초록

전자기록물의 이관할 때, 전자기록물의 필수 메타데이터의 검증과 실제 문서에 있는 메타데이터를 이용한 검증도 중요하다. 본 연구에서는 전자기록물에 포함된 다양한 형식의 전자파일 중에서 본문파일에서 메타데이터를 추출하고 항목별로 분류한 후 이관되는 메타데이터 항목과 비교 검증을 위한 기술 개발을 연구하였다. 해외에서 개발된 추출 도구와 달리 국내 전자결재 형식을 감안하여 첨부된 본문파일에서 메타데이터를 추출하는 기술을 개발하였으며, 기록물 문서 메타항목에 저장된 원 메타데이터와 추출 메타데이터간 비교 검증을 수행하는 도구를 개발하였다.

Abstract

When migrate electronic records, the validation of the required metadata in electronic records and verified with the metadata in the document are also important. This paper presents a method and implements a tool to extract data from files in various formats and use them to validate metadata associated with the files in electronic records. Compared to other metadata extraction tools, especially developed in foreign countries, the standard form of documents used in Korean government is taken into account and metadata is extracted from the content of files. The tool compares the extracted data to encapsulated metadata for validation.

초록

4차 산업혁명의 기반으로서 블록체인은 다양한 산업에서 신성장 동력을 만들어내는 중요한 핵심 인프라이면서 기술로 자리를 잡아가고 있다. 세계적으로 블록체인에 대한 관심이 기업과 기관의 환경으로 빠르게 확산되고 있다. 본 연구에서는 블록체인 기술의 특성 및 동향을 조사 및 정리하고 공공기관 기록관리부분에 블록체인 기술의 적용이 필요한지 알아보았으며 공공기관의 기록관리분야의 구축절차 및 구축방법을 문헌으로 연구하였다. 최종적으로 기록물관리분야에 블록체인 기술을 적용하여 아카이브체인(Archivechain)모델을 제안하고 어떠한 기대가 예상되는지 기술하고자 하였다. 전자문서의 기록관리 과정을 기록한 트랜잭션이 블록체인에 탑재되게 되면 단편적으로 비연계되었던 기록관리 표준업무 처리 과정에 모든 단계 정보를 한 번에 확인 할 수 있다. 전자기록관리시스템에 블록체인기능이 탑재된다면 문서를 획득․등록하여 문서를 생산한 자가 메타데이터 및 정보를 입력한 후 모든 내용을 저장하고 분류한다. 그렇게 되면 생산현황보고의 절차가 간결하게 될 것이고 원문정보공개서비스를 통해 실시간으로 정보를 제공할 수 있다. 아카이브체인(Archivechain)은 전자문서생산시스템과 기록관리시스템이 일체되었다는 가정하에 하이퍼레저 플랫폼을 적용하여 BaaS형 클라우드 인프라를 적용한 모델이다. 스마트하고 전자 정부로 진보하는 기록관리 체계를 만들기 위해 공공 기록물관리의 모든 생애주기에 블록체인에 배치함으로써 흩어져 있는 정보를 하나로 모을 수 있는 문제를 해결 할 수 있다.

Abstract

As the foundation for the Fourth Industrial Revolution, blockchain is becoming an essential core infrastructure and technology that creates new growth engines in various industries and is rapidly spreading to the environment of businesses and institutions worldwide. In this study, the characteristics and trends of blockchain technology were investigated and arranged, its application to the records management section of public institutions was required, and the procedures and methods of construction in the records management field of public institutions were studied in literature. Finally, blockchain technology was applied to the records management to propose an archive chain model and describe possible expectations. When the transactions that record the records management process of electronic documents are loaded into the blockchain, all the step information can be checked at once in the activity of processing the records management standard tasks that were fragmentarily nonlinked. If a blockchain function is installed in the electronic records management system, the person who produces the document by acquiring and registering the document enters the metadata and information, as well as stores and classifies all contents. This would simplify the process of reporting the production status and provide real-time information through the original text information disclosure service. Archivechain is a model that applies a cloud infrastructure as a backend as a service (BaaS) by applying a hyperledger platform based on the assumption that an electronic document production system and a records management system are integrated. Creating a smart, electronic system of the records management is the solution to bringing scattered information together by placing all life cycles of public records management in a blockchain.

초록

본 연구는 표준 RMS를 대상으로 보존 기능 구현 여부와 그 방식을 확인해보고 이후 보존 기능 개선을 위한 고려해야 할 시사점을 도출하였다. 법률과 공공표준 분석을 통해 기록관에서 이루어지는 공공 전자기록 보존 활동을 추출하고, 이를 바탕으로 표준 RMS가 구현하였다 밝힌 보존 기능과의 예비 평가를 실시하였다. 그 결과 표준 RMS는 기록관에서 이루어지는 전자기록 보존 기능의 대부분을 포맷변환에 할당하고 있음이 드러나 이 연구에서도 포맷변환 기능으로 한정하여 평가하는 것으로 축소하였다. 조정된 범위에 맞게 평가에 이용할 체크리스트를 작성한 후, 이를 활용하여 표준 RMS의 보존 기능을 사용한 경험이 있는 기관의 기록물관리 전문요원을 대상으로 면담을 진행하였다. 그 결과, 표준 RMS는 기능 구현의 측면에서는 일정 정도 긍정적으로 평가될 수 있으나 기능의 이용편의성 등과 같은 구현 방식은 기록물 전문요원의 업무를 효율적으로 지원하기 힘든 것으로 드러났다. 이에 이후 표준 RMS의 보존 기능 개선상 고려해야 할 사항을 제안하였다.

Abstract

This study evaluated the implementation of preservation functions and the degree of implementation in standard records management systems (SRMS) for public agencies. For evaluation, it identified digital preservation activities by analyzing legislation and standards for public records management, especially functional requirements for records management system. Compared to these, it pre-evaluated the functions that SRMS claims to be implemented. It was found that preservation functions implemented in SRMS mainly focuses on migration to standard format. A checklist was made based on the adjusted scope by reflecting the result of pre-evaluation and was distributed to record managers who work for public agencies. This study found that the preservation functions were relatively compliant with the functional requirement for records management system for public agencies, but the way of implementation hardly support records managers of public agencies. The preservation functions of SRMS must be improved or be reconsidered based on the results and further studies.

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Abstract

China is a country with a long history. Chinese culture dates back thousands of years ago. Thousand years of history left the huge quantity of archival heritage, which consists of the memory of China. From tied knots, tortoise shell, bronze, bamboo to paper, film, CD, the mankind's history is kept and continued through the evolution of the documenting media and documenting methods. In the information era, when we are immersed in the sea of information technologies, archivists, as guards of human's memory, have to look for a balance point between new and old, between unchanged and changed. On one hand, archivists should try their best to protect traditional archives in a usable, authentic way in a long term; on the other hand, they must face the challenges posed by electronic record. The information age is a stage of the social development of mankind, the digitalization of archives is an important progress of human history. The report mainly is composed of three parts of the content: first, introduce the preserving situation of Chinese archival heritage；focus are put on "China archival heritage program" and the construction of "Special archives repository"; second, the process of digitalization of traditional archives; third, the framework of electronic record standard.

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본 연구는 한국 근현대 기록관리 제도사의 결락을 메우기 위하여 USAMGIK와 당시 생산된 기록 등 문헌검토를 진행하였다. 이를 통해 미군정기 행정체계를 확인하였고 행정체계 속에서 나타나는 기록관리 조직과 업무를 검토하였다. 미군정기 기록관리 조직과 업무는 행정체계의 이원화와 인적 구성의 동일성으로 인하여, 조선총독부와 미 육군의 기록관리체계가 혼용된 형태로 나타났다. 그럼에도 불구하고 지방행정조직과 의회 기록관리체계가 정비되기도 하였으며, 군정기구와 민정기구, 중앙행정기구와 지방행정기구, 의회의 경우 개별적 기록을 관리하는 방식이 나타났다. 한편 미군정기에는 미 육군의 기록관리 방식이 도입되어 국한문과 영문을 혼용하여 공문서를 생산하기도 하였다. 이와 더불어 한글 전용화가 요구되면서 공문서 작성방식 변화에 대한 주장이 이어지기도 하였다. 역사기록관리체계 또한 이 시기 시작되어 국사관을 설립하는 등의 노력으로 나타났다.

Abstract

This study reviewed the US military government’s record management system to fill the gaps in Korea’s record management history. The US military government’s record management system adopted the concept of “mixed use” between the Japanese Government- General of Korea and the US Army because of the dualized administration and constituency of human resources. In addition, the US Army’s record management method was introduced during the US military administration to manage historical records and produce official documents that mix Chinese and English letters.

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중앙행정기관의 클라우드 전환은 국가정보자원관리원이 자원통합을 추진하면서 시작하였다. 초기에는 HW의 클라우드 서비스를 위해 IaaS 기반으로 추진하였으나, 공통업무의 클라우드 서비스를 위해 SaaS로 확대하고 있다. 공통업무의 대표는 문서생산과 기록관리이다. 문서생산은 클라우드 온나라시스템으로 대표되며 ’15년부터 ’18년까지 중앙행정기관에 보급하였고, 자치단체 보급은 ’18년 시범 사업을 시작으로 단계적으로 추진하고 있다. 기록관리는 클라우드 RMS (Records Management System)로 대표되며, ’16년부터 ’18년까지 중앙행정기관에 보급하였고, 자치단체 보급은 클라우드 온나라시스템 추진상항을 고려하여 추진하고 있다.

Abstract

The transition of the central government system to the cloud-based infrastructure is being conducted as the National Information Resources Service (NIRS, Ministry of the Interior and Safety) attempts to integrate government IT resources. In the early days, the transition was attempted as an infrastructure as a service (IaaS) for the cloud service of HW; however, currently, ithe transition is being converted to software as a service (SaaS) for the service of common business. Typical and common business is a document creation for government service and records management. Document creation is produced on cloud On-Nara system, and such system is deployed to central government agencies from 2015 to 2018, as well as the deployment to local government plans is to be gradually implemented after 2018. Currently, the records management is performed with the cloud RMS system, and such system is distributed to the central government from 2016 to 2018, as well as the dissemination to the local government is scheduled to be carried out, considering the adoption of the On-Nara system.

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정보공개가 활발히 일어나면서 기록관리의 허점이 드러나기 시작했다. 국가의 중요문서가 폐기되어 사라지거나 ‘비밀’이라는 명분으로 공개되지 않는 등 기록 관리 전반에 걸쳐 많은 문제가 지적된 것이다. 비밀기록은 궁극적으로 비밀을 해제하여, 공개하고, 활용함으로써 기록이 지닌 특성과 가치를 구현해야 한다. 그러나 사적으로 충분한 가치가 있는 기록들임에도 단지 보존기간이 만료되었다는 이유만으로 무원칙적이고 형식적으로 폐기작업이 진행되고 있다. 이 연구는 이러한 상황에 대한 인식에서 우리나라의 비밀기록에 관련한 전반적인 제도와 현황을 논의의 대상으로 삼아 이에 대해 해석하고 조사한 것이다. 특히 비밀기록이 많이 생산되는 특수자료관의 현황을 중점적으로 살펴보고, 비밀기록과 관련된 문제점과 개선방안을 제시하였다.

Abstract

As information disclosure is actively requested, loopholes of the government's Records Management System have exposed. Important documents of government have been disposed, lost, and closed to the public by the reason that they are ‘classified.’ This study starts from the recognition of these problems. Researches on classified records are necessary to reveal the historical truth. The purpose of this study is to examine the organization of Records Management System and the management of classified documents of the government institutions. Through the analysis of actual condition of classified records management, it is found that the classified records management is poorly implemented in Korea. This study especially deals with the classified records management system in special records management institutions such as legislative, judiciary, and military agencies. Though this study deals with a specific part of government, it may contribute to improvement of classified records management in government as a whole.

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체코공화국 국립도서관은 1992년 유네스코의 제안을 받아들여, 소장품에서 가장 귀중한 자료들을 보여주기 위하여, 파일롯 CD-ROM 발행을 준비하기 시작했다. 1993년 4월에 발행된 이 CD는 세계 기록 문화유산 프로그램에 대한 대중적 관심을 불러일으키려는 목적을 갖는 일련의 유사한 유네스코 프로젝트들 가운데 하나였다. 1993년부터 1995년 사이에, 두 가지의 중세 문서를 전부 보여주는 두 개의 간행물들이 출간되었다. 이들은 모든 이미지 문서화와 원본문서의 다양한 특성에 대한 과학적 기술을 제공하였다. 체코 국립도서관의 디지털화센터는 Czech AIP Beroun Company와 협력하여 고문서와 고인쇄본을 전문적으로 처리하고 있다. 현재, 체코 국립도서관은 십여 개의 체코 및 여러 외국 기관들과 협력하고 있다. 두 개의 간행물은 디지털 도서관을 통해 이용할 수 있다.

Abstract

The beginning of digitization activities in the National Library of the Czech Republic are interconnected with the first periods of existence of the UNESCO Memory of the World programme. It was in 1992 when the library accepted the UNESCO proposal to prepare a pilot CD-ROM publication for the programme showing the most precious items from its collections. In 1993 - 1995, the publication was followed by two another titles, which presented two medieval manuscripts in their entirety, providing both all the image documentation and scientific description of various features of the original documents. The digitization centre specialized in processing of old manuscripts and old printed books in co-operation with the Czech AIP Beroun Company. Nowadays, these two national programmes in which dozens of Czech and also several foreign institutions take part - are represented on their access side by two digital libraries: Manuscriptorium and Kramerius.

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ISO 15489-1 2016년판의 가장 큰 변화는 현용기록 관리에 ‘평가(appraisal)’를 핵심 절차 중의 하나로 다루고 있다는 점이다. 2018년 11월에는 ISO 15489-1(2016)에서 제시한 평가의 개념과 원칙을 실무에 적용할 수 있는 방법론을 설명하기 위하여 기록 평가국제표준으로 ISO/TR 21946(Information and documentation - Appraisal for managing records)이 발간되었다. 본고에서는 이러한 국제표준에 나타난 평가 개념과 특징, 실제 적용 시 고려해야 할 내용을 중심으로 분석하였다. 특히, ISO/TR 21946에서 제시한 평가 프로세스를 각 단계별로 정리하고, 해당 프로세스를 국내 대학 사례에 적용해봄으로써 국제표준의 기록 평가방법론을 국내 기록관리 환경에 어떻게 적용할 수 있는지 모색하였다. 이 연구는 새로운 기록 평가국제표준에 대한 이해를 높이고, 국내 기록관리 및 평가 제도의 개선 방향 모색에 기초가 될 수 있을 것이다.

Abstract

A significant change in the ISO 15489-1:2016 is the appraisal of records becoming one of the key procedures in managing current records. In November 2018, ISO/TR 21946 (Information and Documentation - Appraisal for managing records) was published as the international standard for the appraisal of records, explaining the methodology for the application of the concepts and principles of appraisal in ISO 15489-1. As such, the concept of appraisal and the characteristics of the contents presented in these international standards were examined in this paper. In particular, the appraisal methodologies of ISO/TR 21946 and how it can be applied to the Korean records management environment were investigated by analyzing the appraisal process proposed in ISO/TR 21946 at each step and applying the process to Korean university cases. Moreover, this paper is expected to be the basis of improving the understanding of new international standards for the appraisal of records and finding ways to improve records management and appraisal systems in Korea.

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본 연구에서는 온라인 기반의 기록정보유통의 활성화 및 개인화된 기록정보서비스 제공을 위하여 RSS 기반의 기록정보서비스 시스템의 구현 및 실험을 수행하였다. 이를 위하여 필요로 하는 서비스 항목을 선정하였으며 RSS 기반의 기록정보서비스 제공을 위하여 요구되는 XML문서 형식, 데이터베이스의 설계 및 구현을 수행하였다. 설계된 서비스 시스템의 기능에 대한 평가를 위하여 일반적으로 사용되고 있는 웹브라우저를 통하여 실험을 수행하였다.

Abstract

This study aims to design and implement RSS-based archival information service system for activating online-based archival information circulation and providing personalized archival information services. To achieve the goals, XML document formats and database schema for four selected items are designed and implemented. Also, an performance of the implemented service system is evaluated to with a general web browser.