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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 연구에서는 전자기록물을 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관할 때 발생되고 있는 디지털컴포넌트의 무결성 훼손 문제를 해결하고자 클라우드 저장소를 활용한 기록물의 논리적 이관 방안을 제안하였다. 생산단계에서부터 클라우드 저장소를 활용하여 전자기록물을 생산하고, 이를 기록관으로 이관하는 전자기록물의 논리적 이관 방식은 다음과 같은 장점을 가지고 있다. 첫째, 최근에 점차 확대되고 있는 클라우드 컴퓨팅 기술을 활용하여 공공기관의 업무방식에 효과적으로 적용할 수 있는 기록물관리 방안이다. 둘째, 전자기록물을 복사하여 물리적으로 이관하는 기존의 방식보다 논리적으로 보관권한 만을 이양함으로서 전자기록물의 이관 시 발생할 수 있는 각종 위험 요소를 줄일 수 있다. 셋째, 전자기록물의 물리적인 이관에 따른 디지털컴포넌트의 오류를 미연에 방지할 수 있어 전자기록물의 무결성을 보장할 수 있다. 넷째, 전자기록물의 이관업무 수행을 위해 낭비되고 있는 행정력과 비용을 절감할 수 있다.
Abstract
In this study, we propose a logical transfer method of records using cloud storage to solve the integrity problem of digital component, which is generated when electronic records are transferred from the electronic record production system to the record management system. This method, which produces electronic records using cloud storage from the production stage and transfers them to the archives, has the following advantages. First, as a record management method, it can be effectively applied in public institutions by utilizing cloud computing technology, which has been the trend recently. Second, unlike the existing method of copying and physically transferring electronic records, the proposed method can reduce various risk factors that may occur in the transfer of electronic records by logically transferring the storage. Third, the method can prevent errors of the digital component according to the physical transfer of the electronic record; hence, the integrity of the electronic record can be guaranteed. Fourth, administrative power and cost that are wasted because of the electronic transfer of electronic records can be reduced.
초록
레코드 컨티뉴엄은 전자기록 환경으로 이행하는 패러다임 전환기에 기록학의 기반을 제공하는 이론임에도 불구하고, 이에 대한 비판적 분석을 그동안 거의 수행되지 않았다. 레코드 컨티뉴엄은 아직 개발이 진행 중인 이론으로, 핵심은 라이프사이클 모델과는 다른 기록에 대한 새로운 시각이다. 따라서 전자기록 환경에서 레코드 컨티뉴엄이 지닌 의미 및 한계를 분석하고 보다 심도 있는 이론적 개발을 위해서는 레코드 컨티뉴엄 논리 속에 함유된 기록의 의미 및 속성에 대한 분석이 필수적으로 요구된다. 하지만 레코드 컨티뉴엄에서는 기록에 대해 별도로 정의를 내리지 않고 있다. 이에 본고에서는 최근의 전자기록 환경에서 레코드 컨티뉴엄 이론 속에 함유된 기록의 의미 및 속성을 축선 및 차원 분석을 통해 고찰하고자 하였다. 이를 위해 우선 기록의 의미 및 속성 도출을 위한 기초 작업으로, 컨티뉴엄 모델상의 차원 1 및 차원 2에 초점을 맞추어 분석을 수행하였다. 이어 컨티뉴엄 논리 속에 함유된 기록의 의미 및 속성을 라이프사이클 모델과 결부시켜 고찰하였으며, 이를 기반으로 컨티뉴엄이 지닌 의의를 고찰한 다음, 기록의 의미 및 속성 관점에서 컨티뉴엄이 지닌 한계를 제시하였다.
Abstract
Record continuum is a theory providing the basis for archival science in the paradigm shift to the electronic record environment. However, critical analysis of it has been hardly performed so far, as it is still in development, and its core is a new perspective on records different from the life cycle model. Therefore, for further understanding of the significance and limitations of record continuum in the electronic record environment and performance of more in-depth theoretical development, an analysis of the meaning and nature of records contained in record continuum logic is essential. Given that record continuum does not define a record separately, the meaning and nature of records it contains in the recent electronic record environment are examined through the analysis of axis and dimension in a record continuum model.
초록
1999년 ｢공공기관의 기록물 관리에 관한 법률｣의 제정 이후 국내 공공기관 등의 공적인 영역에서 기록관리 체계가 확립되었다. 그러나 공공기관의 업무과정에서 생산된 공공기록물의 관리에 초점이 맞춰지다보니 비전자기록관리시스템으로 관리되는 대학기록관의 역사자료 관리에는 어려움이 존재할 수밖에 없다. 이러한 어려움을 극복하기 위해 본 연구에서는 대학혁신지원사업을 활용하여 비전자기록관리시스템의 기능개선 과정을 시도한 부산대학교 기록관의 사례를 살펴보았다. 구체적으로 비전자기록관리시스템의 부서관리 기능을 개선하고 자원의 특성을 반영한 목록을 작성한 뒤 서가편성을 수행한 일련의 과정을 살펴보았다. 부산대학교 기록관의 비전자기록관리시스템 기능 개선사례 결과가 향후 유사한 어려움에 직면한 관련 기관에게 긍정적인 방향제시를 할 수 있기를 기대한다.
Abstract
With the enactment of the “Public Records Management Act” in 1999 and its revision in 2020, a records management system was established in the domestic public institutions. However, as the focus is on the management of public records, there are difficulties in managing the historical records of the university archives controlled by the nonelectronic records management system. To overcome these difficulties, this study looked at the case of Pusan National University Archives, which attempted to improve the function of the nonelectronic records management system using the “University Innovation Support Project.” In particular, it is a case in which the function of the nonelectronic records management system was improved, catalogs reflecting the characteristics of resources were produced, and then the shelves were organized. It is hoped that the improvement of the nonelectronic records management system in Busan National University Archives will provide a positive direction for related organizations facing similar difficulties in the future.
초록
이 연구의 주요한 목적은 2015년부터 진행될 본격적인 전자기록 이관과 관련하여 영구기록물관리기관과 기록관이 어떤 활동을 진행하고 있는지를 드러내기 위한 것이다. 이관방법론 표준에 근거하여 공공 전자기록 이관과 관련하여 중요하게 확인해야 하는 활동 영역을 도출하고 2014년 현재 시점에서의 이관 현황을 돌아보았다. 이 과정을 통해 2015년으로 예정된 본격적인 전자기록 이관에 있어 주요하게 문제가 발생할 것으로 예상되는 지점을 확인하고, 향후 안정적인 공공 전자기록 이관을 준비하기 위해 충분히 논의되어야 할 문제들을 가시화하고 공론의 장을 마련하는 기초를 마련하고자 하였다.
Abstract
This study aims to expose the current status of the transfer of public digital records. Based on the PAIMAS transfer methodology, it identified the domains of transfer in the Korean public sector. Through the result of the interviews with experts in the field, this study examined what the records centers and the National Archive of Korea had prepared using the domains. Through the examination, the expected problems and subject to be discussed were thus presented, which are expected to provide a forum for further discussions.
초록
최근 국가와 지방자치단체에서는 RFID 서비스 이용 비율이 높아지고 있으며, 이에 따라 기록관리기관에서도 RFID 시스템 도입을 검토하는 기관이 증가하고 있다. 하지만 현재 기록관리기관에서 사용 중인 RFID 시스템은 표준기록관리시스템의 서고관리를 위한 일부 기능만 구현되고 있어 RFID 시스템 기능 개선을 통한 보다 효율적인 비전자기록물 관리가 요구되고 있는 상황이다. 이에 본 연구에서는 기록관리기관의 비전자기록물 관리를 위해 도입 중인 RFID 시스템의 활용 현황 분석을 통한 기능 개선 방안을 제시하고자 하였다. 연구는 기록관리기관의 비전자기록물 관리 현황 분석을 위해 2007년 최초로 RFID가 도입된 국가기록원과 2016년 RFID가 도입된 지방자치단체 기록관리기관 사례를 조사하였고, 이를 통해 기록관리기관의 RFID 시스템 기능 개선 방안을 제시하였다.
Abstract
Recently, a number of record centers have reviewed the introduction of an RFID system for repository management. However, the RFID system currently in use by records management institutions is implemented with only a few functions for repository management. As such, a more efficient nonelectronic records management is required by improving the functions of the current RFID system. In this paper, the researchers proposed a method to improve its functions through an analysis of the RFID system being introduced for the management of nonelectronic records. To analyze the status of nonelectronic records management of records management institutions, the researchers investigated cases of the National Archives of Korea where RFID was introduced in 2007 and the records management institutions of local governments where RFID was introduced in 2016.
초록
본 사례는 대량⋅동종의 비전자기록물을 관리해야하는 기관의 업무 특성을 파악하여 효율적인 기록관리 업무를 위해 RFID기술을 기록관리시스템으로 적용한 서울신용보증재단의 사례이다. 업무시스템과 연계하여 RFID태그를 발행할 때 기록관리시스템에서 메타데이터를 자동 입수하여 목록으로 확보하고, 이를 기록관리 담당자가 능동적으로 파악함으로써 전체적인 기록관리 업무의 기반으로 삼도록 구성하였다. 이를 위해 업무프로세스를 정비하고, 고유업무를 반영한 기능을 설계하였으며, 인프라를 구축하였다. 그 결과 정확한 기록의 생산량 및 보유량을 파악할 수 있게 되었고, 업무의 효율성을 가져왔다. 마지막으로 업무담당자들로 하여금 기록관리 인식을 개선할 수 있게 되었다.
Abstract
This case focuses on the Seoul Credit Guarantee Foundation, which applied RFID technology as a record management system for efficient record management by identifying the characteristics of the agency’s work that requires the management of large and similar nonelectronic records. When issuing RFID tags in conjunction with the business system, the records management system automatically obtains metadata from the system and secures it as a list, and records management personnel actively use it as the basis for overall records management tasks. To that end, the company reorganized its business processes, designed functions that reflect its unique business, and established infrastructure. These resulted in easier identification of the output and holding volume of accurate records, and work efficiency. Finally, people in charge of the work increased their awareness of records management.
초록
사진기록물은 이용자가 이해하기 쉽다는 관점에서 매우 유용하고 의미 있는 기록물이라고 할 수 있다. 그러나 높은 비용과 관리의 어려움으로 인하여 상대적으로 인쇄기록물에 비교하여 디지털화가 수행된 사례가 매우 적다. 본 연구의 목적은 기존의 아날로그 사진기록물의 디지털화를 위한 개선방안 및 고려사항을 제시하는 것이다. 이와 같은 목적을 위하여 본 연구에서는 16개의 광역자치단체의 사진기록물 관리현황을 분석하였다. 또한, J광역자치단체에서 사진기록물의 디지털화와 디지털화된 사진기록물 데이터베이스 구축에 대한 사례조사를 수행하였다. 이러한 분석결과를 기반으로 사진기록물의 디지털화 및 디지털화 사진기록물에 대한 방법을 제안하였다.
Abstract
Photographic records are very useful and meaningful in the point of view that users can understand those things easily. However, there are few case of digitalizing photographic records, compared to printed records because of high cost and management limitation. The purpose of this study is to provide improvement plan and consideration for digitalizing analog photographic records. To achieve the goals, this study analyzes management status of photographic records in 16 provincial offices. Also, this study performs a case study on digitalization of analog photographic records and implementation of DB relating digitalized photographic records in J provincial office. Based on the results, this study proposes how to digitalize analog photographic records, and manage of digitalized photographic records.
초록
국내 기록관리 기관은 대체로 '1인 기록관 체제'를 따르기 때문에 방대한 양의 전자기록물을 관리할 인력과 자원이 부족한 상황이다. 이러한 실정에서 최근 각광을 받고 있는 ‘생성형 AI’ 기술을 활용해 전자기록관리 업무 및 기록정보서비스를 자동화 및 지능화할 수 있다면, 기록관리 담당자의 업무 부담이 경감되고 이용자의 서비스 만족도를 높일 수 있을 것이다. 이에 따라 본 연구는 ‘생성형 AI’ 기술을 기록관리 실무에 활용할 방안 제시를 목표로, 먼저 기록관리 분야의 여러 업무를 지능적으로 자동화하고자 하였던 선행연구를 살펴보았다. 이후 생성형 AI 기술의 기본 개념을 정리하고, 국내 생성형 AI 활용 사례를 조사하였다. 그다음 기록관리 분야에 생성형 AI를 적용시킬 범위를 정의하였으며, 이를 토대로 구체적인 활용 방안을 제안하였다. 특히 제안 방안에 대해서는 공개된 상용 생성형 AI 서비스를 적용한 결과를 제시하거나 타 분야의 실례를 들어 실효성을 확인하였다. 마지막으로 기록관리 분야에서 생성형 AI 기술을 활용할 시의 이점과 시사점, 그리고 선결되어야 할 한계점을 제시하였다. 본 연구는 기록관리 현업에서 생성형 AI 기술을 접목할 수 있는 업무를 발굴하고, 그 업무에 맞는 실효성 있는 활용 방안을 제시하였다는 점에서 의의가 있다.
Abstract
Records management institutions in Korea generally face a situation where they lack the workforce to manage the vast amount of electronic records. If electronic records management tasks and archival information services can be automated and intelligentized, the workload can be reduced and the service satisfaction of users can be improved. Therefore, this study proposes to utilize “generative AI” technology in records management practice. To achieve this, the study first examined previous research that aimed to intelligently automate various tasks in the field of records management. The fundamental concepts of generative AI were subsequently outlined, and domestic cases of generative AI applications were investigated. Next, the scope of applying generative AI to the field of records management was defined, and specific utilization strategies were proposed based on this. Regarding the strategies, the effectiveness was verified by presenting results from applying commercial generative AI services or citing examples from other fields. Lastly, the benefits and implications of using generative AI technology in the field of records management, as well as limitations that must be addressed in advance, were presented. This study holds significance in that it identified tasks within the field of records management where generative AI technology can be integrated and proposed effective utilization strategies tailored to those tasks.
초록
전자기록물의 이관할 때, 전자기록물의 필수 메타데이터의 검증과 실제 문서에 있는 메타데이터를 이용한 검증도 중요하다. 본 연구에서는 전자기록물에 포함된 다양한 형식의 전자파일 중에서 본문파일에서 메타데이터를 추출하고 항목별로 분류한 후 이관되는 메타데이터 항목과 비교 검증을 위한 기술 개발을 연구하였다. 해외에서 개발된 추출 도구와 달리 국내 전자결재 형식을 감안하여 첨부된 본문파일에서 메타데이터를 추출하는 기술을 개발하였으며, 기록물 문서 메타항목에 저장된 원 메타데이터와 추출 메타데이터간 비교 검증을 수행하는 도구를 개발하였다.
Abstract
When migrate electronic records, the validation of the required metadata in electronic records and verified with the metadata in the document are also important. This paper presents a method and implements a tool to extract data from files in various formats and use them to validate metadata associated with the files in electronic records. Compared to other metadata extraction tools, especially developed in foreign countries, the standard form of documents used in Korean government is taken into account and metadata is extracted from the content of files. The tool compares the extracted data to encapsulated metadata for validation.
초록
본 연구의 목적은 전자기록의 계층구조와 유형을 조사 분석하고, 전자기록의 각 계층 중 관리에 가장 기본이 되는 계층인 기록철(records folder)의 관리방안을 제시하는 것이다. 이를 위해 영국의 "전자기록관리시스템을 위한 기능요건"을 기준으로 전자기록의 계층모형 및 기록철 관리방안을 분석하였다. 또한 이 표준에서 제시한 전자기록의 계층구조를 가상의 사례에 적용해봄으로써 각 계층의 의미를 분명히 설명하고자 하였다. 이러한 선진사례 분석을 토대로, 우리나라 분류체계에서 전자기록철의 개념 도입 시 고려해야할 점, 전자기록철의 개시와 종결 기준 설정, 전자기록권(part) 개념의 도입 등을 중심으로 시사점을 정리하였다.
Abstract
This study aims to analyze the structures of electronic records classification and suggest managing requirements for electronic folder as basic entity for ERM. This present study begins with analyzing the various types of electronic folders based on the Requirements for Electronic Records Management Systems: Functional Requirements of U.K. It designs some examples of classification structures for clarifying the meaning of the electronic folders, components and markers. Finally, it analyses some implications for korean environments including application of electronic folder concept, principles of folder open and closure, and introduction of electronic part entity for efficient folder management.