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검색어: 전자기록관리, 검색결과: 83
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오진관(명지대학교 기록정보과학전문대학원, 알엠소프트 기록연구소) ; 임진희(서울특별시 정보공개정책과) 2018, Vol.18, No.2, pp.163-188 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2018.18.2.163
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초록

차세대 기록관리시스템은 어떻게 만들어야 할까? 급변하는 시스템 개발 환경하에 공공기관의 기록관리시스템은 지난 10여 년간 답보 상태로 머물러 있었다. 이런 이유에는 사용자 요구사항 수용, 기록관리 신기술 적용을 하기 어렵게 만들어진 기록관리시스템 구조적 문제가 핵심 원인이라고 본다. 본 연구의 목적은 전자기록관리 현황 분석을 통한 차세대 기록관리시스템 재설계 모형을 제시하는 것에 있다. 본 연구의 선행연구격인 ‘차세대 전자기록관리 프로세스 재설계 연구(주현미, 임진희, 2017)’ 결과와 선진 기록관리시스템의 기록관리 기술과 해외 시스템 사례를 분석하였다. 분석결과를 바탕으로 기록관리시스템 개선방향을 기능적 측면, 소프트웨어 설계 측면, 소프트웨어 배포 측면으로 분석하였고, 이 결과를 기록관리기관 유형에 적용하였다. 본 연구를 통해 마이크로서비스 아키텍처(MSA) 기반, 오픈소스 소프트웨어(OSS) 지향의 기록관리시스템을 만드는 것이 차세대 기록관리의 지향점이라고 제안한다.

Abstract

How do we create a next generation Records Management System? Under a rapidly changing system development environment, the records management system of public institutions has remained stable for the past 10 years. For this reason, it seems to be the key cause of the structural problem of the Records Management System, which makes it difficult to accommodate user requirements and apply a new recording technology. The purpose of this study is to present a redesigned model for a next-generation records management system by analyzing the status of the electronic records management. This study analyzed “A Study on the Redesign of the Next-Generation Electronic Records Management Process,” records management technology of advanced records management system, and a case of an overseas system. Based on the analysis results, the improvement direction of the records management system was analyzed from several aspects: functional, software design, and software distribution. This study thus suggests that the creation of a microservice architecture-based(MSA) and an open source software-oriented (OSS) records management system should be the focus of next-generation record management.

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본 연구는 기록관리 현장에서 클라우드 온-나라 시스템(온-나라 문서2.0)을 도입하고 다양한 시스템과 연계 서비스를 제공하면서 발생하는 전자기록의 장기보존을 위한 생산단계 기록관리의 미비점을 개선하고자 하였다. ISO 15486-1:2016 및 공공기록물법령을 준거로 온-나라 문서2.0의 전자기록 생산부터 활용까지 기록관리 과정에서 장기보존의 연속성을 저하시키는 요인을 확인하고 원인을 분석하였다. 그 결과 시스템 간 기록관리 허브(Hub) 조직 구성, 장기보존 행위로서의 문서보존포맷 변환 내실화를 기록관리 절차 재설계 영역에서 제안하고 일관성 있는 생산포맷 선정 기준 적용, 세분화 된 메타데이터 생산⋅관리 강화를 기록관리 방법 재설 영역에서 제안하였다.

Abstract

Deficiencies are present in records management during the production stage of long-term electronic records preservation. As such, this study seeks to address these issues by introducing Cloud On-Nara System (On-Nara Document 2.0) at records management sites and providing various systems and linked services. In particular, the factors that degrade the continuity of long-term preservation in the records management process, from the production to the utilization of electronic records, in On-Nara Document 2.0 were identified, and the causes were analyzed in compliance with ISO 15486-1:2016 and the Public Records Act. As a result, in ​​redesigning the records management procedure, the organization of the records management hub between systems and the conversion of the document preservation format for long-term preservation were proposed. Moreover, the application of consistent production format selection criteria and the reinforcement of the production and management of granular metadata were recorded. These measures were proposed in an effort to ​​reestablish management methods.

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4차 산업혁명의 기반으로서 블록체인은 다양한 산업에서 신성장 동력을 만들어내는 중요한 핵심 인프라이면서 기술로 자리를 잡아가고 있다. 세계적으로 블록체인에 대한 관심이 기업과 기관의 환경으로 빠르게 확산되고 있다. 본 연구에서는 블록체인 기술의 특성 및 동향을 조사 및 정리하고 공공기관 기록관리부분에 블록체인 기술의 적용이 필요한지 알아보았으며 공공기관의 기록관리분야의 구축절차 및 구축방법을 문헌으로 연구하였다. 최종적으로 기록물관리분야에 블록체인 기술을 적용하여 아카이브체인(Archivechain)모델을 제안하고 어떠한 기대가 예상되는지 기술하고자 하였다. 전자문서의 기록관리 과정을 기록한 트랜잭션이 블록체인에 탑재되게 되면 단편적으로 비연계되었던 기록관리 표준업무 처리 과정에 모든 단계 정보를 한 번에 확인 할 수 있다. 전자기록관리시스템에 블록체인기능이 탑재된다면 문서를 획득․등록하여 문서를 생산한 자가 메타데이터 및 정보를 입력한 후 모든 내용을 저장하고 분류한다. 그렇게 되면 생산현황보고의 절차가 간결하게 될 것이고 원문정보공개서비스를 통해 실시간으로 정보를 제공할 수 있다. 아카이브체인(Archivechain)은 전자문서생산시스템과 기록관리시스템이 일체되었다는 가정하에 하이퍼레저 플랫폼을 적용하여 BaaS형 클라우드 인프라를 적용한 모델이다. 스마트하고 전자 정부로 진보하는 기록관리 체계를 만들기 위해 공공 기록물관리의 모든 생애주기에 블록체인에 배치함으로써 흩어져 있는 정보를 하나로 모을 수 있는 문제를 해결 할 수 있다.

Abstract

As the foundation for the Fourth Industrial Revolution, blockchain is becoming an essential core infrastructure and technology that creates new growth engines in various industries and is rapidly spreading to the environment of businesses and institutions worldwide. In this study, the characteristics and trends of blockchain technology were investigated and arranged, its application to the records management section of public institutions was required, and the procedures and methods of construction in the records management field of public institutions were studied in literature. Finally, blockchain technology was applied to the records management to propose an archive chain model and describe possible expectations. When the transactions that record the records management process of electronic documents are loaded into the blockchain, all the step information can be checked at once in the activity of processing the records management standard tasks that were fragmentarily nonlinked. If a blockchain function is installed in the electronic records management system, the person who produces the document by acquiring and registering the document enters the metadata and information, as well as stores and classifies all contents. This would simplify the process of reporting the production status and provide real-time information through the original text information disclosure service. Archivechain is a model that applies a cloud infrastructure as a backend as a service (BaaS) by applying a hyperledger platform based on the assumption that an electronic document production system and a records management system are integrated. Creating a smart, electronic system of the records management is the solution to bringing scattered information together by placing all life cycles of public records management in a blockchain.

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전다솜(전남대학교 일반대학원 기록관리협동과정 석사) ; 이지수(전남대학교 사회과학대학 문헌정보학과 부교수) 2023, Vol.23, No.4, pp.113-135 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2023.23.4.113
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초록

이 연구는 공공기록물 관리에 관한 법률이 제정된 1999년 이후 전국의 폐교(초·중·고)기록물 이관현황(보존기간, 유형별, 이관장소)을 분석하여 문제점을 파악하고 개선방안을 제안한 연구이다. 17개 시·도 교육청을 대상으로 한 정보공개 청구 결과, 1999년 이후 전국의 폐지학교는 총 1,411개로, 초등학교, 고등학교, 중학교 순으로 집계되었고, 보존기간별로는 1년-10년 기간의 기록물이 30년-영구 기간의 기록물보다 수량이 많았다. 유형별로는 전자기록물, 종이기록물, 행정박물, 시청각기록물 순으로 집계되었고 비전자기록물 대부분은 통합학교로 이관되고 전자기록물은 표준기록관리시스템(RMS)으로 이관되었음을 확인하였다. 지역 교육(지원)청 소속의 기록연구사 총 10명을 대상으로 반구조화된 심층면담을 실시한 결과, 폐교기록물 관리 지침 부재로 인해 체계적인 이관과 관리가 이루어지지 않으며 지역별 기관별 편차가 크다는 점, 웹기록물, 행정박물, 시청각기록물 이관의 어려움이 크고, 물리적 시스템적 이관 장소의 문제가 존재함을 확인하였다. 이상을 종합하여 폐교기록물 관리 지침의 제정, 전담부서 신설 및 인력 배치, 전산시스템 개선을 향후 폐교기록물 이관 및 관리 개선방안으로 제시하였다.

Abstract

This study explores the transfer of defunct school records (by preservation period, type, and place of transfer) in South Korea since the Public Records Management Act was enacted in 1999 and suggests improvements. Metropolitan and provincial offices of education, totaling 17, were asked to disclose information about the status of defunct school records. Since 1999, 1,411 schools nationwide have closed permanently, predominantly elementary schools, followed by high then middle schools. By preservation period, there were more records in the 1 to 10-year category than in the 30-year to permanent category. By record type, most were electronic records, followed by paper records, archival objects, and audiovisual records. By place of transfer, most nonelectronic records were transferred to integrated schools, and most electronic records were transferred to the Records Management System. In-depth interviews with 10 record managers from local education offices found that the management of defunct school records varies widely by region and institution because of the lack of specified manuals. Participants also reported difficulties in transferring web-based records, archival objects, and audiovisual records, as well as insufficient archival space and computer systems. This study also provides suggestions to improve the management of defunct school records, such as establishing specified manuals, creating a dedicated government department for managing defunct school records, deploying workforces, and improving computer systems.

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본 연구는 InterPARES 3와 ITrust의 배경, 주요 연구분야, 주요 연구성과를 소개하고, IP 3와 ITrust 주요 연구내용의 비교분석을 통하여 InterPARES 프로젝트의 기록관리에 대한 개념 및 변화를 이해하고자 하였다. 이를 위해 IP 3와 ITrust 연구프로젝트에 대한 내용분석을 수행하였으며 이를 통해 주요 키워드를 도출하고, 연구프로젝트 제목을 워드클라우드로 도식화하여 IP 3와 ITrust 비교에 활용하였다. IP 3와 ITrust 연구결과를 환경, 범위, 주제, 키워드, 연구목표, 기록관리 생애주기관점에서 비교분석하였다. 연구결과 InterPARES는 1) 장기보존 뿐만 아니라 생애주기 전반에 적용될 수 있는 분야로, 2) 진본성의 개념에서 신탁의 개념으로, 3) 전자기록에서 인터넷, 디지털 포렌식, 열린정부 또는 공공데이터 등을 포함하는 범위로 연구의 내용과 주제가 광범위하게 확장되고 있음을 파악하였다.

Abstract

This study aims to understand the concept and changes of the records management of InterPARES based on the analysis of background, main research interests, and major achievements of IP3 and ITrust. To this end, this study conducted a content analysis of IP3 and ITrust to drive main keywords. This study also utilized word clouds from IP project titles. In addition, a comparative analysis of IP3 and ITrust was conducted based on the environment, scope, core research areas, keywords, objectives, and record management life cycle perspectives. The research identified that InterPARES research was widely expanding the content and subject areas of the study: 1) to apply across the life cycle, as well as long-term preservation; 2) to focus on the concept of trust as well as the concept of authenticity; and 3) to include the concept of the Internet, digital forensics, and the open government along with electronic records.

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현문수(부산대학교 사회과학연구원) 2014, Vol.14, No.3, pp.33-54 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2014.14.3.033
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초록

이 연구의 주요한 목적은 2015년부터 진행될 본격적인 전자기록 이관과 관련하여 영구기록물관리기관과 기록관이 어떤 활동을 진행하고 있는지를 드러내기 위한 것이다. 이관방법론 표준에 근거하여 공공 전자기록 이관과 관련하여 중요하게 확인해야 하는 활동 영역을 도출하고 2014년 현재 시점에서의 이관 현황을 돌아보았다. 이 과정을 통해 2015년으로 예정된 본격적인 전자기록 이관에 있어 주요하게 문제가 발생할 것으로 예상되는 지점을 확인하고, 향후 안정적인 공공 전자기록 이관을 준비하기 위해 충분히 논의되어야 할 문제들을 가시화하고 공론의 장을 마련하는 기초를 마련하고자 하였다.

Abstract

This study aims to expose the current status of the transfer of public digital records. Based on the PAIMAS transfer methodology, it identified the domains of transfer in the Korean public sector. Through the result of the interviews with experts in the field, this study examined what the records centers and the National Archive of Korea had prepared using the domains. Through the examination, the expected problems and subject to be discussed were thus presented, which are expected to provide a forum for further discussions.

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최근 중앙행정기관은 업무관리시스템을 클라우드 기반의 온나라2.0으로 변경하였다. 국가기록원은 클라우드 업무관리시스템의 기록을 이관받아 관리할 수 있도록 클라우드 기반의 기록관리시스템을 개발하여 보급하고 있다. 클라우드 컴퓨팅의 이점을 극대화하여 기록관리가 보다 효과적․효율적으로 이루어지도록 재설계할 수 있는 기회이다. 전자기록 관리의 프로세스와 방법이 종이기록 관리 방식을 단순히 전자화하는 것에서 탈피하여 디지털 기술에 따른 변환(Transformation)의 수준으로 나아갈 수 있는 기회이기도 하다. 첫째, 이관의 방식을 변환해 볼 수 있다. 업무관리시스템과 기록관리시스템이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 시 콘텐츠 파일들을 물리적으로 이동시키지 않고 메타데이터만 복사하는 방식으로 이관할 수 있어 비용이 줄고 무결성 훼손 위험이 줄어들 수 있다. 둘째, 기록물의 저장공간 할당에 대한 전략을 구상해 볼 수 있다. 클라우드 저장소를 업무관리시스템과 기록관리시스템이 공유하는 것을 전제로 한다면 콘텐츠 파일들을 저장할 때 기록의 보존기간에 따라 저장하는 위치를 구분함으로써 이점을 얻을 수 있다. 셋째, 기록의 생산시스템, 기록관리시스템, 정보공개시스템 등 콘텐츠에 접근하는 시스템들이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 콘텐츠의 중복을 최소화하는 방향으로 설계를 전환할 수 있다.

Abstract

Recently, the central administrative agency changed its business management system to cloud-based On-nara 2.0. To transfer and manage the records of the cloud business management system, the National Archives Service has developed and distributed a cloud-based records management system. It serves as an opportunity to maximize the benefits of cloud computing and redesign the records management to be more effective and efficient. The process and method of electronic record management can be transformed through digital technologies. First, we can change the transfer method for electronic records. When the business and the records management systems share the same cloud storage, it is possible to transfer the content files between the two systems without moving the contents files physically, thus copying only the metadata and reducing the cost and the risk of integrity damage. Second, the strategy for allocating storage space for contents can be conceived. Assuming that the cloud storage is shared by the business and the record management systems, it is advantageous to distinguish the storage location based on the retention period of the content files. Third, systems that access content files, such as records creation, records management, and information disclosure systems, can share the cloud storage and minimize the duplication of content files.

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정지혜(전북대학교) ; 이젬마(국가기록원) ; 왕호성(국가기록원) ; 오효정(전북대학교) 2022, Vol.22, No.1, pp.43-59 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2022.22.1.043
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전자적으로 생산된 공공기록물은 생산과 동시에 편철되고 보존기간이 부여되며 일정기간이 지나면 영구기록물관리기관으로 이관되어 보존된다. 이관 시 기록물관리 담당자가 기록물 분류정보를 확인하고 품질을 일정 수준으로 유지토록 해야 하지만, 이관된 기록물의 분류는 기록물 정리/기술 업무로 편성되어 있고, 대부분의 정리/기술 업무는 수작업에 의존하고 있어 당해 연도에 처리해야 할 기록물 수량을 맞추기 어려운 실정이다. 이에 본 연구는 이관 기록물 분류 업무의 효율화와 일관된 기준을 유지하기 위한 방안을 제안하고자 한다. 이를 위해 먼저 국가기록원에서 수행하고 있는 현행의 기록분류 업무 프로세스를 분석하고 개선 요구사항을 수렴하여 분류 업무의 수작업을 최소화하기 위한 방안으로 이관된 기록물의 편철 정보, 즉 목록에 기반한 분류 이상치 후보를 판별하는 과정을 도출⋅체계화하였다. 나아가 제안한 이상치 판별 프로세스를 실제 국가기록원으로 이관된 기록물을 대상으로 적용하고, 그 결과를 규격화하여 추후 기계학습에 활용 가능한 학습데이터 형식으로 구축하였다. 본 연구의 궁극적인 목적은 지능형 전자기록 관리 환경 구축을 위한 사전 단계로, 기록관리 업무 내 기계학습 기법이 적용 가능한 문제 유형을 선별하고 자동화하는 방안을 모색하고자 한다.

Abstract

Electronic public records are classified simultaneously as production, a preservation period is granted, and after a certain period, they are transferred to an archive and preserved. This study intends to find a way to improve the efficiency in classifying transferred records and maintain consistent standards. To this end, the current record classification work process carried out by the National Archives of Korea was analyzed, and problems were identified. As a way to minimize the manual work of record classification by converging the required improvement, the process of identifying outlier candidates based on a list consisting of classified information of the transferred records was proposed and systemized. Furthermore, the proposed outlier discrimination process was applied to the actual records transferred to the National Archives of Korea. The results were standardized and constructed as a training data format that can be used for machine learning in the future.

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정숙영(충남대학교 일반대학원 기록관리학과) ; 김순희(충남대학교) 2021, Vol.21, No.1, pp.231-247 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2021.21.1.231
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오늘날의 기록관리 환경은 전자기록관리 시대를 맞이하여 빠르게 변화하고 있으며, 기록전문직은 끊임없이 변화⋅발전하는 기록관리 환경의 지식과 기술을 습득하여야 한다. 이에 따른 계속교육은 기록관리 환경의 변화를 수용할 수 있어야 하며, 기록전문직의 전문성을 제고시킴에 있어서 필수적이라고 할 수 있다. 기록전문직이 계속교육을 통하여 습득한 최신지식과 경험은 또 다른 기록관리 이론과 기술의 발전을 이끌어 냄으로써 기록관리 문화에 선순환적 구조를 가져올 것이다. 따라서 본 연구에서는 문헌조사를 통하여 변화하는 기록관리 환경에 따른 계속교육의 필요성을 정리하고, 기록전문직 계속교육 프로그램 및 개선방안에 관한 선행연구를 살펴보았다. 이후 사례분석을 통하여 미국과 영국의 기록 보존소 및 기록관리 협회의 계속교육 프로그램 현황을 조사하고, 이를 심층적으로 비교⋅분석하여 국내 기록전문직 계속교육 프로그램에 반영할 수 있는 개선방안을 제언하였다.

Abstract

In the era of electronic records management, today’s record management environment is rapidly evolving. Therefore, this study aims to suggest improvement plans for continuing education that allows archivists to acquire knowledge and skills in the dynamic records management environment. Thus, this study analyzed an archivist’s work characteristics and proved the necessity of continuing education in a changing record management environment. Furthermore, the United States’ continuing education curriculum and the United Kingdom’s Archives and Records Association (ARA) were analyzed. Based on this, the researchers compared and analyzed the curriculum of continuing education locally and abroad and suggested ways to improve continuing education suitable for local records professionals.

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본 논문은 2007년 4월부터 시행되고 있는 현행 기록물관리법의 개정 방향과 의의를 분석하고, 개선 방안을 제시한다. 우리의 기록물관리제도는 1999년 기록물관리법의 제정을 시점으로 지난 몇 년간 괄목할 만한 외양적 성장을 이루었다. 하지만 우리의 기록관리 법제도는 기록의 생산, 관리, 공개, 이용 등 기록물 관리 전반에 걸친 적잖은 문제점들을 노정하고 있다. 이에 본 논문은 기록물관리체계, 기록물 공개열람 정책, 전자기록물체계를 중심으로 기록물관리법의 개정 내용을 살피고, 국가기록원의 위상 및 기록물공개의 기준예외규정 등과 관련된 문제들을 비판적으로 분석한다. 이와 함께 현행 기록물관리법에 미비한 웹 기반 기록물의 수집과 보존에 관한 문제를 다룬다. 이러한 논의를 바탕으로 국가기록원의 법제도적 위상 제고, 기록물 비공개분류 기준절차예외 규정에 대한 개선 방안을 논의한다.

Abstract

This article reviews the current Public Records Management Act which revised in October 2006 and put in force in April 2007. Since Public Records Management Act has been enacted in 1999, the external development of record management is significant. The Road Map for Record Management Reform in 2005 and the Information Strategy Project in 2006 are prime examples. However, our legal system concerning record management is still posing a number of problems, ranging from issues about objects and definitions of record management to issues of access. These issues have been subject to serious critics from various stakeholders, including civil organizations and academics. The article analyses a legal status of the National Archives of Korea and issues concerning access to current and archival records. As a result of the discussion, the article provides alternative plans.

한국기록관리학회지