초록

본 연구는 2010년에서 2019년까지 정부합동감사에서 지적된 처리과 기록물관리 현황을 분석하였다. 15개 지방자치단체 총 43개의 감사결과를 대상으로 정량분석을 통해 처리과 기록관리 업무영역별 문제점을 다각도로 파악하였으며, 연도별 기록관리 지적사항을 분석함으로써 처리과 기록물관리 문제점을 알아보고 시사점을 도출하였다.

Abstract

This study analyzes the current status of records management in the creation organization of records identified in the joint government audit from 2010 to 2019. Various methods for quantitative analysis were conducted on 43 audit results from 15 local governments to identify problems in each area of records management for the creation organization of records. In particular, the problems were identified through an analysis of the problems in records management by year. Furthermore, implications in processing and records management were also derived through the identification of the problems in such areas and the relationships with the officer in charge of records management.

초록

많은 병원이 ‘디지털 병원’을 실현하기 위해 전자의무기록을 도입하고 있지만, 기록물 관리 및 보존에 있어서 많은 문제점이 존재한다. 전자의무기록 시스템은 병원마다 서식과 용어 등이 상이하며 의무기록 생산시스템과 의무기록관리의 표준이 없는 상황에서 OCS, PACS, EMR 등의 시스템이 독립적으로 운영됨에 따른 많은 문제점이 나타나고 있다. 의무기록을 효율적으로 관리하기 위해서는 분산 관리되고 있는 종이의무기록과 전자의무기록을 통합관리 할 필요가 있다. 따라서 본 연구에서는 의무기록관리 현황과 문제점을 알아보기 위해 J 대학병원을 대상으로 의무기록관리 현황에 대한 분석과 함께, ISO 15489의 기록관리과정을 기반으로 의무기록관리를 위한 개선방안과 통합의무기록관리시스템을 통한 의무기록관리 프로세스를 제안하였다.

Abstract

Many hospitals introduce the electronic medical record systems (EMRS) to implement a digital type of hospital. However, there are various problems in managing and preserving medical records. Systems, such as OCS, PACS, and EMR, are independently operated without formal standards related to medical records management. To manage medical records effectively, distributed medical records including paper- and electronic-type should be managed in an integrated manner. With its analysis of the current status in the management of medical records of J University Hospital, this study proposes methods to solve the problems extracted from the results of the analysis, and a management model for an integrated medical records management based on the process of records management of ISO 15489.

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대학 내 학생 관련 기록은 대학의 기능적, 사회적, 개인적 측면에서 중요성을 가지지만 여러 주체들이 생산해 내는 기록의 양이 방대하고, 관리 장소가 분산되어 있으며, 그 유형과 형태가 다양하기 때문에 체계적인 관리가 어렵다. 이에 따라 학생 기록이 가지는 중요성이 크다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고 대학의 실행은 부진한 단계에 머물러 있다. 이 연구는 대학의 행정 기록을 제외한 학생기록을 ‘학생 관련 기록’으로 정의하고, 교육 기록, 학생 창작 및 연구 기록, 학생 활동 기록으로 범주화하였다. 각 범주별로 국내외의 모범 사례를 살펴보고 명지대학교의 현황을 살펴본 후, 각 범주별로 적합한 관리 방안과 종합적 관리 방안을 제안하였다.

Abstract

Student records are essential for the functional, social, and personal aspects of the university. However, it is difficult to systematically manage such records because of the vast amount produced by several agents, the decentralization of the university’s records management system, and various types and forms produced. Despite acknowledging the importance of student records, Myongji University implements its records management system at a sluggish pace. This study defined students’ records except for the administrative records of the university as “student-related records” and categorized them into education records, student creation and research records, and student activity records. After examining the best practices in Korea and abroad, we reviewed the current status of Myongji University’s student records management system and proposed appropriate and comprehensive management plans accordingly.

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Abstract

Korea has the glorious documentary cultural heritage including Annals of the Joseon Dynasty, Memory of the World, from old times. But We had been felt into serious situation, it is very difficult to find some records of late years, through rapid changes of society in modern history. Fortunately, in 1999, “law of archives management in public sector” was enacted but It is some difficult to apply to field. Accordingly, We studied archives laws and record management systems, education systems in Japan and China, neighborhood countries and compared them with Korea's. Life cycle of Gathering, Managing, Using records & archives is reflected in China's archives law, “Dangan” and It is useful to referred to Korea. On the other hand, Japan and Korea's archives law focus on administering and capturing records and archives. In case of Management agency of archives, China has a linear managing system from state to regional agency and Japan and Korea have different system in State and Region. We recommend following items ; reform archives law, status of goverment archives, professional education and arrangement etc.

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준현용 기록은 업무에서 자주 참고하지 않아 별도의 장소에 기록을 보관하고 관리하는 기록이다. 준현용 기록관리 단계는 처리과의 기록물이 처음으로 모이는 시점이면서 현용기록과 비현용기록을 이어주는 가교 역할을 수행한다. 체계적인 기록관리를 위해서 준현용 단계의 기록관리는 매우 중요하다. 한국은 많은 기록관리 인프라가 조성되었지만 여전히 기록관리환경에서 다양한 문제점이 존재한다. 이에 미국의 준현용 기록관리체계를 고찰하고 한국의 준현용 기록관리체계와 다른 특징은 무엇이 있는지 논의하고자 한다. 이를 위해 미국의 연방 기록관리체계를 연구 범위로 선정하였으며 기록처분일정, 이관, 평가로 나누어 논의하였다. 연구의 데이터는 기록관리법과 유관기관에서 편찬한 지침, 기록관리담당자와의 서면 질의를 통해 얻었다. 연구 결과, 기록 생산기관과 준현용 기록관리기관과의 관계성, 이관측면에서의 신기술 도입, 기록보존의 민영화, 소극적 평가주체로서의 연방레코드센터 등을 파악할 수 있었다.

Abstract

Semicurrent records are documents that are stored and managed in a separate section because they are infrequently referred to in work. The semicurrent records management stage is when records from the processing department are collected for the first time, serving as a bridge between the current and noncurrent records. For systematic records management, records management at the semicurrent stage is vital. Although Korea has established numerous records centers, various problems remain in the records management environment. In response, this study examines the United States’ semicurrent records management system and discusses the features that are different from that of Korea. For this purpose, the records management system of the United States was selected as the scope of research and is analyzed through its records schedule, transfer, and appraisal. The data for the research were obtained through the relevant records management law, guidelines compiled by related agencies, and written inquiries for the records management officer. Through these methods, this study was able to identify the relationship between the federal agency and the Federal Records Center, the introduction of new technology in the aspect of transfers, the privatization of records preservation, and the status of the Federal Records Center as a passive appraisal entity.

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차세대 기록관리시스템은 어떻게 만들어야 할까? 급변하는 시스템 개발 환경하에 공공기관의 기록관리시스템은 지난 10여 년간 답보 상태로 머물러 있었다. 이런 이유에는 사용자 요구사항 수용, 기록관리 신기술 적용을 하기 어렵게 만들어진 기록관리시스템 구조적 문제가 핵심 원인이라고 본다. 본 연구의 목적은 전자기록관리 현황 분석을 통한 차세대 기록관리시스템 재설계 모형을 제시하는 것에 있다. 본 연구의 선행연구격인 ‘차세대 전자기록관리 프로세스 재설계 연구(주현미, 임진희, 2017)’ 결과와 선진 기록관리시스템의 기록관리 기술과 해외 시스템 사례를 분석하였다. 분석결과를 바탕으로 기록관리시스템 개선방향을 기능적 측면, 소프트웨어 설계 측면, 소프트웨어 배포 측면으로 분석하였고, 이 결과를 기록관리기관 유형에 적용하였다. 본 연구를 통해 마이크로서비스 아키텍처(MSA) 기반, 오픈소스 소프트웨어(OSS) 지향의 기록관리시스템을 만드는 것이 차세대 기록관리의 지향점이라고 제안한다.

Abstract

How do we create a next generation Records Management System? Under a rapidly changing system development environment, the records management system of public institutions has remained stable for the past 10 years. For this reason, it seems to be the key cause of the structural problem of the Records Management System, which makes it difficult to accommodate user requirements and apply a new recording technology. The purpose of this study is to present a redesigned model for a next-generation records management system by analyzing the status of the electronic records management. This study analyzed “A Study on the Redesign of the Next-Generation Electronic Records Management Process,” records management technology of advanced records management system, and a case of an overseas system. Based on the analysis results, the improvement direction of the records management system was analyzed from several aspects: functional, software design, and software distribution. This study thus suggests that the creation of a microservice architecture-based(MSA) and an open source software-oriented (OSS) records management system should be the focus of next-generation record management.

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최근 국가와 지방자치단체에서는 RFID 서비스 이용 비율이 높아지고 있으며, 이에 따라 기록관리기관에서도 RFID 시스템 도입을 검토하는 기관이 증가하고 있다. 하지만 현재 기록관리기관에서 사용 중인 RFID 시스템은 표준기록관리시스템의 서고관리를 위한 일부 기능만 구현되고 있어 RFID 시스템 기능 개선을 통한 보다 효율적인 비전자기록물 관리가 요구되고 있는 상황이다. 이에 본 연구에서는 기록관리기관의 비전자기록물 관리를 위해 도입 중인 RFID 시스템의 활용 현황 분석을 통한 기능 개선 방안을 제시하고자 하였다. 연구는 기록관리기관의 비전자기록물 관리 현황 분석을 위해 2007년 최초로 RFID가 도입된 국가기록원과 2016년 RFID가 도입된 지방자치단체 기록관리기관 사례를 조사하였고, 이를 통해 기록관리기관의 RFID 시스템 기능 개선 방안을 제시하였다.

Abstract

Recently, a number of record centers have reviewed the introduction of an RFID system for repository management. However, the RFID system currently in use by records management institutions is implemented with only a few functions for repository management. As such, a more efficient nonelectronic records management is required by improving the functions of the current RFID system. In this paper, the researchers proposed a method to improve its functions through an analysis of the RFID system being introduced for the management of nonelectronic records. To analyze the status of nonelectronic records management of records management institutions, the researchers investigated cases of the National Archives of Korea where RFID was introduced in 2007 and the records management institutions of local governments where RFID was introduced in 2016.

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본 연구는 공공기관의 웹기록물 관리 프로세스를 설계하고, 웹기록물 관리 업무 주체별 역할을 정의하는데 목적이 있다. 첫째, 웹기록물의 개념 및 관리 환경과 17개의 국내외 사례기관 조사, 웹 아카이빙 담당자 인터뷰를 통해 웹기록물 관리 관련 환경, 정책, 제도 등의 현황을 살펴보았다. 둘째, 국내에 적용할 수 있는 웹기록물 관리 체계를 구축하고자 웹기록물 전 생애주기 관리 프로세스를 설계하였다. 프로세스는 단기 및 중·장기 계획과 중·장기(추가사항) 계획으로 구분하였으며, 장기적인 관점에서 공공기관의 웹기록물 관리 역량 강화를 지향하도록 설계하였다. 마지막으로, 웹기록물 관리 프로세스에 관한 실무 기반을 마련하고자 웹기록물 관리의 업무 주체별(처리과, 기록관, 영구기록물관리기관) 역할을 함께 제시하였다. 더 나아가 본 연구의 결과는 웹기록물 관리의 실무를 반영한 프로세스를 구축하거나 웹기록물 관리 관련 정책, 제도 등의 수립에 활용될 수 있을 것이다.

Abstract

This study aims to develop a web records management process for public institutions and define the roles of agents in task execution. First, web records’ concept and management environment across 17 domestic and international institutions were examined, and web archiving professionals were interviewed to investigate the current status of the environment, policies, and systems related to web record management. Then, a web records life-cycle management process was formulated to create a web records management framework applicable to domestic institutions. This process was classified into short-term, medium-to-long-term, and medium-to-long-term, with additional consideration plans designed to strengthen the web records management capabilities of public institutions from a long-term perspective. Third, the roles of agents in web records management, including the processing department, archivist, and permanent records management organization, are presented to establish a working foundation for the web record management process. Finally, the study’s result can be used to build a process that reflects the practice of web records management or establish policies and systems related to web records management.

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사진기록물은 이용자가 이해하기 쉽다는 관점에서 매우 유용하고 의미 있는 기록물이라고 할 수 있다. 그러나 높은 비용과 관리의 어려움으로 인하여 상대적으로 인쇄기록물에 비교하여 디지털화가 수행된 사례가 매우 적다. 본 연구의 목적은 기존의 아날로그 사진기록물의 디지털화를 위한 개선방안 및 고려사항을 제시하는 것이다. 이와 같은 목적을 위하여 본 연구에서는 16개의 광역자치단체의 사진기록물 관리현황을 분석하였다. 또한, J광역자치단체에서 사진기록물의 디지털화와 디지털화된 사진기록물 데이터베이스 구축에 대한 사례조사를 수행하였다. 이러한 분석결과를 기반으로 사진기록물의 디지털화 및 디지털화 사진기록물에 대한 방법을 제안하였다.

Abstract

Photographic records are very useful and meaningful in the point of view that users can understand those things easily. However, there are few case of digitalizing photographic records, compared to printed records because of high cost and management limitation. The purpose of this study is to provide improvement plan and consideration for digitalizing analog photographic records. To achieve the goals, this study analyzes management status of photographic records in 16 provincial offices. Also, this study performs a case study on digitalization of analog photographic records and implementation of DB relating digitalized photographic records in J provincial office. Based on the results, this study proposes how to digitalize analog photographic records, and manage of digitalized photographic records.

초록

연구기록의 생산 및 관리는 연구 품질 확보를 위한 필수전제조건이다. 연구품질보증 시스템은 연구노트를 포함한 연구기록의 품질 요건 강화를 기반으로 하여 효과적으로 동작할 수 있다. 우리나라의 연구개발분야가 성장하고 전자연구노트 도입이 추진됨에 따라 연구의 품질보증을 위한 연구기록의 관리 방안 수립이 중요한 과제로 등장하고 있다. 이 연구의 목적은 우리나라 연구개발기관들이 연구품질을 확보하는 기반으로서 연구기록을 생산, 관리하는 과정에서의 현안을 확인하고 이에 대한 방안을 살펴보려는 것이다. 선행연구 분석을 통해 연구기록의 품질 특성을 정리하고 국내 연구기관의 연구기록 관리현황 및 현안을 살펴본 다음 GLP(Good Laboratory Practice)를 벤치마킹하여 연구기록의 관리 요건 강화를 위한 과제를 제언하고 있다.

Abstract

The research and laboratory records management is the prerequisite for quality research. Quality research assurance system can work out on the sound basis of quality research records management. It is an important task that establishing a proper research and laboratory records system for obtaining quality of research according to the rapid growth of Research and Development area in Korea and the trend of electronic laboratory notebooks. The purpose of this study is to identify issues and find a direction for solutions related to the research and laboratory records management systems. For this after analysing previous studies and current status related to the research records management and GLP(Good Laboratory Practice) is benchmarked as a best practice for quality research, some suggestions for enhancement of research records management are given as a result.