward cultural institutions was proposed. Furthermore, the record management problems and their impacts on record management in response to the organization’s recent crisis, and its future vision and plans were introduced.
초록
군 기록관리는 꾸준한 양적성장에도 불구하고 아직 조직문화로 정착되지 못한 상태이다. 이는 조직에 기록관리제도 정착의 주요 한계점으로 지목되고 있다. 규율을 중시하는 조직 특성을 고려해 보았을 때, 구성원의 기록관리 인식의 원인을 제도적 맥락을 중심으로 분석해 볼 필요가 있다. 따라서, 구성원의 기록관리 행위를 제약하고 있는 관련 제도를 비교⋅분석한 후, 심층면담을 실시하였다. 이후 역사적 제도주의 관점과 해석현상학적 분석기법(IPA)을 적용하여 제도의 내용, 권력관계, 조직특성, 구성원 인식을 주요 요인으로 도출하였다. 분석결과, 육군 구성원들은 업무수행절차를 규정하는 여러 제도 간의 비일관성으로 혼선을 느끼고 있으며 제도 및 조직에서 추구하는 책임성과 효율성의 가치가 조직목표와 제대로 연계되지 못하고 있음을 확인할 수 있었다. 따라서 제도의 법적 정당성을 보장할 수 있도록 제도개선의 필요가 있으며, 책임성과 효율성을 조직목표와 올바르게 연계하여 교육을 통해 구성원에게 내재화해야 함이 도출되었다. 본 연구를 통해 기록관리 인식개선 및 제도정착을 위한 실마리를 제공해 줄 수 있을 것이다.
Abstract
This study aims to analyze the level of members’ awareness of records management in the Republic of Korea Army within the institutional context extensively. Accordingly, in-depth interviews were conducted after comparing and analyzing the institutional systems that restricted the members’ record management activities. As a result, it was identified that the members were confused by the inconsistency among the systems that defined the work procedures, and that the value of responsibility and efficiency in the records management system does not match the organization’s goals. Therefore, the legal justification of the system should be improved in harmony with the responsibilities and efficiency and to match them with the organization’s objectives. Moreover, the improved system should be internalized by the members through instructions that are relevant to the content of the system. This study intends to increase awareness in the records management system and improve the system as well.
초록
사회적 이슈에 따른 한시기관이 설립이 늘어남에 따라, 한시기관의 특성을 반영한 기록물 관리에 대한 중요성이 부각되고 있다. 그러나 기록물 관리 관련 법령의 모호함, 제한된 업무 인원, 기록물 관리에 대한 인식 부족 등으로 인해 한시기관 기록물 관리가 제대로 수행되고 있지 않다. 이에 본 연구는 법령과 실무 사이의 괴리를 파악하고 이에 대한 개선방안을 도출하고자 한다. 이를 위해 먼저 선행연구를 통해 한시기관의 개념 및 특성을 정립하고, 행정위원회 현황 및 정보공개청구를 통해 다양한 한시기관들의 기록물 관리현황을 파악하였다. 마지막으로 법령에 따라 관련 기관들을 선정, 심층 면담을 실시함으로써 실제 업무를 수행할 때 나타내는 문제점을 도출하였으며 이를 해결하기 위한 방안을 법․제도적 측면, 기록물 관리업무 측면으로 나누어 제안하였다. 본 연구는 한시기관 기록물 관리를 위한 전체 프로세스를 살펴보았다는 점에서 의의가 있으며 제안된 개선안은 향후 한시기관 기록물 관리가 효율적으로 수행될 수 있는 밑거름이 될 것이다.
Abstract
With the increase of the establishment of temporary institutions in accordance with social issues, the importance of managing records that reflect the characteristics of temporary institutions is highlighted. However, because of the ambiguity of laws related to records management, the limited number of employees, and the lack of awareness of records management by temporary institutions, the records management has not been carried out properly. Therefore, this study seeks to identify the gaps between statutes and practices and derive improvement measures for them. As such, the concept and characteristics of temporary institutions were identified through requests for disclosure of information. Moreover, the status of the administrative committee and the records management status of various temporary organizations were determined as well. Finally, improvement measures were drawn and proposed in terms of law, system, and record management by selecting relevant institutions in accordance with the Act and conducting in-depth interviews. This study is significant as it monitored the entire process of managing the records of existing time organizations and will serve as the basis for efficiently managing the future ones.
초록
이 글은 기록을 이용한 재현 콘텐츠를 개발하는 절차모형을 제시하기 위해 작성되었다. 모든 기록은 본질적으로 대상을 재현할 수 있는 속성을 지니므로, 이러한 속성을 활용하여 재현 콘텐츠를 개발할 수 있다. 재현대상을 건축문화재로 선정한다면 건축문화재 가치와 기록을 분석하고, 이를 토대로 일정한 틀을 적용하여야 한다. 이 글은 이러한 과정을 하나의 프로세스로 정리하여 제시하였다.
Abstract
All records have attribute of representing the object, so archives should develop digital record exhibition to facilitate attribute that representing the object. If building cultural properties are chose as the represented object, it should be followed by analysis of nature values and record contents and applied to the suitable framework. Therefore, this study suggests the organized process of designing the framework which develops digital representing contents based on records.
초록
쌍방향적 정보의 교류와 접근을 가능하게 하는 정보기술의 발달을 배경으로 등장한 전자정부와 이를 지원하기 위해 제정된 전자정부법은 온라인을 통해 정부 정보를 적극적으로 제공할 것을 규정하고 있다. 이는 공공기관의 기록관리 환경에 많은 변화를 가져왔을 뿐만 아니라, 국민들이 정부정보로 접근하는 것을 더욱 확고하게 보장하였다. 공공기관이 온라인으로 정보자원을 정확하고 효율적으로 제공하도록 하는 한편, 정부가 제공하는 각종 정보자원 국민들이 편리하고 빠르게 찾을 수 있도록 돕기 위해서는 이를 지원하는 공공인프라의 구축과 함께 전자정부 메타데이터의 개발이 필요하다. 우리나라의 경우 아직 표준화된 전자정부 메타데이터는 없지만 ‘GILS Core 엘리먼트’가 이와 유사한 기능을 하고 있다. 하지만 GILS Core 엘리먼트는 기술 대상으로 기록을 고려하지 않은 채 개발되어 많은 문제점을 가지고 있다. 따라서 본 논문에서는 온라인으로 제공되는 정부 정보자원의 대부분을 차지할 기록의 특성을 고려하여 전자정부 메타데이터 표준을 제안하였다.
Abstract
With development of information technology that allows bidirectional exchange and access of information made possible the formation of e-Government. The e-Government and the E-Government Act established for its support provides a tool for online access of government information. This brought on many changes in the recordkeeping environment of public institutions, and also guarantees access of government information by the general public. The active disclosure of government information was re-confirmed through the Freedom of Information act that was amended in 2004, and through its contents that offer guidelines for administrative information disclosure and announcements (Prime Minister Orders No.422). As a result of this effort, Ministry of Culture and Tourism Cultural Heritage Administration provide real time update of their homepages with focus on key organizational policies and records. Such changes are expected to other various public organizations. In order for public organizations to accurately and efficiently provide information sources, and in order to provide the public with easy access to such information, development of public infrastructure along with e-Government metadata are necessary. Korea does not yet have e-government metadata that has been standardized, although “GILF Core Element” has analogous functions. However, GILS Core element has been developed without recordkeeping intent, and it has not been successful in establishing a connection with recordkeeping metadata. Therefore, in this study, criteria for e-government metadata are proposed.
초록
본 글은 2018년 김포문화재단에서 주관한 김포시 북변동 스토리텔링 사업을 소개한 글이다. 프로젝트는 지역의 역사와 문화자원을 아카이빙 하기 위해서 수행되었다. 세부 과업으로는 조사, 답사, 구술채록, 스토리 정리, 콘텐츠 활용방안 제시 등이었다. 이와 함께 프로젝트를 수행하는 과정에서 느낀 프로젝트의 한계와 의미, 지역 역사문화자원 발굴의 의미, 지역 아카이브의 필요성을 함께 보고한다.
Abstract
This article introduces the storytelling project about Bukbyeon-dong, Gimpo-si by the Kimpo Cultural Foundation in 2018. The project archives local history and culture and includes research, exploration, oral history, story organization, and presentation of ways to utilize contents. Through this, the article aims to present the limitations and importance of the project, the meaning of the excavation of local historical and cultural resources, and the need for local archives.
초록
행정정보 데이터세트는 조직의 업무수행을 기반으로 생산되는 기록이다. 기록 행위에 대한 증거일 뿐만 아니라 업무에 활용될 수 있는 수많은 정보를 포함하고 있다. 그동안 기록관리 현장의 그늘에 있던 데이터세트는 2020년 법령의 개정을 통해 기록으로 관리될 수 있는 법적 근거가 마련되었다. 이에 데이터세트 기록관리업무는 필요한 기관을 중심으로 이미 점진적으로 시작되었다. 데이터세트 기록관리업무의 핵심은 관리기준표의 작성에 있다. 그러나 기록관리를 수행하는 현장에서는 기록관리기준표 개념과의 혼선과 익숙하지 않은 개념의 등장으로 업무의 고충을 토로하고 있다. 본 연구는 이러한 배경 속에서 초반에 드러나는 데이터세트 기록관리의 문제점을 다시 한번 되짚어 보고, 보다 효과적으로 데이터세트 기록관리업무를 안착시킬 방법을 제시하고자 한다. 그 방안으로 관리기준표를 연구대상으로 선정하여 그간 논의되었던 문제점을 정리하고, 현행의 관리기준표 항목을 분석하였다. 연구의 결과로 관리기준표 항목의 간소화, 관리기준표 영역의 재편성, 보유기간의 개념 도입, 관리기준표 작성 프로세스를 제언하였다.
Abstract
Administrative information datasets are a kind of record produced based on an organization's work performance. A dataset is evidence of the act of recording and contains a lot of information that can be used for work. Datasets have been neglected in Korea's records management system. However, as the law was revised in 2020, the management of administrative information datasets was legislated. Organizations that require management of administrative information datasets have already gradually begun record management. The core of managing administrative information datasets is the preparation of the Management Reference Table for the dataset. Regardless, there is confusion with the Records Management Reference Table for Dataset in institutions that work on records management, and it is difficult to work because the Management Reference Table for Dataset has a new concept. This study looked into the problems in the records management of datasets that appeared at the beginning of work. It isuggests a method to effectively settle records management for datasets. In that way, the Management Reference Table was selected as the research subject, and the problems discussed so far were summarized. In addition, the items of the current Management Reference Table were analyzed. As a result of the study, we have proposed the simplification of items in the Management Reference Table, the reorganization of areas in the Management Reference Table, the introduction of the concept of retention periods, and the preparation process of the Management Reference Table.
초록
대학기록관은 국가기록원이 시행하는 기록관리 기관평가에서 평가 대상으로 지정된 2016년 이래로 타 기관 유형과 비교하여 평가 결과가 미진하다. 본 연구는 대학기록관의 기록관리 수준의 향상을 위해 위험관리에 관한 개선 방안을 제시하는 것을 목적으로 한다. 설문조사와 사후 인터뷰를 통해 대학기록관의 위험관리 현황을 조사하였으며, 조사 결과를 분석하여 대학기록관 위험관리의 문제점과 한계를 진단하고 개선 방안을 도출하였다. 첫째, ｢공공기록물 관리에 관한 법률｣에서 위험관리에 관한 법적 효력을 강화하고, 관련 사항을 구체적으로 규정한다. 둘째, 국가기록원은 대학기록관 위험관리의 문제점 진단과 문제 해결을 적극적으로 지원한다. 셋째, 독립기구로서의 대학기록관의 정체성을 확보하여 전문적⋅적극적으로 기록관리 업무를 수행한다. 넷째, 대학기록관의 위험관리 실무를 반영한 표준 및 매뉴얼을 마련한다. 이를 위하여 국가기록원, 대학 간의 협력, 개별 대학 등이 모두 기여해야 한다. 다섯째, 충분한 예산을 확보하여 위험관리를 수행하기 위하여 필요한 제반 요건을 갖추어야 한다. 마지막으로, 기관장과 조직 구성원들의 대학기록관 및 기록관리에 관한 인식을 고취하여, 기록관리 및 위험관리 업무 수행에 협조를 구한다.
Abstract
The purpose of this study is to improve the level of records management by enhancing the risk management in university archives. Through surveys and post-interviews, the current status of risk management in university archives was investigated, the results of the investigation were analyzed to identify problems and limitations in risk management in university archives, and the following suggestions for improvements were made. First, the legal effects of risk management should be strengthened in the Public Records Management Act, and matters related to risk management should be stipulated. Second, the National Archives of Korea should actively intervene to identify problems in risk management in university archives and provide appropriate support for problem-solving. Third, the identity of university archives as independent organizations should be secured for the implementation of professional and active records management tasks. Fourth, standards and manuals reflecting risk management practices for university archives should be prepared. Fifth, a sufficient budget must be secured to meet all necessary requirements for risk management. Lastly, cooperation in the performance of records management and risk management tasks should be achieved by raising awareness of university archives and their records management tasks among the heads of the institutions and members of the organizations.