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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
연구기록의 생산 및 관리는 연구 품질 확보를 위한 필수전제조건이다. 연구품질보증 시스템은 연구노트를 포함한 연구기록의 품질 요건 강화를 기반으로 하여 효과적으로 동작할 수 있다. 우리나라의 연구개발분야가 성장하고 전자연구노트 도입이 추진됨에 따라 연구의 품질보증을 위한 연구기록의 관리 방안 수립이 중요한 과제로 등장하고 있다. 이 연구의 목적은 우리나라 연구개발기관들이 연구품질을 확보하는 기반으로서 연구기록을 생산, 관리하는 과정에서의 현안을 확인하고 이에 대한 방안을 살펴보려는 것이다. 선행연구 분석을 통해 연구기록의 품질 특성을 정리하고 국내 연구기관의 연구기록 관리현황 및 현안을 살펴본 다음 GLP(Good Laboratory Practice)를 벤치마킹하여 연구기록의 관리 요건 강화를 위한 과제를 제언하고 있다.
Abstract
The research and laboratory records management is the prerequisite for quality research. Quality research assurance system can work out on the sound basis of quality research records management. It is an important task that establishing a proper research and laboratory records system for obtaining quality of research according to the rapid growth of Research and Development area in Korea and the trend of electronic laboratory notebooks. The purpose of this study is to identify issues and find a direction for solutions related to the research and laboratory records management systems. For this after analysing previous studies and current status related to the research records management and GLP(Good Laboratory Practice) is benchmarked as a best practice for quality research, some suggestions for enhancement of research records management are given as a result.
초록
본 연구는 이전보다 더욱 빠르게 변화하고 있는 시대의 변화 속에서 국내 기록관리학 연구동향에 대한 심층적인 분석을 통해 향후 국내 기록관리학 연구의 발전 방향에 대해 모색하는데 목적이 있다. 이에 본 연구는 국내 기록관리학 관련 학술지 2종과 문헌정보학 관련 학술지 4종을 대상으로 1997년부터 2016년까지 기록관리학 관련 논문을 자동 수집하였다. 수집된 데이터는 전․후기 10년, 5년 주기로 나누고 각각 토픽모델링을 수행하였다. 5년 주기로 나눈 토픽모델링은 8가지 기록관리학 주제영역과 매핑하여 각 시기별로 특정 영역과 어느 정도 상관관계가 있는지를 파악하였다. 그 결과, 전자기록, 기록정보서비스, 다양한 기록물의 기록화 방안에 관한 연구가 점차 활성화되고 있는 것으로 나타났다.
Abstract
The size and speed of archives and records information have recently increased. The purpose of this study is to find the direction of archives management research in Korea through an in-depth analysis of research trends in records management in the country. We collected articles related to archives management from 1997 to 2016 from two journals related to archives management and four journals related to library and information science in Korea. The collected articles from the first and second halves of the decade were subjected to five-year cycle analysis. As a result, research on electronic records, record information services, and archiving methods of various records has been gradually improved.
초록
최근 행정기관을 중심으로 기록관리시스템 및 제도 혁신이 활발히 진행되고 있다. 기록관리가 제도적으로 안착하기 위해서는 법률적 정비뿐만 아니라 각종 표준 및 지침의 정비가 무엇보다도 필요하다. 본 연구의 목적은 기록관리를 위해 어떠한 표준들이 어떻게 정비되어야 하는지를 제시하고, 정비 추진의 원칙과 전략을 수립하는 것이다. 이를 위해 이 연구에서는 정비되어야할 표준이 영역과 세부 내역을 살피고, 이러한 표준 정비를 위해 준수할 필요가 있는 국제표준과 벤치마킹할 수 있는 각국의 표준을 분석하였다. 표준의 영역은 공공 및 민간 영역 모두에 적용 가능한 국가 차원의 기록관리품질표준의 정비, 전자기록관리시스템 표준, 메타데이터 표준, 기록관종별/유형별 표준으로 나누어 살펴보았다. 이를 통해 영역별로 정비되어할 표준의 유형과 개발방향을 제시하였다. 한편 이를 추진하고 운용하기 위한 전략을 수립하기 위해 미국과 영국 사례를 분석하였고 이를 통해 추진 방식에 관한 원칙을 도출하였다.
Abstract
Some innovative strategies are being strongly promoted in records management system and institution of administrative agencies in Korea. To stabilize and institute these strategies, it is essential to improve the standards as well as legislations in the area of records management. The purpose of this study is to guide what kinds of standards to be developed and maintained, and to recommend some promoting principles and strategies. This study compares and analyzes international and foreign national standards to come up with improved standards in the national records management innovations. Four categories of standards are set for clearer explanation; national records management(KS ISO 15489), electronic records management, records management metadata, and others. Finally it suggests the promoting principles and strategies based on the analyses of the standard policies in USA and UK.
초록
기록물은 과거와 현재를 포함하는 시간적 특성, 특정 언어에 제한되지 않는 언어적 특성, 기록물이 갖고 있는 다양한 유형을 복합적으로 갖고 있다. 기록물의 생성, 보존, 활용에 이르는 생애주기에서 텍스트, 영상, 음성으로 구성된 데이터의 처리는 많은 노력과 비용을 수반한다. 기계번역, 문서요약, 개체명 인식, 이미지 인식 등 자연어 처리 분야의 주요 기술은 전자기록과 아날로그 형태의 디지털화에 광범위하게 적용할 수 있다. 특히, 딥러닝 기술이 적용된 한국어 자연어 처리 분야는 다양한 형식의 기록물을 인식하고, 기록관리 메타데이터를 생성하는데 효과적이다. 본 논문은 한국어 자연어 처리를 기술을 소개하고, 기록 관리 분야에서 자연어 처리 기술을 적용하기 위한 고려사항을 논의한다. 기계번역, 광학문자인식과 같은 자연어 처리 기술이 기록물의 디지털 변환에 적용되는 과정은 파이썬 환경에서 구현한 사례로 소개한다. 한편, 자연어 처리 기술의 활용을 위해 기록관리 분야에서 자연어 처리 기술을 적용하기 위한 환경적 요소와 기록물의 디지털화 지침을 개선하기 위한 방안을 제안한다.
Abstract
Records have temporal characteristics, including the past and present; linguistic characteristics not limited to a specific language; and various types categorized in a complex way. Processing records such as text, video, and audio in the life cycle of records’ creation, preservation, and utilization entails exhaustive effort and cost. Primary natural language processing (NLP) technologies, such as machine translation, document summarization, named-entity recognition, and image recognition, can be widely applied to electronic records and analog digitization. In particular, Korean deep learning–based NLP technologies effectively recognize various record types and generate record management metadata. This paper provides an overview of Korean NLP technologies and discusses considerations for applying NLP technology in records management. The process of using NLP technologies, such as machine translation and optical character recognition for digital conversion of records, is introduced as an example implemented in the Python environment. In contrast, a plan to improve environmental factors and record digitization guidelines for applying NLP technology in the records management field is proposed for utilizing NLP technology.
초록
지방분권의 흐름에 맞춰 새 시대의 기록관리를 위해 기록 분권을 통한 기록관리 현장에서부터의 내재적 발전을 준비해야 할 시점이다. 중앙집중화되고 있는 기록관리체제를 극복하기 위해서는 더 많은 아카이브가 설립되어 자율적이고 분권적인 기록관리를 실현해야 한다. 본격적인 전자기록관리 환경으로의 변화에 따라 물리적인 이관을 전제로 한 처리과-기록관-영구기록물관리기관의 3단계 체제는 이관비용 및 업무효율 측면에서 그 적절성과 효율성이 재검토되어야 한다. 이에 따라 기록관은 기관 단위의 연속체적 기록관리 수행과 자율적인 기록관리업무 수행을 위해 기관 아카이브로의 기능을 수행해야 한다. 본 연구는 기록관리의 분권화와 정보거버넌스 지향의 차원에서 기록관이 기관의 아카이브로써 기능을 확장하도록 하는 가능성과 시사점을 몇 가지 사례를 통해 살펴보았다. 또 이를 수행하기 위한 방법으로 기록관리기관 유형을 다각화하고 현용-준현용-비현용 기록관리를 통합적으로 수행하는 기록관의 기능이 어떻게 설계되어야 하는지 도출하였다. 각급 기관은 기관의 상황과 여건에 맞게 기록관을 설립하고 각 기록관 차원에서 정보거버넌스를 지향해야 하며 각급 기록관은 수평적인 네트워크를 구축하여 기록정보관리의 거버넌스를 수행하도록 해야 한다.
Abstract
It is time to prepare for the imminent development from the field of records management through decentralization to the records management of the new age in accordance with the flow of decentralization. To overcome a centralized record management system, more archives should be established to realize autonomous and decentralized records management. In accordance with the shift to a full-scale electronic record management environment, the appropriateness and effectiveness of the three-phase system of processing–archival–permanent record management based on physical transfer should be reviewed in terms of transfer cost and work efficiency. The archives should function as institutional archives to carry out the continuous volume record management and the autonomous record management at the institution level. This study examined the possibilities and implications of the archives to expand their functions as archives of institutions for the decentralization of record management and information governance orientation. In addition, the study diversified the types of records management institutions as a way to accomplish this and determined a way to design the functions of archives that integrate the current-end-end-end records management. At each level, institutions should set up archives based on their circumstances and aim at information governance at the level of each archive. Moreover, each archive level should establish a horizontal network to govern record information management.
초록
전자기록 환경을 맞아 기록이 지닌 정보로서의 활용 필요성을 제기하는 논의들이 제기되고 있으며, 이에 ISO 15489:2016에서는 기록을 정보자산 중 하나로 규정하였다. 이러한 정보자산 개념을 수용해 각국 국립기록청에서는 관련 정책 및 지침을 수립해 정보자산 관리를 적극적으로 추진하고 있다. 이에 본고에서는 각국 국립기록청에서 추진 중인 정보자산 관리 정책 및 지침을 분석하고자 한다. 이는 디지털 환경을 맞아 기록의 정보자산화를 위한 세계적 동향을 파악함과 더불어, 향후 우리나라의 제도적 방안 모색을 위한 벤치마킹 요소를 도출하기 위해서이다. 이를 위해 우선 기록관리 분야에서의 정보자산에 대한 개념적 기원을 조사하기 위해 기록관리 국제표준에서의 기록에 대한 정의 및 관련 연구성과들을 분석하였다. 이어 정보자산 관리에 대한 정책 및 지침을 수립해 운영 중인 영국, 뉴질랜드, 호주 국립기록청의 실제 사례들을 조사하였으며, 이를 통해 우리나라의 제도적 방안 모색을 위한 일환으로 해외 사례의 시사점과 함께, 기록과 정보자산의 관계 정립을 위해 보완해야 할 사안들을 제시하였다.
Abstract
In the electronic record environment, there are discussions about the necessity of using records as information, and ISO 15489:2016 defines records as one of the information assets. In acceptance of this concept of information assets, the national archives of each country have established related policies and guidelines to actively promote information asset management. This paper intends to analyze the information asset management policies and guidelines that are established by the national archives of each country. This is to identify global trends for information assetization of records in the digital environment and derive benchmarking factors for seeking institutional establishment in Korea. To this end, the definition of records in ISO standards and related research results are analyzed to investigate the conceptual origins of information assets. Moreover, the actual cases about information asset management of the national archives of the United Kingdom, New Zealand, and Australia are investigated. Based on this, the implications of overseas cases and issues to be supplemented to establish the relationship between records and information assets are presented as a part of seeking institutional establishment in Korea.
초록
전자적으로 생산된 공공기록물은 생산과 동시에 편철되고 보존기간이 부여되며 일정기간이 지나면 영구기록물관리기관으로 이관되어 보존된다. 이관 시 기록물관리 담당자가 기록물 분류정보를 확인하고 품질을 일정 수준으로 유지토록 해야 하지만, 이관된 기록물의 분류는 기록물 정리/기술 업무로 편성되어 있고, 대부분의 정리/기술 업무는 수작업에 의존하고 있어 당해 연도에 처리해야 할 기록물 수량을 맞추기 어려운 실정이다. 이에 본 연구는 이관 기록물 분류 업무의 효율화와 일관된 기준을 유지하기 위한 방안을 제안하고자 한다. 이를 위해 먼저 국가기록원에서 수행하고 있는 현행의 기록분류 업무 프로세스를 분석하고 개선 요구사항을 수렴하여 분류 업무의 수작업을 최소화하기 위한 방안으로 이관된 기록물의 편철 정보, 즉 목록에 기반한 분류 이상치 후보를 판별하는 과정을 도출⋅체계화하였다. 나아가 제안한 이상치 판별 프로세스를 실제 국가기록원으로 이관된 기록물을 대상으로 적용하고, 그 결과를 규격화하여 추후 기계학습에 활용 가능한 학습데이터 형식으로 구축하였다. 본 연구의 궁극적인 목적은 지능형 전자기록 관리 환경 구축을 위한 사전 단계로, 기록관리 업무 내 기계학습 기법이 적용 가능한 문제 유형을 선별하고 자동화하는 방안을 모색하고자 한다.
Abstract
Electronic public records are classified simultaneously as production, a preservation period is granted, and after a certain period, they are transferred to an archive and preserved. This study intends to find a way to improve the efficiency in classifying transferred records and maintain consistent standards. To this end, the current record classification work process carried out by the National Archives of Korea was analyzed, and problems were identified. As a way to minimize the manual work of record classification by converging the required improvement, the process of identifying outlier candidates based on a list consisting of classified information of the transferred records was proposed and systemized. Furthermore, the proposed outlier discrimination process was applied to the actual records transferred to the National Archives of Korea. The results were standardized and constructed as a training data format that can be used for machine learning in the future.
초록
국내 공공기관에서 행정정보 데이터세트는 체계적인 관리가 필요한 전자기록물로 인식된다. 이와 관련해 최근 국가기록원과 학계를 중심으로 기록관리 실행을 위한 구체적인 방안이 논의되고 있다. 본 연구의 목적은 향후 공공기관의 기록관리 실무 현장에서 데이터세트 평가선별 시 고려할 사항과 행정정보 데이터세트의 가치를 효과적으로 파악할 수 있는 평가지표의 개선방안을 도출하는 것이다. 본 논문은 이론적 배경 및 데이터세트의 평가선별 현황을 분석하여 데이터세트 평가선별에 필요한 고려사항을 도출하고, 기존 연구에서 제시된 평가지표의 개선방안을 제안하였다. 본 연구의 결과가 향후 공공기관 데이터세트 관리체계 정비와 관리 프로세스 보완에 관한 논의 활성화로 이어지기를 기대한다.
Abstract
In domestic public institutions, administrative information datasets are recognized as electronic records that require systematic management. In this regard, concrete measures for the execution of records management have been discussed recently in the National Archives of Korea and the academic field. This study seeks to derive a plan to improve evaluation indicators that can effectively grasp the value of administrative information datasets and the matters to be considered when evaluating and selecting datasets in the records management of public institutions. This paper analyzes the theoretical background and current status of dataset evaluation and selection, derives considerations necessary for this process, and proposes improvement measures for evaluation indicators presented in previous studies. The results of this study are expected to lead to the revitalization of discussions on maintaining the public institutions’ dataset management system and supplementing the management process in the future.
초록
전자정부 추진 이래 공공기관은 전자문서시스템이나 업무관리시스템을 통하여 문서를 생산하고 있으며, 대부분의 공문서가 개발사 의존적 독자포맷인 hwp로 저장되고 관리되고 있다. 이러한 독자포맷은 특정 소프트웨어에 의해서만 내용 확인이 가능하므로 해당 소프트웨어의 구매는 불가피하다. 라이선스를 구매하였다 할지라도 과거 또는 향후 버전에 대한 지원 여부가 불확실하므로 장기보존 대책이 요구된다. 기관 간 문서 유통 시 독자포맷과 XML 기반의 유통 규격 간 변환 과정에서 서식 누락, 대응 규격 부재로 인해 변환 실패나 원문서 변형을 초래하기도 한다. 본 연구는 개방형 문서 포맷(ODF)을 소개하고 공공영역에서의 문서 생산, 유통, 관리, 활용과 보존에 ODF 도입 시 예상되는 영향을 검토하였다.
Abstract
Korean public organizations create electronic documents through electronic document management systems under the e-Government scheme. A majority of these public documents are saved in vendor-dependent file formats, mainly HWP. Vendor-dependent formats can be opened only with specific software, which requires purchase. As the license does not guarantee compatibility between past and future versions, interoperability problems occur in long-term preservation, which need to be solved. Any error from the elimination of styles or no matching elements in document definition during conversion from vendor-dependent formats to the XML-based standard exchange format leads to file open failure or the modification of original documents. This study introduces the Open Document Format (ODF) and investigates the effects of adopting ODF in the creation, exchange, management, and preservation of public records.
초록
국가기록원은 2015년부터 보존기간 30년 이상의 표준 전자문서를 중앙행정기관으로부터 이관 받고 있다. 이 과정에서 다양한 종류의 오류와 비효율이 발견되었으나, 그 오류 원인을 분석하고 문제해결을 위한 연구는 없었다. 본 연구를 통하여 이관 시 발견되는 대부분의 오류가 생산단계에서 발생하는 것을 확인하고, 이를 해결하기 위한 4가지 방안을 제안한다. 첫째, 전자문서를 결재하기 전에 본문 및 첨부 파일의 결함을 체크하여 오류를 사전에 방지한다. 둘째, 결재와 동시에 전자파일 단위로 전자지문을 생성 및 관리하여 무결성을 보장한다. 셋째, 이관 및 보존 과정에 전자지문 비교⋅확인 및 결함체크 절차를 적용하여 자동으로 무결성 검증 및 이관 검수를 수행한다. 넷째, 기록화 대상 기준 및 무결성 보장 기술 등이 생산단계에 제대로 적용되는지 관리 및 감독한다.
Abstract
Although the National Archives of Korea has been receiving transfer of standard electronic documents with a retention period of more than 30 years from the central administration since 2015, errors and inefficiencies persist. Despite this, however, there remain no studies that analyze or address these issues. This study aims to bridge this gap and found that most errors in the transfer process occur at the production stage. To address such, this study proposes a four-step solution. First, before electronic document approval, the text and attached files are checked for defects to prevent errors. Second, as soon as the signature is made, digital signatures are applied on a file-by-file basis to ensure integrity. Third, integrity verification and transfer inspection are automatically performed through digital signature investigation and defect check procedure during transfer and preservation. Fourth and last, the criteria of acquiring records and integrity guarantee technologies are properly applied in production stage with proper management and supervision.