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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
기록물 보존챔버란 소량의 중요기록물을 안정성 높은 보존환경에서 영구보존하는 데 적합한 장비이다. 이 장비는 소량의 기록물을 영구보존하기 위한 공공기관이나 민간단체에서 기록물을 경제적이면서 안전하게 장기보존하기에 적합한 장비이다. 본 연구는 지방기록관의 기록물 보존현황 조사를 통해 보존챔버의 필요성을 분석한 후 보존챔버의 핵심부분을 설계함으로 기록물을 안정적이면서 경제적으로 보존할 수 있는 방안을 모색하였다. 기록물 보존챔버는 크게 기록물을 보존하는 보존공간, 보존환경 유지를 위한 공기정화장치부, 보존환경을 모니터링하기 위한 환경측정장치부로 구성된다. 기록물 보존공간은 외부 공기의 출입을 막고 내부공기가 순환함으로 항온항습 유지 및 유해가스 제거가 가능하도록 하였다. 이렇게 설계된 보존챔버는 소량의 기록물을 서고에서 보존할 때보다 더 경제적으로 보존할 수 있는 것으로 산출되었다.
Abstract
The archives preservation chamber is an equipment that is able to store important archives with air-cleaning and isothermal-isohumidity control functions to permanently store archives in a highly safe environment. The chamber can only store small amounts of archives but it is crucial for organizations preserving archives to economically store a variety of archives, be it a medium or a small amount of documents. An arm of this study researches the current preservation status of the local record center to determine the need for such a chamber. In addition, in order to improve the air-cleaning and isothermal-isohumidity functions, the researchers of this study have conducted analyses to design the core parts. The preservation chamber that had been designed includes an archives preservation area, air-cleaning equipment, and environment measurement equipment. A preservation chamber is used to preserve small amounts of important archives safely. Thus, when a local record center is preserving various types of archives in small or medium quantities in a stack room, the preservation chamber can be used to aid their long-term preservation.
초록
기록물은 과거와 현재를 포함하는 시간적 특성, 특정 언어에 제한되지 않는 언어적 특성, 기록물이 갖고 있는 다양한 유형을 복합적으로 갖고 있다. 기록물의 생성, 보존, 활용에 이르는 생애주기에서 텍스트, 영상, 음성으로 구성된 데이터의 처리는 많은 노력과 비용을 수반한다. 기계번역, 문서요약, 개체명 인식, 이미지 인식 등 자연어 처리 분야의 주요 기술은 전자기록과 아날로그 형태의 디지털화에 광범위하게 적용할 수 있다. 특히, 딥러닝 기술이 적용된 한국어 자연어 처리 분야는 다양한 형식의 기록물을 인식하고, 기록관리 메타데이터를 생성하는데 효과적이다. 본 논문은 한국어 자연어 처리를 기술을 소개하고, 기록 관리 분야에서 자연어 처리 기술을 적용하기 위한 고려사항을 논의한다. 기계번역, 광학문자인식과 같은 자연어 처리 기술이 기록물의 디지털 변환에 적용되는 과정은 파이썬 환경에서 구현한 사례로 소개한다. 한편, 자연어 처리 기술의 활용을 위해 기록관리 분야에서 자연어 처리 기술을 적용하기 위한 환경적 요소와 기록물의 디지털화 지침을 개선하기 위한 방안을 제안한다.
Abstract
Records have temporal characteristics, including the past and present; linguistic characteristics not limited to a specific language; and various types categorized in a complex way. Processing records such as text, video, and audio in the life cycle of records’ creation, preservation, and utilization entails exhaustive effort and cost. Primary natural language processing (NLP) technologies, such as machine translation, document summarization, named-entity recognition, and image recognition, can be widely applied to electronic records and analog digitization. In particular, Korean deep learning–based NLP technologies effectively recognize various record types and generate record management metadata. This paper provides an overview of Korean NLP technologies and discusses considerations for applying NLP technology in records management. The process of using NLP technologies, such as machine translation and optical character recognition for digital conversion of records, is introduced as an example implemented in the Python environment. In contrast, a plan to improve environmental factors and record digitization guidelines for applying NLP technology in the records management field is proposed for utilizing NLP technology.
초록
기록학에서 집단 기억, 사회적 기억에 대한 관심이 높아지고 있으나, 아직 그 이론적 배경을 고찰한 연구는 많지 않다. 기억이 가지는 포괄성이 기록이 가지는 제한된 역사기술을 보완할 수 있다는 점에서 서구의 많은 학자들은 아키비스트가 문자화된 기록뿐만 아니라 도처에 만연해 있는 기억을 수집해야 한다고 주장한다. 아키비스트의 사회적 역할에는 공유되고 전승되는 기억을 통해 한 시대를 살고 있는 사람들의 모습을 재구성해야 함이 포함된다. 기억이 가지는 사회적 특성은 주류문화 위주 기록문화의 한계성에 도전하고, 비주류문화, 비기록문화의 역사를 포함하고 전승하도록 한다. 이러한 기억의 담론에서 아키비스트는 기록관에 수집하고 보존할 역사의 내용이 문자화된 지배집단의 기록에만 한정할지, 소외받고 배제되는 사회집단을 포함할 것인지 결정하는 역사의 중요한 권력자다. 본 연구에서는 기억에 대한 이론적 배경을 고찰하고, 역사와 기록이 기억의 담론에서 어떻게 인식되고 설명되는지 살펴본다. 결론에 갈음하여, 기억의 담론에서 기록관과 아키비스트의 역할을 논의한다.
Abstract
In archival discourse, social memory has been discussed for some time. Despite this, however, theoretical studies have not been prolific at all in the Korean archival community. Many Western scholars have argued that archivists should consider memory rather than records for archival preservation because the inclusiveness of the former will fill the gaps in the latter. Social memory that is shared and transmitted across generations in society would include the stories of marginalized groups of people who are often neglected in official documents. Archivists can reconstruct the diverse narratives of a variety of social groups based on social memory, and this would be their social responsibility. In this sense, it is archivists who exercise power regarding how history will be written in the future because they determine what would be preserved in archives: mainstream culture with official records or a broader spectrum of diverse stories of people in society. From this perspective, this paper intends to understand how memory is discussed in archival discourse and to review how archives and history are associated with memory in theories and practices.
초록
ISO 30301 기록경영시스템 표준 제정으로 인해 기록관리가 경영적 차원에서 추진될 수 있는 표준체계가 마련되었지만, 인증을 받은 기관은 극소수이며 알려진 사례도 많지 않다. 이 연구의 목적은 ISO 30301 표준 인증을 획득하고자 하는 공공기관에 적합한 기록경영시스템을 구축할 수 있는 필수 요건을 제시하며, 실무적으로는 우수한 성공 사례를 통해 인증 관련 제반 사항을 숙지하여 표준을 도입하는 데 도움이 되고자 한다. 이를 위해 먼저 인증을 획득한 공공기관 및 지방자치단체의 출자⋅출연기관의 사례와 인증기관을 조사하여 분석하였다. 정보공개청구를 통한 내부문서 분석을 진행하였고, 공공기관 직원 4명과 인증기관 심사원 1명에 대한 인터뷰를 통해 인증심사 과정을 경험한 담당자 개인의 노하우와 전문지식을 포착하였다. 사례연구를 통해 인증을 획득하려는 기관이 효과적으로 인증을 획득할 수 있도록 1단계에서 5단계까지 수행 범위를 나누어 ‘ISO 30301 표준 인증 프로세스’를 제시하였다. 마지막으로 이를 토대로 인증을 효과적이고 실질적으로 획득하는 방안을 5가지로 제안하였다.
Abstract
Although the ISO 30301 Management Systems for Records (MSR) Standard has established a standard system for records management to be promoted at the management level, only a few institutions have been certified, and there are few known cases. The purpose of this study is to present essential requirements for the establishment of MSR suitable for public institutions that want to acquire ISO 30301 standard certification, and through excellent cases of success in practice, various matters related to certification were used to help in the introduction of the ISO 30301 standard. In this study, cases of certified public institutions, local government funding agencies, and certification bodies (CB) were investigated and analyzed. In addition to the analysis of internal documents obtained through information disclosure requests, interviews were conducted with four public agency employees and one certification body auditor to capture the know-how and expertise of the individuals in charge who went through the certification screening process. Through the case study, the scope of the performance was divided into 1 to 5 stages so that organizations that want to acquire the certification can effectively obtain a certification, and the ISO 30301 Standard Certification Process was presented. Lastly, five ways were proposed to ensure that certification could be obtained effectively and practically.
초록
이 연구의 목적은 2009년 「공문서등 관리에 관한 법률」의 제정․공포를 계기로 지금까지 진행되고 있는 일본 기록관리 제도 개혁의 추진 동력과 주요 내용을 고찰하려는 것이다. 일본 기록관리 제도 개혁의 ‘핵심 기재’로는 공문서관리법의 목적과 취지를 각 행정기관에 실효성 있게 적용시키는 법령의 체제, 즉 ‘법령=>가이드라인=>각 행정기관의 문서관리규칙’으로 이어지는 ‘다층 구조’, 그리고 법령의 ‘법적 준수’ 관련 규정과 이러한 규정들의 철저한 시행을 담보하는 심의 기구로서의 공문서관리위원회임을 확인하였다. 제도 개혁의 주요 내용으로는 공문서관리위원회의 「行政文書の管理に関するガイドライン」(가이드라인)의 개정을 통한 동일본대진재 관련 기관들의 대책회의 기록의 의무 작성과 각료들이 참석하는 각종 중요 회의 기록의 의무 작성 사례를 대표적인 것으로 소개하였다. 또한 ‘国立公文書館の機能․施設の在り方に関する調査検討会議’(조사검토회의) 활동을 통해 집권 여당의원들을 적극적인 지원하에 추진되는 ‘새로운 국립공문서관’ 건설 관련 상황과 그 의미를 확인하였다.
Abstract
The purpose of this study is to examine the driving forces and main contents of the reform of the records and archives management system in Japan from the 2009 enactment of the Public Records and Archives Management Act. The key essentials of the reform can be explained in two ways. First is through the legal system, a multilayer structure of the law and guidelines to the institutional documents management regulations for an effective application to each administrative institution. The other is the Public Records and Archives Management Commission, a deliberative body that guarantees the rigorous application and enforcement of the rules and regulations. One of the remarkable outcomes from the reform is the compulsory creation of minutes of the countermeasure meetings in government agencies related to the Great East Japan Earthquake Disaster, as well as the various significant cabinet meetings through a revision of the Guidelines for Public Administrative Records Management. In addition, the new construction of the National Archives of Japan and its meaning have been examined. It is being pushed ahead, with the active support of the ruling party members, through activities such as research and review meetings for improving the functions and facilities of the National Archives of Japan.
초록
2004년 9월 ‘국회전자문서시스템’이 도입된 이래, 국회 전자기록물 생산은 매년 급증하고 있다. 2011년 9월 현재 ‘국회기록관리시스템’이 인수받은 전자기록물은 전체 이관기록의 72%인 24만여 건에 달한다. 하지만 국회 전자기록물의 장기적 관리와 보존을 책임져야 할 국회 전자기록물 관리체계는 많은 문제점을 노정하고 있다. 이에 본 연구는 국회전자기록물의 효율적 관리와 보존을 위해 전자기록물 관리체계의 개선이 시급하다는 인식 아래, 이에 대한 개선방안을 논의하는 데 목적을 둔다. 이론 연구로서 의회기록의 정의와 관리체계의 변화를 살펴보고, 우리 국회의 전자기록물관리 현황을 법령, 관리주체, 관리대상, 관리시스템 연혁, 관리시스템 프로세스, 관리시스템 기능의 영역으로 나누어 분석한다. 이를 바탕으로 국회기록보존소를 중심으로 한 국회 전자기록물 관리체계를 해외 의회기록관리기관의 사례와 함께 비판적으로 분석한다. 결론에 갈음하여, 국회 기록관리주체의 독립성․전문성 강화, 관리대상 기록물의 확대․통합, 법령 개정, 시스템 고도화라는 4가지 개선방안을 법제도 영역과 시스템 영역으로 크게 구분하여 제안한다.
Abstract
Since ‘the National Assembly Electronic Document System’ was introduced in September 2004, the amount of electronic records production in the Nation Assembly has been on a rapid increase. The number of electronic records which ‘the National Assembly Records Management System’ took over until September 2011 is ‘240,000’, 72% of the total transferred records. However, the National Assembly's electronic records management has a number of serious problems concerning electronic records long-term management and preservation. In the context, this study aims at discussing alternative strategies for effective management and preservation of the Nation Assembly electronic records. In the theoretical aspect, it reviews ‘parliament records’ definition and management trend. As a case study, it explores the present state of ‘the National Assembly Records Management System’ ranging from legal aspects to technical aspects. Based on these researches the study critically analyzes the Nation Assembly’s electronic records management in comparison with overseas cases. As a result it provides alternative plans of four major areas, including law, management body, management object and technical system, to improve the National Assembly’s electronic records management.
초록
이 연구는 과학기술분야 정부출연연구기관(이하 ‘과기출연’)에서 생산하는 연구관리기록물의 관리 필요성을 제기하고 ‘관리 매뉴얼(안)’을 제시하였다. 이를 위해 과기출연의 기록물 관련 규정을 수집하고 연구관리 총괄담당자를 대상으로 설문조사와 인터뷰를 시행하였다. 조사 결과 연구관리 담당자 및 담당부서 배치율(100.0%)에 비해 기록물관리 전문요원(33.3%~50.0%) 및 기록관리부서 배치율(23.1%)은 저조했다. 기록물관리규정 제정율은 26.4%였고, 73.7%의 기관이 문서관리규정 혹은 사무관리규정만으로 기록물을 관리했다. 연구관리기록물은 규정된 수집범위 없이 기관 역량에 따라 수집되며, 기록물 누락․훼손․망실 대비책 또한 미진했다. 연구관리기록물의 생산현황을 파악하지 않은 기관도 있었다. 이에 대응방안으로 ‘관리 매뉴얼(안)’을 제시하여 기록물관리 전문요원 배치, 기록물관리 담당부서의 설치, 생산현황 통보를 의무화하고 기록관에 준하는 시설․장비 설치를 권장하였다. 덧붙여 표준화된 수집범위를 제시하고, 연구관리기록물 관리 방법을 구체적으로 기술하였다.
Abstract
This study suggested the necessity of the management of R & D management records produced from government-supported science research institutes (the so-called “gwagichulyeon”) and of a record management manual (item). As such, it gathered rules with regard to record management, conducted a survey, and interviewed general R & D managers. As a result of the research, the ratio of the arrangement of R & D managers to R & D management departments is 100%; however, the ratio of the arrangement of record managers is 33.3%-50%, and the ratio of the arrangement of record management departments is 23.1%, which was poor. The enactment ratio of record management rules is 26.4%, and 73.7% of institutes has managed their records under the provision only of document management rules or only of office management rules. R & D management records has been collected according to an institute’s capability without a prescribed collection scope, and the conditions with regard to the omission, damage, and loss of records were poor. There are institutes that did not comprehend the production status of R & D management records. Thus, as a response, this study suggested a record management manual (item) established for the arrangement duties of record managers and record management departments as well as for notifications on the status of R & D management records. In addition, this study produced a standardized collection scope and described how to manage R & D management records.
초록
업무과정을 철저하게 기록화하기 위해서는 업무관리와 기록관리가 통합적으로 이루어져야 한다. 이를 위해 업무분류표와 기록분류표를 통합한 기록분류체계 수립이 적합하지만, 지금까지 기록분류체계 수립을 위해 이용된 절차 및 방법론들은 일반조직, 단체 등에서 지침으로 활용하거나 분석을 수행하기에는 구체성이 부족하다. 본 연구에서는 이러한 인식을 바탕으로 업무관리와 기록 관리를 유기적으로 연계시킬 수 있는 기록분류체계 개발을 위해 다음과 같이 방법을 구체화 하였다. 우선 기록분류체계 개발을 위한 분류의 원칙으로 기능분류를 선택하였다. 그 다음으로 기록분류체계 개발을 위해 구체적인 방법을 제시하였다. 이를 위해 호주의 기록관리 업무분석 표준인 DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems)와 AS 5090을 분석, 비교 하였고, 이를 토대로 정보공학과 경영학에서 업무분석시 사용되는 방법론과 보완할 부분을 연구하여 구체적인 기록분류체계 개발 방법을 제시했다. 이와 같이 구체화한 기록분류체계 설계를 위한 개발 모형을 친일반민족행위진상규명위원회에 적용하여 검증하였다는데 본 연구의 그 의의가 있다.
Abstract
There should be an integration between work management and records management in order to document the work processes thoroughly. It's proper to establish a records classification system to have the work classification and record classification table integrated for that purpose. But the conventional procedures and methodology used for records classification system development lack specific features to be used as voluntary guidelines of a common organization or group and to conduct analysis. Recognizing the problems, this study suggested the specific methods of records classification system development to link work management and records management organically. First, the functional classification was chosen as the principle of classification for records classification system development. Then concrete methods of records classification system development were suggested. Analysis and comparison were made for the DIRKS(Designing and Implementing Recordkeeping Systems), which is the standard records management and work analysis of Australia, and AS 5090. The results were used to suggest specific methods of records classification system development in conjunction with the research into the methodology employed for work analysis in information engineering and business administration to compensate for its weakness. The significance of the study can be found in that it suggested the methods of typical records classification system development in connection with records classification, and that it applied them to the Presidential Committee for the Inspection of Collaborations for Japanese Imperialism and tested them.
초록
캐나다 거시평가제도의 궁극적인 목표는 당대의 사회상을 기록을 통해 형성시키는 것이라 할 수 있다. 즉, 기록물이 생산되는 그 시대의 사회구조 속에서 기록물이 갖게 되는 의미를 평가하는데 목적이 있다. 이렇게 사회에 가장 큰 영향을 주고받는 조직체는 ‘정부’라는 유기체로 파악하고, 이를 문서화하기 위해서는 정부의 기능분석을 강조한다. 따라서 거시평가 제도는 기능분석을 통해서 가장 중요한 기능을 수행하는 부서인 OPI를 식별하는 것이 핵심이다. 또한 국가와 시민과의 상호작용에 대한 거버넌스 연구를 진행한다. 이러한 연구를 바탕으로 비로소 거시평가 가설이 형성되고, 기록을 통해서 이를 검증하는 단계가 거시평가의 방법론이라고 할 수 있다. 본 논문은 현대 평가의 주류를 이루고 있는 거시평가 방법론에 주목하여, 캐나다에서 실제로 실행되고 있는 거시평가의 제도분석을 목적으로 한다. 이를 위해서 캐나다 국립기록청에서 발행한 정부기록처분프로그램 관련 문건과 논문을 분석함으로서, 실제로 평가가 이루어지는 구체적인 과정을 살펴보고자 한다. 또한 한국의 평가 제도를 분석하여 문제점을 밝히고, 캐나다의 평가제도에서 벤치마킹할 수 있는 부분을 도출하였다.
Abstract
The final goal of the macro appraisal model of Canada is that the figure of society of the day is made by the record. The goal is that we evaluate the meaning documentary have in the social structure of the day to produce records. The organization to be affected much the society is recognized as the organism, ‘Government’ and the function analysis of the government is emphasized in order to be the documentation. Therefore, it is essential in the macro appraisal model that OPI, the department to carry out the very important function is identified. Also the research of governance about interaction of country and citizen is studied. Based on these studies, the macro appraisal theory is made and it can be macro appraisal methodology that these theory is verified through records. the government of Canada have operated macro appraisal model reflected the figure of the society since 1990's, on adapting the change of the record production of modern. This model of Canada is systemized concretely and the government of Australia introduced the model benchmarking the Canada's. The England and the Holland is bringing up the result of the project introduced the macro appraisal method. Therefore the macro appraisal is the method and the theory noticed globally in the field of appraisal of modern. Throughout the analysis of the macro appraisal system of Canada, how to select the record reflected the figure of the society is proposed, and concrete practice is also present, and concrete practice is also present. Also the improvement method of the appraisal system in Korea is considered.
초록
본 연구에서는 텍스트 마이닝 기법을 활용하여 국내 기록관리 연구 분야의 비정형 텍스트 데이터인 국문 초록에서 사용된 키워드 빈도를 분석하여 키워드 간 거리 분석을 통해 국내기록관리 연구 동향을 파악하는 것이 목적이다. 이를 위해 한국학술지인용색인(Korea Citation Index, KCI)의 학술지 기관통계(등재지, 등재후보지)에서 대분류(복합학), 중분류(문헌정보학)으로 검색된 학술지(28종) 중 등재지 7종 1,157편을 추출하여 77,578개의 키워드를 시각화하였다. Word2vec를 활용한 t-SNE, Scattertext 등의 분석을 수행하였다. 분석 결과, 첫째로 1,157편의 논문에서 얻은 77,578개의 키워드를 빈도 분석한 결과, "기록관리"(889회), "분석"(888회), "아카이브"(742회), "기록물"(562회), "활용"(449회) 등의 키워드가 연구자들에 의해 주요 주제로 다뤄지고 있음을 확인하였다. 둘째로, Word2vec 분석을 통해 키워드 간의 벡터 표현을 생성하고 유사도 거리를 조사한 뒤, t-SNE와 Scattertext를 활용하여 시각화하였다. 시각화 결과에서 기록관리 연구 분야는 두 그룹으로 나누어졌는데 첫 번째 그룹(과거)에는 "아카이빙", "국가기록관리", "표준화", "공문서", "기록관리제도" 등의 키워드가 빈도가 높게 나타났으며, 두 번째 그룹(현재)에는 "공동체", "데이터", "기록정보서비스", "온라인", "디지털 아카이브" 등의 키워드가 주요한 관심을 받고 있는 것으로 나타났다.
Abstract
This study aims to analyze the frequency of keywords used in Korean abstracts, which are unstructured text data in the domestic record management research field, using text mining techniques to identify domestic record management research trends through distance analysis between keywords. To this end, 1,157 keywords of 77,578 journals were visualized by extracting 1,157 articles from 7 journal types (28 types) searched by major category (complex study) and middle category (literature informatics) from the institutional statistics (registered site, candidate site) of the Korean Citation Index (KCI). Analysis of t-Distributed Stochastic Neighbor Embedding (t-SNE) and Scattertext using Word2vec was performed. As a result of the analysis, first, it was confirmed that keywords such as “record management” (889 times), “analysis” (888 times), “archive” (742 times), “record” (562 times), and “utilization” (449 times) were treated as significant topics by researchers. Second, Word2vec analysis generated vector representations between keywords, and similarity distances were investigated and visualized using t-SNE and Scattertext. In the visualization results, the research area for record management was divided into two groups, with keywords such as “archiving,” “national record management,” “standardization,” “official documents,” and “record management systems” occurring frequently in the first group (past). On the other hand, keywords such as “community,” “data,” “record information service,” “online,” and “digital archives” in the second group (current) were garnering substantial focus.