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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 연구의 목적은 기록물 공개관리의 개념과 세부업무에 대해 이해하고, 관련 업무가 어떻게 수행되고 있는지를 업무 담당자 관점에서 살펴봄으로써 기록물 공개관리와 관련한 시야를 넓히고 효율적으로 공개관리 업무를 수행하기 위한 개선방안을 마련하는데 있다. 이를 위해 본 연구에서는 문헌조사, 설문조사, 심층면담을 통해 필요한 데이터를 수집하였다. 데이터 수집을 위해 부산 지방자치단체 중 7개 기관의 기록관리 전문요원을 대상으로 기록관의 기록물 공개관리 현황에 대한 심층면담을 진행하였다. 또한 그 중 4개 기관의 처리과 업무담당자 총 40명을 대상으로 설문조사를 진행하여 처리과의 기록물 공개관리 현황을 조사하였다. 이러한 조사를 통하여, 처리과와 기록관에서 수행 중인 일련의 공개관리 업무의 현황과 그 속에서의 문제점을 밝혀내고, 지방자치단체 내에서의 자구적인 노력과 더불어 국가기록원의 실질적인 업무지원을 제안하였다.
Abstract
This study seeks to grasp the current status of and suggest improvements on records disclosure management. Data were collected through a literature review, surveys, and in-depth interviews with 7 record managers and 40 office staff in local governments. Existing records disclosures were also used as references for the discussion. With this, self-reliance efforts within local governments and active roles in central records management institutions were proposed.
초록
이 연구는 공공기록물 관리에 관한 법률이 제정된 1999년 이후 전국의 폐교(초·중·고)기록물 이관현황(보존기간, 유형별, 이관장소)을 분석하여 문제점을 파악하고 개선방안을 제안한 연구이다. 17개 시·도 교육청을 대상으로 한 정보공개 청구 결과, 1999년 이후 전국의 폐지학교는 총 1,411개로, 초등학교, 고등학교, 중학교 순으로 집계되었고, 보존기간별로는 1년-10년 기간의 기록물이 30년-영구 기간의 기록물보다 수량이 많았다. 유형별로는 전자기록물, 종이기록물, 행정박물, 시청각기록물 순으로 집계되었고 비전자기록물 대부분은 통합학교로 이관되고 전자기록물은 표준기록관리시스템(RMS)으로 이관되었음을 확인하였다. 지역 교육(지원)청 소속의 기록연구사 총 10명을 대상으로 반구조화된 심층면담을 실시한 결과, 폐교기록물 관리 지침 부재로 인해 체계적인 이관과 관리가 이루어지지 않으며 지역별 기관별 편차가 크다는 점, 웹기록물, 행정박물, 시청각기록물 이관의 어려움이 크고, 물리적 시스템적 이관 장소의 문제가 존재함을 확인하였다. 이상을 종합하여 폐교기록물 관리 지침의 제정, 전담부서 신설 및 인력 배치, 전산시스템 개선을 향후 폐교기록물 이관 및 관리 개선방안으로 제시하였다.
Abstract
This study explores the transfer of defunct school records (by preservation period, type, and place of transfer) in South Korea since the Public Records Management Act was enacted in 1999 and suggests improvements. Metropolitan and provincial offices of education, totaling 17, were asked to disclose information about the status of defunct school records. Since 1999, 1,411 schools nationwide have closed permanently, predominantly elementary schools, followed by high then middle schools. By preservation period, there were more records in the 1 to 10-year category than in the 30-year to permanent category. By record type, most were electronic records, followed by paper records, archival objects, and audiovisual records. By place of transfer, most nonelectronic records were transferred to integrated schools, and most electronic records were transferred to the Records Management System. In-depth interviews with 10 record managers from local education offices found that the management of defunct school records varies widely by region and institution because of the lack of specified manuals. Participants also reported difficulties in transferring web-based records, archival objects, and audiovisual records, as well as insufficient archival space and computer systems. This study also provides suggestions to improve the management of defunct school records, such as establishing specified manuals, creating a dedicated government department for managing defunct school records, deploying workforces, and improving computer systems.
초록
본 연구의 목적은 기록관리분야에서 갈수록 복잡한 양상을 띠는 다양한 정보공개 요구에 적절히 대응할 수 있는 방안을 모색하는 것이다. 현재 우리나라는 기록관리법에 의해 기록연구사가 기록관리를 하고 있으며, 동시에 정보공개를 함께 담당하고 있는 경우가 많다. 정보공개 업무는 단순히 정보의 공개․비공개 결정을 떠나 기관의 업무 지식과 법률적 지식을 비롯한 전문성을 필요로 한다. 그렇기 때문에 기록연구사는 정보공개 업무에 많은 어려움을 겪고 있으며, 주 업무인 기록관리에도 부담을 주고 있다. 이에 대한 개선 방안으로, 본 연구는 미국 연방정부의 정보공개를 전문적으로 담당하는 정부정보전문가(Government Information Specialist)라는 정보공개 전담 직렬의 도입을 주장하는 바이며, 이에 관한 수요를 파악하기 위해 한국의 공공기관에서 기록관리와 정보공개 업무를 병행하고 있는 실무 기록연구사를 대상으로 설문 및 심층면담을 시도하였다.
Abstract
The objective of this research is to search for measures to properly respond to the greatly increasing demands of complex information disclosure. At present, South Korea makes the deployment of records managers at public institutions mandatory through the Records Act. Records disclosure goes beyond simply deciding on the revelation and private usage of records, and requires the professionalism of institutions such as task knowledge and law-related knowledge. However, most records managers lack professionalism in the task of records disclosure despite achieving such in their regular work of managing records. As a countermeasure for such issues, this research is proposing the introduction of a series of exclusive charges in records disclosure named the Government Information Specialist, which professionally manages the records disclosure of the US government. In addition, to understand the demand of such, surveys and interviews of records managers who undertake both records management and records disclosure tasks at a South Korean public institution was also conducted.
초록
본 연구의 목적은 정부3.0에 추진에 따라 기록관리와 정보공개 체계를 수립해야 하는 상황에 놓인 정부산하공공기관들이 설명책임 강화 요구에 신속히 대응하면서 동시에 업무효율성을 높이기 위해 ‘업무관리시스템’을 도입할 것을 제안하고 기능과 개발방향성을 제시하는데 있다. 최근 기록관리와 정보공개 체계를 도입하는 정부산하공공기관들 중에 전자결재 기능 위주의 전자문서시스템을 도입하고 이에 맞춰 기록물분류기준표를 개발하는 경우가 발생하고 있다. 다종다양한 업무시스템을 운영하고 있는 정부산하공공기관들이 기록관리와 정보공개에 잘 대응하기 위해서는 문서 결재 외에도 과제관리 및 통제, 의사결정 과정을 지원하는 ‘업무관리시스템’이 필요하다고 본다. 본 연구에서는 최근 자체 기록관리시스템을 개발하고 전사적 기능분류체계를 구축한 후 기관 맞춤형 ‘업무관리시스템’을 도입하고자 정보화전략계획을 수립한 A기관의 사례를 살펴보면서 정부산하공공기관의 전자기록생산시스템의 도입 방향성을 제시하고자 하였다.
Abstract
This study aims to propose the adoption of a business management system, as well as suggest the functions and development directions for public organizations, which are required to establish the record management and information disclosure system under Government 3.0, rapidly respond to the needs for strengthening the responsibilities for explanation, and improve work efficiency. Recently, some of the public organizations that introduced the record management and information disclosure system adopted the Electronic Document System, which focuses on the function of electronic approval, and developed a records classification scheme for the system. This study aims to review the case of A organization, which recently developed an in-house records management system and established information strategy planning to adopt a customized business management system after establishing a business reference model throughout the organization, and suggests the directions of the electronic record production system for public organizations.
초록
본 연구는 서울 시내 5개 대학병원의 의무기록 관리자들이 생각하는 전자의무기록시스템 구현 시 기록관리 메타데이터 표준 요소의 중요도를 설문조사하였다. SPSS 20.0(ver)을 이용하여 중요도 점수는 5점 척도의 평균으로 도출하여 순위를 정하였고 응답자 특성에 따른 중요도 차이를 분석하였다. 90%의 응답자가 국가기록원에서 기록관리 메타데이터 표준을 고시하고 있음을 모르고 있었다. 가장 중요도가 높은 요소는 ‘비밀등급 설정’ 이었으며 ‘의무기록 접근행위종류’, ‘내부직원 권한 설정’, ‘의무기록 이용접근자’ 요소가 그 다음 순위를 보여 기록정보보호 측면에서의 관리 기능 강화를 필요로 함을 알 수 있다. 개인 프라이버시 보호를 위하여 ‘외부공개’는 중요도가 낮은 관리요소로 평가되었으나, 전자의무기록 도입 7년 이상인 기관의 관리자들은 7년 미만의 관리자 보다 유의하게 이 세 가지 요소의 중요도를 높게 평가하였다. 이는 정보 축적에 따라 의학연구, 의학교육 등에서의 정보 이용에 대한 관리 기준과 시스템상의 적용이 필요함을 보여준다.
Abstract
To comprehend the importance and necessity of record management metadata standard implemented in an electronic medical records system, a survey was undertaken to 50 medical records managers in charge of 5 major hospitals in Seoul. Analysis of the survey results was performed by averaging the responses given by those who answered the survey. SPSS was utilized for statistical analysis. Managers of medical records placed importance on metadata that are related to security of records, such as “levels of security”, “types of access to medical records”, “levels of authorization granted to personnel”, and “users accessing medical records”. It shows that these managers need the functions of privacy protection in ERMS. Metadata on “external disclosure” had the lowest level but those surveyed with more than 7 years of experience placed greater importance in this area more those surveyed with less than 7 years of experience in a hospital. This shows that managers need the functions of external disclosure to meet the needs of third partiesfor medical research and medical education.
초록
본 연구는 기록연구사의 정체성이 명확하지 못하고 기록연구사의 역할이 정확히 인식되지 못하고 있다는 문제의식에서 출발하였다. 그래서 기록연구사가 어떤 직무를 하고 있고 어떤 직무를 수행해야 하는지를 파악하고자 하였다. 이에 직무분석방법을 이용하여 기록연구사의 직무정보를 파악하였으며 AHP 분석을 이용하여 기록연구사의 핵심직무를 파악하였다. 그 결과 기록관리정책수립, 교육, 생산제어, 기준관리, 수집, 이관, 정리/기술, 평가, 폐기, 서고관리, 공개, 열람서비스, 기록관리시스템 영역이 핵심직무로 분석되었다. 그리하여 기록연구사의 정체성과 역할을 제시하고 직무의 우선순위를 제시할 수 있었다.
Abstract
This study started from recognizing the problem that neither the identity nor the role of records managers is clarified enough. Therefore, this study identifies the function of the records managers and how it should be carried. The method of functional analysis was used to collect information, and then the AHP method to analyze te core functions of the records managers. As a result, core functions were identified as follows: records management policy making, education, production control, records schedule management, collecting, transferring, description, appraisal, de-accessioning, records center management, disclosure, perusal service, and records management system. Therefore, this study presents that identity and role of the records managers as well as the priorities of the job.
초록
정보공개가 활발히 일어나면서 기록관리의 허점이 드러나기 시작했다. 국가의 중요문서가 폐기되어 사라지거나 ‘비밀’이라는 명분으로 공개되지 않는 등 기록 관리 전반에 걸쳐 많은 문제가 지적된 것이다. 비밀기록은 궁극적으로 비밀을 해제하여, 공개하고, 활용함으로써 기록이 지닌 특성과 가치를 구현해야 한다. 그러나 사적으로 충분한 가치가 있는 기록들임에도 단지 보존기간이 만료되었다는 이유만으로 무원칙적이고 형식적으로 폐기작업이 진행되고 있다. 이 연구는 이러한 상황에 대한 인식에서 우리나라의 비밀기록에 관련한 전반적인 제도와 현황을 논의의 대상으로 삼아 이에 대해 해석하고 조사한 것이다. 특히 비밀기록이 많이 생산되는 특수자료관의 현황을 중점적으로 살펴보고, 비밀기록과 관련된 문제점과 개선방안을 제시하였다.
Abstract
As information disclosure is actively requested, loopholes of the government's Records Management System have exposed. Important documents of government have been disposed, lost, and closed to the public by the reason that they are ‘classified.’ This study starts from the recognition of these problems. Researches on classified records are necessary to reveal the historical truth. The purpose of this study is to examine the organization of Records Management System and the management of classified documents of the government institutions. Through the analysis of actual condition of classified records management, it is found that the classified records management is poorly implemented in Korea. This study especially deals with the classified records management system in special records management institutions such as legislative, judiciary, and military agencies. Though this study deals with a specific part of government, it may contribute to improvement of classified records management in government as a whole.
초록
본 연구는 대통령기록을 둘러싼 현재 진행형의 문제들에 대한 제도적 대안을 모색하는 데 목적이 있다. 이를 위해 본 연구는 대통령기록 관련 법령의 연혁을 살펴보고, 대통령지정기록제도를 중심으로 한 대통령기록의 보호와 공개에 관한 이슈들을 논의하고자 한다. 2013년 4월 입법 발의된 「대통령기록물 관리에 관한 법률」(일부개정법률안)의 의의와 문제에 대한 비판적 분석을 바탕으로, 대통령기록을 둘러싼 대통령기록의 범주, 관리주체, 지정대리인, 생산 관리 등 4가지 쟁점을 논의하고, 대통령기록의 보호와 공개에 대한 정책적 대안을 제시한다. 대통령기록관리기관의 독립성 보장을 위해 대통령기록관리기관의 전문성 및 중립성 확보, 위상과 기능 회복 및 강화, 대통령기록관리 책임 주체의 임기와 신분 보장이 요구되며, 대통령기록관리의 혁신을 위해 생산 관리의 강화와 보호 및 공개의 강화가 시급함을 주장한다.
Abstract
The study aims at providing alternative strategies for ongoing issues concerning presidential records. It reviews a history of legislation about presidential records management and discusses issues on protection and disclosure of access-restricted presidential records. Four major issues—presidential records’ category, management authority, designated representative, and production control—are argued. As a result, this study proposes solutions to guarantee the independence of presidential records management agency and to innovate a presidential records management process.
초록
이 연구는 기초자치단체의 공무원을 기록과 기록정보서비스의 핵심적인 이용자로 인식하고, 주이용자의 요구에 부합하는 기록과 서비스를 제공하기 위하여 이들의 기록이용행태와 기록에 관한 요구사항을 파악하고자 하였다. 이를 위해서 정보공개청구를 통해 획득한 2017년 3분기 동안의 기록관 및 표준기록관리시스템(표준RMS)의 이용 빈도 자료를 바탕으로 기록 이용 횟수와 기록을 많이 이용하는 상위 부서를 확인하였다. 다음으로, 수도권 기초자치단체 공무원을 대상으로 설문을 수행하여, 일반적인 기록의 이용행태, 기록관리시스템의 이용 및 기록관 이용에 대한 의견을 수렴하였다. 이를 바탕으로 기초자치단체 기록관 운영 측면, 기록관리시스템 측면, 기록서비스 측면에서의 개선사항을 제시하였다.
Abstract
This study recognized the public servants of the local governments as the principal users of the records centers. It also attempted to identify their records usage behavior and the requirements of record usage so that records and services that meet their needs as the main users would be met. Therefore, the researchers identified through an information disclosure request the highly ranked departments that use records more than the others based on their usage frequency of the records centers and the standard records management system (standard RMS) during the third quarter of 2017. A questionnaire survey was subsequently conducted to the public servants of the local governments in the metropolitan area. The questionnaire identified the users’ opinion on general usage behavior, usage of standard RMS, and usage of the records center. Based on the survey results, improvements in the management of the records centers the record management system, and the record services of the local governments were suggested.
초록
사회적 이슈에 따른 한시기관이 설립이 늘어남에 따라, 한시기관의 특성을 반영한 기록물 관리에 대한 중요성이 부각되고 있다. 그러나 기록물 관리 관련 법령의 모호함, 제한된 업무 인원, 기록물 관리에 대한 인식 부족 등으로 인해 한시기관 기록물 관리가 제대로 수행되고 있지 않다. 이에 본 연구는 법령과 실무 사이의 괴리를 파악하고 이에 대한 개선방안을 도출하고자 한다. 이를 위해 먼저 선행연구를 통해 한시기관의 개념 및 특성을 정립하고, 행정위원회 현황 및 정보공개청구를 통해 다양한 한시기관들의 기록물 관리현황을 파악하였다. 마지막으로 법령에 따라 관련 기관들을 선정, 심층 면담을 실시함으로써 실제 업무를 수행할 때 나타내는 문제점을 도출하였으며 이를 해결하기 위한 방안을 법․제도적 측면, 기록물 관리업무 측면으로 나누어 제안하였다. 본 연구는 한시기관 기록물 관리를 위한 전체 프로세스를 살펴보았다는 점에서 의의가 있으며 제안된 개선안은 향후 한시기관 기록물 관리가 효율적으로 수행될 수 있는 밑거름이 될 것이다.
Abstract
With the increase of the establishment of temporary institutions in accordance with social issues, the importance of managing records that reflect the characteristics of temporary institutions is highlighted. However, because of the ambiguity of laws related to records management, the limited number of employees, and the lack of awareness of records management by temporary institutions, the records management has not been carried out properly. Therefore, this study seeks to identify the gaps between statutes and practices and derive improvement measures for them. As such, the concept and characteristics of temporary institutions were identified through requests for disclosure of information. Moreover, the status of the administrative committee and the records management status of various temporary organizations were determined as well. Finally, improvement measures were drawn and proposed in terms of law, system, and record management by selecting relevant institutions in accordance with the Act and conducting in-depth interviews. This study is significant as it monitored the entire process of managing the records of existing time organizations and will serve as the basis for efficiently managing the future ones.