초록

국내에서 기록학 연구가 본격적으로 이루어진 지 14년을 경과하면서 기록분류와 관련하여 어떤 연구들이 이루어졌고 주요 이슈는 무엇이었는지를 살펴볼 필요가 있다. 이 연구에서는 먼저 공공기록물관리법과 연구논문에 등장하는 분류 관련 용어를 조사함으로써 분류론의 범주를 정리하였다. 국내 학술지 논문을 대상으로 기록분류와 관련된 35편의 논문을 선별하였으며, 이에 대한 분야별 내용 분석을 실시하였다. 논문들의 내용과 특징, 한계를 밝힘으로써 기록분류 연구가 현장의 문제에 어떤 해법을 제시했으며 이론적으로는 어느 정도의 수준에 도달했는지 살펴보았다. 이러한 분석과 해외 연구 동향, 국내 현장의 수요 등을 고려하여 앞으로의 과제를 제안하였다.

Abstract

The study aims at reviewing research trends of records classification and archival arrangement, analysing issues, and suggesting futures tasks in related research area. It starts with defining research categories of records and archives classification through analysing the term of ‘classification' being found in the Public Records Management Act. Thirty five research papers which are covering classification of records and archives and published in 1980's are selected for contents analysis. Considering the analysis of domestic and foreign research, and the practical needs, it makes clear the issues and tasks for future research. The study concludes with emphasizing more empirical research for guiding records and archives management and reformulating archival theories in electronic environments.

초록

BRM(Business Reference Model, 이하 BRM)은 기관 간 업무관련 정보공유, 업무처리의 신속성, 조직운영의 효율성, 행정서비스를 제고하기 위한 목적으로 도입되었으며 이와 함께 업무기반의 기록관리체계인 기록관리기준표도 운용하게 되었다. 하지만 BRM이 도입된 지 10여년이 지난 현 시점에서 과연 그 취지 및 목적에 맞게 사용되고 있는지 현재 당면한 문제점이나 개선사항을 통해 재정립할 필요가 있다. 이에 본 연구에서는 BRM의 최하위 단위인 ‘단위과제’ 운영상 문제점을 통해 단위과제 관리의 필요성을 살펴보고 업무분석을 통한 단위과제 도출 방안을 제시하였다. 그리하여 효율적인 BRM관리를 위한 개선방안을 크게 세 가지로 제안하였다.

Abstract

BRM (Business Reference Model, hereinafter referred to as BRM) has been introduced with the objective to improve task-related information sharing among organizations, task processing speed, efficiency of organization management, and administrative services. Furthermore, a Records Management Reference Table, which is a business-based records management system, has been put in to operation. However, it is necessary to reidentify if the BRM is put into use according to its initial objectives and purposes after 10 years of its introduction based on the pending problems and matters of improvement. Therefore, in this study, the necessity for business transaction management has been reviewed based on the problems present in the “business transaction” operation, which is the lowest unit of BRM, and it proposes a business transaction identification plan through a business analysis. As a result, three major points to improve BRM management have been suggested.

초록

업무과정을 철저하게 기록화하기 위해서는 업무관리와 기록관리가 통합적으로 이루어져야 한다. 이를 위해 업무분류표와 기록분류표를 통합한 기록분류체계 수립이 적합하지만, 지금까지 기록분류체계 수립을 위해 이용된 절차 및 방법론들은 일반조직, 단체 등에서 지침으로 활용하거나 분석을 수행하기에는 구체성이 부족하다. 본 연구에서는 이러한 인식을 바탕으로 업무관리와 기록 관리를 유기적으로 연계시킬 수 있는 기록분류체계 개발을 위해 다음과 같이 방법을 구체화 하였다. 우선 기록분류체계 개발을 위한 분류의 원칙으로 기능분류를 선택하였다. 그 다음으로 기록분류체계 개발을 위해 구체적인 방법을 제시하였다. 이를 위해 호주의 기록관리 업무분석 표준인 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)와 AS 5090을 분석, 비교 하였고, 이를 토대로 정보공학과 경영학에서 업무분석시 사용되는 방법론과 보완할 부분을 연구하여 구체적인 기록분류체계 개발 방법을 제시했다. 이와 같이 구체화한 기록분류체계 설계를 위한 개발 모형을 친일반민족행위진상규명위원회에 적용하여 검증하였다는데 본 연구의 그 의의가 있다.

Abstract

There should be an integration between work management and records management in order to document the work processes thoroughly. It's proper to establish a records classification system to have the work classification and record classification table integrated for that purpose. But the conventional procedures and methodology used for records classification system development lack specific features to be used as voluntary guidelines of a common organization or group and to conduct analysis. Recognizing the problems, this study suggested the specific methods of records classification system development to link work management and records management organically. First, the functional classification was chosen as the principle of classification for records classification system development. Then concrete methods of records classification system development were suggested. Analysis and comparison were made for the DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems), which is the standard records management and work analysis of Australia, and AS 5090. The results were used to suggest specific methods of records classification system development in conjunction with the research into the methodology employed for work analysis in information engineering and business administration to compensate for its weakness. The significance of the study can be found in that it suggested the methods of typical records classification system development in connection with records classification, and that it applied them to the Presidential Committee for the Inspection of Collaborations for Japanese Imperialism and tested them.

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본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 ‘참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정’의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.

Abstract

This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.

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Abstract

The Records and Archival Management System of Korean Government was founded in the early 1960s after the overall national structure reform and the implementation of the new administrative management technique, which boosted the efficiency of the way of conducting business, into the public administration. and Promoted in 1962, the records appraisal and destruction works included not only retention and destruction of official documents but also the development of efficient management and elimination systems for official documents to be produced in the future. and Korean government elaborated the appraisal system to stipulate the retention period on the basis of functional classification and documentary function.

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본 연구는 시민단체 기록의 분류방안을 마련해 보는 데에 연구의 목적을 두고, 환경운동연합을 사례로 환경연합기록의 분류체계 및 처리일정표 개발 과정을 제시해 보았다. 환경연합 기록의 분류원칙으로 기능분류에 주제분류를 결합한 형태의 분류원칙을 적용하였으며, 기능분류체계 개발을 위해 기록관리 업무분석 표준인 AS 5090와 DIRKS 방법론을 활용하였다. 연구 방법으로는 문헌연구, 자료조사, 인터뷰, 업무분석, 설문조사 등을 활용하였다.

Abstract

This study aims to identify the developing process of classification shemes for NGO records. And it chooses the KFEM(Korea Federation for Environmental Movenment) for case study, which is a representative NGO of Korea. This study proposes the classification principles in the form that the function classification and subject classification are combined. The development model of function classification schemes on the KFEM records is based on the Australian Standard Work Process Analysis for Recordkeeping(AS 5090) and the DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) methodology. Literature review, interviews, work process analysis, and questionnaire surveys have been employed as research methodology.

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기능별 분류체계나 출처 중심의 탐색은 이용자들에게 쉽지 않으며 키워드검색도 이용자가 입력한 검색어와 기록물명의 단순 매칭 결과만 제시하여, 이용자의 기대에 부응하지 못하고 있다. 대통령기록관에서는 주제 분류체계를 개발하여 기록검색의 효율성을 높이고자 하였으며, 이와 연계하여 이용자들의 검색 과정을 돕고 기록관리 업무에도 용어통제 등 도움을 줄 주제 시소러스를 개발하고자 하였다. 본 연구에서는 대통령기록물 건명을 형태소 분석하고, 관련 시소러스와 이용자가 웹사이트에 입력한 검색 용어 및 정보공개 청구용어 등의 현황을 면밀히 분석한 후, 주제 분류체계와의 매핑을 통해 주제시소러스를 개발한 과정을 제시한다. 또한 주제 시소러스의 업무 및 온라인 서비스에의 활용 방안을 제시하며, 앞으로의 발전방향을 제시한다.

Abstract

To search based on the functional classification or provenance is not easy for users, and the key word-based information retrieval presents only simple words matching with the title of the records. The Presidential Archive of Korea developed a subject classification scheme to improve the convenience of searching for various records and came up with a subject thesaurus based on the scheme that utilizes the terms appearing on the title of the records and the terms used by the users who searched the portal or requested information disclosure. This research presents the development process of subject thesaurus. It also presents the utilization methods for records management work and services.

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2017년 국립대학자원관리시스템(KORUS)이 개통되면서 국립대학의 기록관리체계도 단위과제 중심의 기록관리기준표 분류체계로의 전환점을 맞이하였다. 국립대학은 표준화된 방식으로 운영되는 행정시스템을 기반으로 업무처리 과정을 단위과제카드를 중심으로 기록물을 생산⋅관리하게 되었다. 특히, 협업과 정보공유를 위해 대학의 공통 업무에 일관된 관리기준을 부여하는 공통 단위과제를 개발하여 운영하고 있다. 본고에서는 현재 국립대학에서 사용하는 기록물 분류체계의 운영현황과 운영과정에서 나타나는 문제점을 공통 단위과제를 중심으로 분석하였다. 국립대학 기록물의 특성과 분류체계 개발 경과, 운영현황을 분석하여 기록관리기준표가 기록관리 도구로의 역할을 이행하고 있는지를 확인하고 기록분류 도구이자 평가와 검색도구로 기능할 수 있도록 개선방안을 제안하였다.

Abstract

With the Korean University Resource United System (KORUS) opening in 2017, the national university’s record management system has been turning into a unit task-oriented records management reference table. Based on the administration system operated in a standardized manner, national universities can produce and manage university records based on business transaction cards. In the process, the standard business transactions for universities’ common tasks were developed and operated for collaboration and sharing information. This study aimed to analyze the national university classification system’s current operating status and problems, focusing on common unit tasks. To this end, the characteristics of university records, the development process of the national university classification system, and its operating status were analyzed. It also investigated whether the records management reference table is suitable for use as a record management tool. In conclusion, this study suggested improvements on the national university records management reference table, which can function as a record classification and appraisal tool.

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업무관리시스템은 기록을 업무분류에 맞추어 관리하고, 기존에 소홀하였던 회의, 지시사항, 메모 등을 기록관리체계로 편입시켰다. 기록관리 차원에서 높이 평가받는 업무관리시스템이지만, 기록의 생산 및 관리차원에서 여러 문제점이 노출되었다. 이 글은 기록을 생산에서부터 처분단계까지 끊김없이 관리하기 위해, 업무관리시스템이 가진 문제점을 분석해보고 해결방안을 제시하였다.

Abstract

The BMS(Bussiness Management System) included conferences, directions, memo system and operated bussiness classification based on. The high valued BMS contains many faulty functions managing records. A purpose of this study is analyzing BMS in archival science. Morever, this study deals with resolving problems for seamless flow managing records.

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본 연구의 목적은 전자기록의 계층구조와 유형을 조사 분석하고, 전자기록의 각 계층 중 관리에 가장 기본이 되는 계층인 기록철(records folder)의 관리방안을 제시하는 것이다. 이를 위해 영국의 "전자기록관리시스템을 위한 기능요건"을 기준으로 전자기록의 계층모형 및 기록철 관리방안을 분석하였다. 또한 이 표준에서 제시한 전자기록의 계층구조를 가상의 사례에 적용해봄으로써 각 계층의 의미를 분명히 설명하고자 하였다. 이러한 선진사례 분석을 토대로, 우리나라 분류체계에서 전자기록철의 개념 도입 시 고려해야할 점, 전자기록철의 개시와 종결 기준 설정, 전자기록권(part) 개념의 도입 등을 중심으로 시사점을 정리하였다.

Abstract

This study aims to analyze the structures of electronic records classification and suggest managing requirements for electronic folder as basic entity for ERM. This present study begins with analyzing the various types of electronic folders based on the Requirements for Electronic Records Management Systems: Functional Requirements of U.K. It designs some examples of classification structures for clarifying the meaning of the electronic folders, components and markers. Finally, it analyses some implications for korean environments including application of electronic folder concept, principles of folder open and closure, and introduction of electronic part entity for efficient folder management.