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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
이 논문에서는 대학기록관에서 사용되는 용어들을 통제하여 검색 효율성을 제고할 수 있는 시소러스 구축을 위한 지침을 개발하고 적용하는 과정에서 도출된 다양한 상황과 그에 대응하는 방안들을 제시하였다. 개발 과정에서 고려된 중요한 이슈 및 적용 방안은 다음과 같다. 대학 기록관 기록물 정리과정에서 도출된 용어들은 고유명사가 많아 시소러스는 전거파일 기능을 동시에 하도록 개발되어야 했다. 대학의 공식문서에 자주 나타나는 용어를 우선어로 제시하였다. 또한 포함될 인명의 범위는 주요 보직자 및 주제가 된 개인들로 하되, 작성자 및 기증자들의 필드 통합 검색이 가능하면 지나친 범주의 포함은 불필요했다.
Abstract
Some issues and solutions considered for the various situations that we faced in the process of developing guidelines of thesaurus construction are described in this paper. There were many proper names and proper nouns among the terms considered in the process. The thesaurus needed to include a function of an authority file. Preferred terms were selected based on what the university's official records would use. The scope of the proper names for inclusion was the people who held official positions in the university and the people who were the subject of the materials. However, when the system allows synthesized retrieval of the field of creator and donor, inclusion of too many names were considered unnecessary.
초록
대학 내 학생 관련 기록은 대학의 기능적, 사회적, 개인적 측면에서 중요성을 가지지만 여러 주체들이 생산해 내는 기록의 양이 방대하고, 관리 장소가 분산되어 있으며, 그 유형과 형태가 다양하기 때문에 체계적인 관리가 어렵다. 이에 따라 학생 기록이 가지는 중요성이 크다는 것을 인지하고 있음에도 불구하고 대학의 실행은 부진한 단계에 머물러 있다. 이 연구는 대학의 행정 기록을 제외한 학생기록을 ‘학생 관련 기록’으로 정의하고, 교육 기록, 학생 창작 및 연구 기록, 학생 활동 기록으로 범주화하였다. 각 범주별로 국내외의 모범 사례를 살펴보고 명지대학교의 현황을 살펴본 후, 각 범주별로 적합한 관리 방안과 종합적 관리 방안을 제안하였다.
Abstract
Student records are essential for the functional, social, and personal aspects of the university. However, it is difficult to systematically manage such records because of the vast amount produced by several agents, the decentralization of the university’s records management system, and various types and forms produced. Despite acknowledging the importance of student records, Myongji University implements its records management system at a sluggish pace. This study defined students’ records except for the administrative records of the university as “student-related records” and categorized them into education records, student creation and research records, and student activity records. After examining the best practices in Korea and abroad, we reviewed the current status of Myongji University’s student records management system and proposed appropriate and comprehensive management plans accordingly.
초록
기능별 분류체계나 출처 중심의 탐색은 이용자들에게 쉽지 않으며 키워드검색도 이용자가 입력한 검색어와 기록물명의 단순 매칭 결과만 제시하여, 이용자의 기대에 부응하지 못하고 있다. 대통령기록관에서는 주제 분류체계를 개발하여 기록검색의 효율성을 높이고자 하였으며, 이와 연계하여 이용자들의 검색 과정을 돕고 기록관리 업무에도 용어통제 등 도움을 줄 주제 시소러스를 개발하고자 하였다. 본 연구에서는 대통령기록물 건명을 형태소 분석하고, 관련 시소러스와 이용자가 웹사이트에 입력한 검색 용어 및 정보공개 청구용어 등의 현황을 면밀히 분석한 후, 주제 분류체계와의 매핑을 통해 주제시소러스를 개발한 과정을 제시한다. 또한 주제 시소러스의 업무 및 온라인 서비스에의 활용 방안을 제시하며, 앞으로의 발전방향을 제시한다.
Abstract
To search based on the functional classification or provenance is not easy for users, and the key word-based information retrieval presents only simple words matching with the title of the records. The Presidential Archive of Korea developed a subject classification scheme to improve the convenience of searching for various records and came up with a subject thesaurus based on the scheme that utilizes the terms appearing on the title of the records and the terms used by the users who searched the portal or requested information disclosure. This research presents the development process of subject thesaurus. It also presents the utilization methods for records management work and services.
초록
ISO 30301 기록경영시스템 표준 제정으로 인해 기록관리가 경영적 차원에서 추진될 수 있는 표준체계가 마련되었지만, 인증을 받은 기관은 극소수이며 알려진 사례도 많지 않다. 이 연구의 목적은 ISO 30301 표준 인증을 획득하고자 하는 공공기관에 적합한 기록경영시스템을 구축할 수 있는 필수 요건을 제시하며, 실무적으로는 우수한 성공 사례를 통해 인증 관련 제반 사항을 숙지하여 표준을 도입하는 데 도움이 되고자 한다. 이를 위해 먼저 인증을 획득한 공공기관 및 지방자치단체의 출자⋅출연기관의 사례와 인증기관을 조사하여 분석하였다. 정보공개청구를 통한 내부문서 분석을 진행하였고, 공공기관 직원 4명과 인증기관 심사원 1명에 대한 인터뷰를 통해 인증심사 과정을 경험한 담당자 개인의 노하우와 전문지식을 포착하였다. 사례연구를 통해 인증을 획득하려는 기관이 효과적으로 인증을 획득할 수 있도록 1단계에서 5단계까지 수행 범위를 나누어 ‘ISO 30301 표준 인증 프로세스’를 제시하였다. 마지막으로 이를 토대로 인증을 효과적이고 실질적으로 획득하는 방안을 5가지로 제안하였다.
Abstract
Although the ISO 30301 Management Systems for Records (MSR) Standard has established a standard system for records management to be promoted at the management level, only a few institutions have been certified, and there are few known cases. The purpose of this study is to present essential requirements for the establishment of MSR suitable for public institutions that want to acquire ISO 30301 standard certification, and through excellent cases of success in practice, various matters related to certification were used to help in the introduction of the ISO 30301 standard. In this study, cases of certified public institutions, local government funding agencies, and certification bodies (CB) were investigated and analyzed. In addition to the analysis of internal documents obtained through information disclosure requests, interviews were conducted with four public agency employees and one certification body auditor to capture the know-how and expertise of the individuals in charge who went through the certification screening process. Through the case study, the scope of the performance was divided into 1 to 5 stages so that organizations that want to acquire the certification can effectively obtain a certification, and the ISO 30301 Standard Certification Process was presented. Lastly, five ways were proposed to ensure that certification could be obtained effectively and practically.
초록
4차 산업혁명에 대한 관심이 고조되고 있다. 인공지능은 그 기반기술이며 핵심적인 기술이다. 기록관리 분야에서도 해외를 중심으로 효율적인 업무처리를 위해 인공지능이 도입되고 있는 추세이다. 본 연구에서는 먼저 인공지능의 개념을 제시 한 후, 인공지능이 태동되게 된 배경을 알아보았다, 또 인공지능의 다양한 분야에 대해 알아보고, 획기적인 사례를 중심으로 발전 과정을 살펴보았다. 다양한 영역에서 인공지능의 활용사례를 텍스트 분석, 영상인식 관련, 음성인식 관련하여 살펴보았다. 이 각각의 영역에서 기록정보서비스 측면에서의 적용 사례를 확인해보고, 지능형 기록정보서비스 모듈 구성 및 인터페이스 등 앞으로 기록관리 영역에서 가능한 활용 방안을 알아보고 제시하였다.
Abstract
The Fourth Industrial Revolution has become a focus of attention. Artificial intelligence (AI) is the key technology that will lead us to the industrial revolution. AI is also used to facilitate efficient workflow in records and archives management area, particularly abroad. In this study, we introduced the concept of AI and examined the background on how it rose. Then we reviewed the various applications of AI with prominent examples. We have also examined how AI is used in various areas such as text analysis, and image and speech recognition. In each of these areas, we have reviewed the application of AI from the viewpoint of records and archives management and suggested further utilization of the methods, including module and interface for intelligent records and archives information services.
초록
기록관은 다양한 확장서비스 방법들을 활용하여 이용자들에게 홍보를 해야 한다. 그중에서도 견학은 유용한 서비스 방법이나, 기록관 견학에 대한 연구는 거의 없었다. 본 연구는 기록관 견학에 대해 연구하고 바람직한 프로그램을 제안해보기 위해, 대통령기록관을 사례로 연구를 진행하였다. 이를 위해 미국 대통령기록관 네 곳의 사례를 살펴보고 분석하였으며, 국내의 유사기관으로 견학프로그램을 제공하고 있는 김대중 도서관, 외교부 외교사료관과 국립중앙도서관의 견학 프로그램을 살펴보았다. 그리고 현재 대통령기록관에서 제공하고 있는 견학 프로그램을 살펴보고 분석하여 제한점을 확인하였다. 그리고 곧 세종특별시에 단독청사로 이전할 대통령기록관의 특성을 반영하여 다양한 이용자를 대상으로 한 바람직한 견학프로그램 구성 방향을 제시하였다.
Abstract
Archives should promote services to users using various outreach service methods. Although the archives’ tour program is one of the effective means of services, there has been few studies on the archival tour program. This study investigated archival tour programs and tried to suggest a desirable tour program, with the Korean Presidential Archives as a case. For this study, four U.S. Presidential Libraries’ tour programs were investigated and analyzed. Also, tour programs offered in similar organizations in Korea, such as Kim Daejung Library, Diplomatic Archives of the Ministry of Foreign Affairs, and National Library of Korea, were analyzed. Current tour programs offered by the Korean Presidential Archives were also analyzed and some limitations were identified. Based on the characteristics of the Korean Presidential Archives, which will be moved to independent building in Sejong City soon, desirable direction to organize tour programs for various user groups were suggested.
초록
최근 각국은 정부 데이터 개방을 위한 데이터 플랫폼을 구축하고, 행정정보데이터세트 등 다양한 데이터를 민간에서 웹을 통해 자유롭게 활용하도록 하고 있다. 이 연구는 전 세계적으로 가장 많이 활용되는 대표적인 오픈 데이터 플랫폼인 소크라타와 CKAN의 기능을 분석하고, 각국의 활용 사례를 살펴보았다. 그리고 서울시의 데이터세트 서비스 현황을 사례로 검토하여, 오픈 데이터 플랫폼을 적용한 지방자치단체의 데이터세트 관리 및 서비스 방안을 개념적으로 제시하였다. 이를 통해 기록으로서의 데이터세트 서비스 제공을 위한 지방자치단체의 장기적인 보존과 관리체제 방안을 제도적 측면과 데이터의 생산 및 관리 측면, 서비스 측면 및 플랫폼의 선택 등 다양한 측면에서 제시하였다.
Abstract
Recently many countries have established data platforms to disclose government-owned data that include administrative data-sets and provide free access to the public via Web. This research analyzes the “Socrata" and “CKAN", the most popular representative open data platforms in the world, and reviews functions and their practical cases in operation in several cities of various nations. It also examines the current status of the data-set services in the City of Seoul to provide conceptual bases for management and service of the local governments’ data-sets using open data platform. Then it suggests measures that ensure the long-term preservation and management of data-sets as archives for services, which includes the aspects of preparing systems, creating and managing data, providing services, and selecting platforms.
초록
본 연구에서는 국가기록원의 기록물 생산기관 변천정보 서비스를 분석하여, 기관 관계 구조 파악 문제 등을 확인하고, RiC-O의 적용을 통한 개선 가능성을 알아보고자 하였다. 개선을 위한 참고 사례로 RiC-O를 기반으로 한 프랑스의 PIAAF 프로젝트 사례를 분석하여, RiC-O를 사용함으로써 기록물과 기록 생산자에 관련된 정보를 통합하고, 데이터 개체 간의 관계를 명확하게 표현할 수 있으며, 링크드 데이터와 같은 새로운 기술과의 연계를 통해 전거레코드의 상호운용성을 확장할 수 있다는 점에서 기록물 생산기관 변천정보 서비스의 개선에 상당히 기여할 수 있음을 확인할 수 있었다. 이러한 분석 결과를 바탕으로 국가기록원 기록물 생산기관 변천정보 서비스가 갖는 문제점을 개선하고 사용자 경험 향상을 위해 RiC-O에 기반한 전거레코드 서비스를 제안하고 프로토타입을 설계 및 구현하였다.
Abstract
This study delves into the National Archives of Korea's service that provides information on changes in records-creating agencies, identifying the problems in an organizational relationship structure and exploring potential enhancements using the RiC-O. Drawing insights from the French PIAAF project, we applied RiC-O to integrate information on records and records creators, elucidating relationships between data entities. Our analysis demonstrated that leveraging RiC-O, coupled with technologies like linked data, amplifies the interoperability of authority records, substantially enhancing the service providing information on changes in records-creating agencies. Based on these findings, we propose an authority record service based on RiC-O, presenting a prototype designed to improve the National Archives of Korea's change information service and enhance user experience.
초록
최근 이용자 중심 서비스의 중요성에 대한 인식이 증가함에 따라 검색의 효율성을 향상시킬 수 있는 검색도구에 대한 연구들이 많이 진행되고 있다. 본 연구에서는 검색의 효율성 향상을 위한 차세대 검색도구에서 패싯의 중요성을 감안하고, 특히 대통령중심제인 우리나라에서 대통령 기록의 중요성 측면에서 검색도구의 고도화가 필수 불가결하다는 판단 하에, 대통령기록을 사례로 다양한 정보원을 분석하여, 대통령기록의 검색시스템에 적용 가능한 다양한 패싯 요소들을 도출해보고자 하였다. 이를 위해 미국, 영국, 호주의 국가 기록관(National Archives)과 국가별 개별 대통령(수상) 기록관의 웹사이트를 살펴보고, 그 검색 옵션을 분석하였으며, 대통령기록 건명의 형태소 분석 결과와, 대통령기록관 이용자의 검색용어 및 정보공개청구 용어, 대통령기록관 포털의 검색 옵션 및 기록 기술과 메타데이터 등의 요소를 종합 분석하고 매핑하여 대통령기록의 특성에 기반한 패싯 요소를 도출하였다. 특히 본 연구의 의의는 대통령기록을 사례로 검색도구의 주요 요소로서의 다양한 패싯의 개발에 관한 방법론을 제시하고자 한 것이다.
Abstract
As the recognition of the importance of user-oriented services is increasing, there has been a heightened attention for finding aids that could improve the effectiveness of searching. This study tried to draw various facet elements that can be applied to the presidential records retrieval system using presidential records as cases in analyzing various resources, considering the importance of facets in finding aids for the improvement of effectiveness in searching in the future and the importance of presidential records in Korea. In drawing facet elements based on the characteristics of presidential records, the websites of the National Archives (NARA) and Presidential (Prime Ministers’) Archives as well as their search options were examined as cases. In addition, the morpheme of each title of presidential records were analyzed, as well as the terms entered by the users of the Presidential Archives Portal of Korea, the terms used in the request for information disclosure toward the Presidential Archives in Korea, the search options of the Presidential Archives Portal, and the elements of the description and metadata standards. The significance of this study lies on suggesting the methodology of developing various facets as main elements in finding aids using the presidential records as cases.
초록
연구의 진실성을 검증하거나 특허권 관련이나 지식재산권에 관한 법적 분쟁에 대응하기 위하여 연구기록은 증거로도 매우 중요하며, 이전 연구의 정보 제공을 위해서도 중요하다. 그러나 공과대학 연구실의 연구기록 관리는 아직 초보적 단계이며, 관련 규정 및 모범 사례도 부족하여 체계적인 연구기록 관리에 어려움이 있다. 본 연구에서는 공과대학 연구실의 현황을 알아보고, 문제점들을 분석해보고, 효율적인 연구기록 관리를 위해 관련 규정 및 프로세스의 정비, 연구기록관리 과정의 체계화, 연구자 교육 및 인프라 구축 등의 체계화 방안을 제시하였다.
Abstract
To be able to present research authenticity, or to cope with patent related cases or any possible law suite for intellectual property, research records management is very important for evidence as well as for providing research information. But record keeping in engineering school laboratory is in an early stage, and lacks associated rules and best practices, which makes systematic research records management hard. This research investigated current practices of engineering school laboratories, analyzed related problems, and provides systematic methods for effective engineering research records management, such as modifying related regulations and process, systematizing the process of research records management, and educating researchers and building infrastructure.