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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
공공기록의 생산 주체로써 공공기록법의 이행 의무를 가진 국공립 대학의 대학기록이 현재 어떻게 관리, 보존되는지에 대한 현황을 조사하였다. 대상은 현재 국공립 대학 총 54개 중 부산경남지역의 10개 국공립 대학을 대상으로 하고 있으며, 조사 결과 현재 공공기록법은 대학기록 관리의 특수성을 고려하지 않고, 일반 공공기관에서의 기록관 기능을 대학에 그대로 적용함에 따라 대학기록관으로서의 제역할을 하지 못하고 있는 것으로 밝혀졌다. 이에, 대학기록관은 국가기록원으로의 이관이 아닌 자체적인 보존기록관(archives)의 기능을 수행하며, 이관기록과 수집기록을 통합관리를 위한 시스템 개발하고,, 국가적 차원에서는 대학기록의 과학적 관리를 위한 대학기록관 지침이 제공되어져야 할 것이다. 또한 관련 규정을 제정하며, 기록 실태조사를 통해 기록의 양을 확인하며, 공간 및 예산확보, 전문인력 배치를 통해 법률과 조화를 이루며, 대학의 생존과 발전을 돕고, 동시에 기록 생애주기에 따른 철저한 기록관리체계를 마련해야 할 것이다.
Abstract
This study examines the current status of national & public university archives management, focusing on Busan and Gyeongnam area. Because nationalpublic universities create public records, they must compulsorily execute the law, Public Records and Archives Act. However revised Public Records and Archives Act isn't reflected the peculiarity of university archives and the national and public universities are to be transferred to government archive. The records and archives of universities had better be preserved in universities themselves in order to use university member and other users. This paper points out the problem of university archives management and finalizes with some suggestions for nationalpublic university archives related to the systematic and efficient archives management.
초록
대학 내 학생 관련 기록은 대학의 기능적, 사회적, 개인적 측면에서 중요성을 가지지만 여러 주체들이 생산해 내는 기록의 양이 방대하고, 관리 장소가 분산되어 있으며, 그 유형과 형태가 다양하기 때문에 체계적인 관리가 어렵다. 이에 따라 학생 기록이 가지는 중요성이 크다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고 대학의 실행은 부진한 단계에 머물러 있다. 이 연구는 대학의 행정 기록을 제외한 학생기록을 ‘학생 관련 기록’으로 정의하고, 교육 기록, 학생 창작 및 연구 기록, 학생 활동 기록으로 범주화하였다. 각 범주별로 국내외의 모범 사례를 살펴보고 명지대학교의 현황을 살펴본 후, 각 범주별로 적합한 관리 방안과 종합적 관리 방안을 제안하였다.
Abstract
Student records are essential for the functional, social, and personal aspects of the university. However, it is difficult to systematically manage such records because of the vast amount produced by several agents, the decentralization of the university’s records management system, and various types and forms produced. Despite acknowledging the importance of student records, Myongji University implements its records management system at a sluggish pace. This study defined students’ records except for the administrative records of the university as “student-related records” and categorized them into education records, student creation and research records, and student activity records. After examining the best practices in Korea and abroad, we reviewed the current status of Myongji University’s student records management system and proposed appropriate and comprehensive management plans accordingly.
초록
최근 인구절벽의 위기 속에 학령인구가 지속적으로 감소하고, 대학의 입학충원율도 급감하면서 교육부는 향후 3년 내 국내 대학의 38개교가 폐교할 것이라는 예측을 하는 등 현재 한국의 대학은 폐교라는 위기에 직면하고 있다. 폐교대학에서 생산된 기록물에 대한 후속조치 및 관리에 대한 문제는 대학기록물 자체가 갖는 법적․행정적․역사적․정보적 가치를 고려할 때, 주요하게 논의되어야 할 사항 중에 하나이다. 그러므로 폐교대학 기록물 역시 적법한 절차에 따라 체계적으로 관리될 필요가 있는데, 현재 폐교대학 기록물 관리에 관한 실질적이고 뚜렷한 법제적 기준이 부재하고, (폐교)대학기록물이라는 특성 및 개별 학교의 현실과 특수성에 부합하는 관리기준은 부족한 실정이다. 이에 본 연구에서는 관리기준이 모호한 폐교대학 기록물 관리실태를 파악하고, 그 문제점을 분석하여 폐교대학 기록물 관리의 개선 방안으로 통합관리체계를 제시하였다.
Abstract
The recent demographic cliff caused the schooling population to steadily decline and the number of college admissions to sharply drop, which led to the prediction of the Ministry of Education wherein 38 universities in Korea will be closed within the next 3 years. As such, the legal, administrative, historical, and informational values of university records shed light on the importance of the follow-up process and management of closed university records. Although closed university records need to be systematically managed according to legal procedures similar to other public records, there is no practical and clear legal standard for the management of such records at present. Moreover, management standards considering the characteristics of (closed) university records and individual universities’ situations and specificity have been insufficient. This study, therefore, examines the ambiguous standards for closed university records management and analyzed relevant problems. Furthermore, an integrated management system is suggested as a way to improve the records management of closed universities.
초록
본 연구는 개인의 기록이 사회의 공공기록을 보완할 수 있음을 전제로 한다. 대학의 중요 기록물은 행정기록 이외에 대학과 관련된 인물의 개인기록을 통하여 보완될 수 있음을 인식하였다. 대학의 설립자의 생애사를 분석하여, 기록의 분류체계와 수집전략 구축에 활용하였다. 분류체계로 기능 및 주제 분류 그리고 형태분류로 구성되는 다중분류체계를 제안하였고, 수집전략으로는 분류체계에서 도출한 키워드들을 향후 기록 수집을 위한 탐색의 출발점으로 활용하고 잠재적 수집처 및 생산자로 추론할 것을 제안하였다. 모든 개인기록에 대한 표준적인 기준은 만들어 질 수 없지만 개인기록의 다양성을 고려할 때 의미 있는 시도로 생각된다.
Abstract
This research has been conducted under the premise that private records can supplement public records. It recognized that important records of a university could be supplemented with not only administrative records, but also with private records of persons related to the university. The analysis of the founders’ life history research was used to establish the classification system of private records and collection strategies. The life history of the founders of the university was analyzed and utilized for the classification system of records and the construction of the collection strategy. This research proposes a multiclassification system with function, subject, and type as the criteria of the classification system, and uses keywords derived from the classification system as a starting point of searching for future record collection and deducing them as potential collectors and producers. Although it cannot be a standard for all private records, it can be considered a significant attempt that takes the diversity of private records into account.
초록
이 연구는 기록관리 환경에서의 새로운 패러다임인 설명책임의 개념을 도입하여, 대학의 기록관리 방향성을 재설정하는데 초점을 맞추었다. 이를 위해 먼저 설명책임의 개념 및 구조를 분석하였고, 이를 통해 대학에서의 설명책임의 필요성을 입증하고자 하였다. 또한 국외 대학의 사례를 통해 설명책임을 위한 요소를 도출하고자 하였으며, 이를 기반으로 국내 대학의 기록관리 현황을 분석하였다. 현황 분석결과를 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록의 범위가 재설정되어야 한다. 둘째, 대학의 업무관련 규정이 개선되어야 한다. 셋째, 대학기록관리 주무기관으로서 대학기록관의 기능이 강화되어야 한다. 넷째, 대학의 기록관리 프로세스가 재설계되어야 한다. 다섯째, 대학의 설명책임이 제대로 정착되기 위해서는, 대학 내부적 차원에서의 기록관리 정책과 방법에 국한되어서는 안 되며, 대학 외부에서 대학이 설명책임을 제대로 이행할 수 있도록, 이를 규제할 수 있는 제도적 절차가 필요하다.
Abstract
This study focuses on resetting the direction of the universities' accountability introducing the notion of accountability which is a new paradigm in the setting of records management.. First, we analyze the notion and structure of accountability, and then demonstrate the need of accountability in the university. And we try to deduce factors for accountability through cases of foreign universities. Based on this, we analyze the present status of records management of domestic universities. Based on the results of analysis, this study suggests several proposals. First, university records need to be reset. Second, regulations related to tasks in the university should be improved. Third, the function of university archives should be strengthened. Forth, the process of university records management should be reset. Fifth, in order to settle down accountability of the university in a right way, proper systems and procedures to regulate it are necessary so that the university can perform accountability properly outside the university.
초록
현재 폐교 사립대학의 기록물은 기록물분류체계가 부재한 상태로 문서고에 단순 보관되어 있는 상태이다. 폐교대학 기록물은 차후 쟁송과정에서 법적⋅증거적 가치를 가진 주요기록물이 될 수 있다는 점에서 보다 체계적인 관리가 요구된다. 따라서 본 연구는 기록물분류체계 부재로 인해 발생할 수 있는 불필요한 후속작업을 제거하고, 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 이를 위해 현재 폐교 사립대학의 기록물 전담기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 보관하고 있는 13개교의 이관기록물 중 유일한 종합대학인 서남대를 본 연구의 사례로 선정하여 업무기능분석을 실시하고, 이관기록물 목록과 폐교과정에 대한 특이사항을 검토하였다. 그리고 국가기록원과 교육부의 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드 를 참고하여 폐교대학의 특수성을 반영한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다.
Abstract
Records at closed private universities are simply kept in stacks without the use of records classification systems. However, the systematic management of such records is needed as these are important records that have legal and evidential value during the litigation process. Therefore, this study intends to develop a classification system for recordkeeping at closed private universities aiming to eliminate unnecessary follow-up procedures that may occur because of the absence of a records classification system, and to develop practical tools for managing records at closed universities. To this end, Seonam University, among the 13 transfer records kept by the Korea Advancing Schools Foundation, was selected as the example for this study. The peculiarities of the closing processes and the catalogs of the transfer records were reviewed, and a business function analysis was conducted. Based on the Guidelines for Prescribing Retention Period of University Records by the National Archives and the Ministry of Education, a records classification system for the closed private universities was proposed for the Records Disposition Schedule to handle the uniqueness of closed universities.
초록
본 연구에서는 법에서 명시하고 있는 대학기록관의 존속성을 보장하고, 이에 적합한 기록표준을 제시하기 위해 대학기록관에서의 기록경영시스템 표준 도입 가능성을 살피고자 하였다. 기록경영시스템 표준인 ISO 30301의 내용을 분석한 후, 이를 바탕으로 대학기록관이 ISO 30301에서 제시하는 기록경영시스템 구성요소와 요구사항을 어느 정도 갖추고 있는가를 확인하기 위해 전국의 57개 대학기록관을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 설문분석 결과와 전문가 인터뷰를 통해 현재 대학기록관의 현황을 분석하고, 이를 통해 현재 대학기록관에서 기록경영시스템 표준을 도입하기 위해 개선해야 할 8가지 사항을 제안하고, 이를 ISO 30301의 7가지 구성요소에 매핑하였다.
Abstract
This study investigated the applicability of the Management System for Records Standard (ISO 30301) in university archives. To examine the current state of the university archives, we surveyed 57 university archives based on the requirements of ISO 30301. We analyzed the current state of the university archives through survey results and professional interviews. Subsequently, we suggested eight things that need improvement for the adoption of ISO 30301 in university archives.
초록
업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.
Abstract
With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees‘ perceptions of email records management. Surveys and interviews were conducted with professors, staff, and assistants who use groupware accounts at D University, and their overall perceptions of email records management and the status of email record management, such as email production, deletion, archival, and backup of university members were gathered. A total of 185 people responded to the survey, and 12 of them were interviewed. According to the analysis, the public utilization of email was frequent, and the management of emails, such as backup and retention, was not performed well compared to deletion and storage. In addition, email is still perceived as private, and users recognize the need for email records management, but they still perceive that they are responsible for records management. The results of this study will be useful in setting the policy for email records management of universities and will help provide email record management awareness.
초록
오늘날 대학의 신입생 충원율이 급감하면서 대학의 폐교가 새로운 문제로 등장함에 따라 폐교대학의 기록물 관리가 새로운 이슈로 다뤄지고 있다. 최근 사립학교법이 개정되면서 폐교 기록물 관리를 위한 기본적인 법적 토대가 마련되었지만, 전자기록 중 행정정보 데이터세트에 관한 사항은 반영되지 못한 상태이다. 또한 공공기록물법의 개정에 따라 폐교대학의 행정정보 데이터세트도 공공기록물로서 관리되어야 하나 현재 폐교대학의 기록물 관리는 비전자기록물의 이관이나 정리에 관한 이슈가 주를 이룬다. 본 연구는 이러한 현실을 지적하며 폐교대학 행정정보 데이터세트를 공공기록물로서 관리하기 위한 방안을 도출하는 것에 중점을 두었다. 기본적으로 각종 참고문헌 및 기관의 내부자료를 바탕으로 데이터세트에 관한 이론적 논의를 검토하고 폐교대학 데이터세트 관리현황을 파악하였다. 최종적으로는 폐교대학 통합정보관리시스템의 데이터 관리를 위한 방안으로 기록화 대상 선정, 보존기간 책정, 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성, 행정정보 데이터세트 평가⋅삭제, 폐교대학 행정정보 데이터세트 종합관리체계 구축 등을 제시하였다.
Abstract
In this study, we focused on creating plans to manage the administrative information dataset of public records in closed universities. In particular, according to various reference materials and internal materials of the institution, we studied the theoretical discussion about the dataset and figured out the management status of the closed university’s dataset. Therefore, as a measure for the data management of the Comprehensive Information Management System, recording targets are selected, retention periods are determined, administrative information dataset management standards are prepared, administrative information dataset evaluation and deletion are implemented, and comprehensive management systems of closed universities are established.
초록
본 연구는 국⋅공립대학교 기록관리 담당자의 직무를 명확히 밝히고 IPA 기법을 활용하여 직종별, 경력별로 업무에 대해 인지하는 차이와 특성을 밝혀 업무의 역량강화를 위한 기초자료를 제시하는 것이 목적이다. 이를 위해 국⋅공립대학교 기록관리 담당자의 업무를 분석하고 설문조사를 실시하였으며, 통계분석과 IPA Matrix 분석을 실시하였다. 분석의 결과를 토대로 도출한 문제점에 대한 개선방안으로 국⋅공립대학교 기록연구사의 배치 의무화, 업무 수행을 위한 예산 확보, 다양한 경로를 통한 대학역사기록물 수집, 기록관리 기관 평가 보완 및 수정, 경력별에 따른 직무 역량 조절 등을 제안하였다.
Abstract
This study aims to present basic data for enhancing the capability of the work by clarifying the duties of the national and public university record management personnel and using IPA (Importance-Performance Analysis) techniques to identify differences and characteristics of the work by job and experience. To this end, the records management personnel of national and public universities were analyzed and surveyed, and the statistical analysis and IPA Matrix were conducted. As measures to solve problems derived from the results of the analysis, mandatory placement of national and public university record researchers, securing budget for performing their work, collection of university history records through various channels, supplementation and revision of records management institutions, and adjustment of job competency based on experience were proposed.