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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
현재 폐교 사립대학의 기록물은 기록물분류체계가 부재한 상태로 문서고에 단순 보관되어 있는 상태이다. 폐교대학 기록물은 차후 쟁송과정에서 법적⋅증거적 가치를 가진 주요기록물이 될 수 있다는 점에서 보다 체계적인 관리가 요구된다. 따라서 본 연구는 기록물분류체계 부재로 인해 발생할 수 있는 불필요한 후속작업을 제거하고, 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 이를 위해 현재 폐교 사립대학의 기록물 전담기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 보관하고 있는 13개교의 이관기록물 중 유일한 종합대학인 서남대를 본 연구의 사례로 선정하여 업무기능분석을 실시하고, 이관기록물 목록과 폐교과정에 대한 특이사항을 검토하였다. 그리고 국가기록원과 교육부의 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드 를 참고하여 폐교대학의 특수성을 반영한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다.
Abstract
Records at closed private universities are simply kept in stacks without the use of records classification systems. However, the systematic management of such records is needed as these are important records that have legal and evidential value during the litigation process. Therefore, this study intends to develop a classification system for recordkeeping at closed private universities aiming to eliminate unnecessary follow-up procedures that may occur because of the absence of a records classification system, and to develop practical tools for managing records at closed universities. To this end, Seonam University, among the 13 transfer records kept by the Korea Advancing Schools Foundation, was selected as the example for this study. The peculiarities of the closing processes and the catalogs of the transfer records were reviewed, and a business function analysis was conducted. Based on the Guidelines for Prescribing Retention Period of University Records by the National Archives and the Ministry of Education, a records classification system for the closed private universities was proposed for the Records Disposition Schedule to handle the uniqueness of closed universities.
초록
이 연구는 우리나라의 건설기록물 관리에 관한 문제의식에서 출발하여 국가에서 수행중인 가장 큰 국책사업인 고속철도공사를 비롯한 일반철도 건설사업을 수행하고 있는 시설공단을 선정하여 건설기록물 관리의 현황을 살펴보았다. 현황을 살펴본 방법은 기록물 관리 국제/국가표준 KS X ISO 15489의 기록물 처리과정 기능요건인 획득, 등록, 분류, 저장, 접근, 추적, 처분을 기준으로 하였다. 먼저 획득부터 처분까지의 기능요건을 관련조항에 근거하여 각 단계별로 3~4개 정도의 항목으로 구성하여 총 22개의 원칙을 정하였다. 22개의 지침의 준수 여부를 준수, 부분준수, 미흡, 미준수의 4단계로 구분하여 시설공단의 기록물 관리 현황을 평가하였다. 그리고 지침의 준수 여부를 바탕으로 문제점을 지적하고, 그에 따른 개선방안을 KS X ISO 15489 원칙에 준거하여 시설공단에서 개선해야 할 사항과 제도적으로 개선해야 할 사항으로 나누어 제시하였다.
Abstract
This study was started from a critical mind for the construction records management in South Korea and examined the state of the construction records management system of the Korea Rail Network Authority which is constructing the biggest Express Railway Construction of National Project in Korea. The Methodology of this study is based on the functional requirement of the Records Management International Standard, ISO 15489, which standardized the record management process in the cases of Record Capture, Declaration, Classification, Storage, Access, Tracking and Disposition. In regard to the functional requirements from Capture to Disposition, each level(title) consists of 3 to 4 items, for a total of 22 principles in all. The estimation was created for each of the 22 categories using 4 levels: observance, partial observance, insufficiency and non observance. And pointing out the problem, suggesting the improvements for the Korea Rail Network Authority and structural improvements according to the KS X ISO 15489 principles.
초록
많은 연구에서 행정정보 데이터세트의 중요성을 언급해왔으나 지금까지 실질적인 관리는 전무했다. 이런 상황에서 2020년 국가기록원은 행정정보 데이터세트 관리를 중점 추진사업으로 선정하며 본격적인 관리 작업에 착수하였다. 국가기록원의 노력에도 불구하고 업무를 수행하여야 할 기록관은 새로운 사업에 대한 우려를 보였다. 이에 이 연구에서는 공공기관에서 이미 실시하고 있는 공공데이터 사업과의 비교를 통해 행정정보 데이터세트 관리의 문제점을 확인하고, 개선방안을 찾고자 하였다. 법률, 고시, 지침, 소관 부처에서 발행한 간행물의 내용을 중심으로 대상을 분석, 비교하였다. 분석 결과를 토대로 단위기능 책정시 정부기능분류 참조, 행정정보 데이터세트 관리기준표 재구성, 유관 시스템과의 데이터 연계를 행정정보 데이터세트 관리의 개선방안으로 제안하였다.
Abstract
Although numerous studies have noted the importance of data sets in government information systems, the practical management of data sets has yet to be developed. Under these circumstances, the National Archives of Korea designated data set management as a major project in 2020, initiating full-scale management work. Despite these efforts, the records center, which will conduct management, expressed great concern for the new project. As such, this study identifies problems in managing data sets and searches for possible improvements through a comparison with existing public data projects by public institutions. In particular, the following materials were analyzed: laws, notices, guidelines, and publications issued by the ministries. Based on the results, several measures were proposed as part of an improvement plan for data set management: (1) the utilization of government functional classification as a reference, (2) the reorganization of the table, and (3) data linkage with related systems.
초록
토픽맵은 방대한 양의 정보를 의미론적 연관관계에 따라 분류, 조직하여 탐색할 수 있도록 효율적인 검색을 제공하기 위해 제안된 도구이다. 본 연구는 대학의 교직원들이 학사행정 대학기록물 검색시 의미기반 검색을 통해 보다 적합한 검색 결과를 제공받을 수 있도록 토픽맵 기반 대학기록물 검색시스템을 설계한 것이고 그 과정을 보여준다. 본 연구를 위해 D대학의 2년간 학사행정 기록물들이 사용되었고 의미관계를 구조화하기 위해 대학의 업무 기능 분류표를 참조하였다. 온토피아 옴니게이트를 사용하여 토픽맵을 구축하였다. 대학의 학사행정 관련 기록물의 토픽은 총 626개로 나타났고, 토픽 타입은 학사업무, 교직원, 학적, 대학, 학생, 기타로 구성하였다. 관계는 토픽들간의 연관으로 6개 유형이 나타났고, 어커런스 타입은 등록구분, 등록번호, 등록일, 수신자, 제목, 기안자, 분류번호 등의 7개로 정의하였다. 본 연구에서 설계된 토픽맵 기반의 검색시스템의 관계적 속성은 대규모 기록물을 쉽게 탐색하고 지식의 우연한 발견을 가능하게 할 것으로 기대된다.
Abstract
A topic map was designed as an efficient information retrieval method that is optimized for classification, organization, and navigation through the use of a semantic link network above information resources. With this, this study aims to design a topic map-based university archives retrieval system to provide the relevant information retrieval. For this study, electronic records that relate to the academic administration within two years of D university were collected, and topic map editing was carried out with Ontopia Omnigator. Topics were classified according to their functional analysis of academic administration. In the end, the number of topics was finalized as 626, with 6 types in general: academic work, staff, college register, student, university, etc. Association was separated into six types as well, which were formed with consideration to the relationships among topics. In addition, there are seven occurrence types: register class, register number, register date, receiver, title, creator, and identifier. It is expected that the associative nature of the designed topic map-based retrieval system in this study will make navigation of large records easy and allow incidental discovery of knowledge.