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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
국방과학연구소에서는 보유하고 있는 아날로그 형태 시청각 기록물을 디지털 변환을 통하여 이용자의 접근 용이성을 확보하고 시스템을 통한 보다 체계적인 관리를 위해 “영상기록관리시스템”을 구축하고 운영 중에 있다. 본 연구는 이에 대한 전체 구축 과정과 실제 운영 사항에 관한 내용을 담고 있는 것으로, 시청각 기록물의 디지털 변환을 통한 DB 구축과 이용자의 직접적인 검색․활용을 통하여 기록물에 대한 보존과 활용에 대한 실제 사례를 기술하고 있다. 구체적으로는 이미지와 동영상 데이터를 관리하고 활용하기 위한 시스템 개발요구사항 분석에서부터 아날로그형 자료의 디지털 변환을 통한 DB 구축 시 표준 업무절차 구현, 품질 기준 설정, 메타데이터 항목 설정 등에 관한 내용을 포함하고 있다. 또한, 실제로 시청각 기록물 관리를 위한 시스템을 운영함으로써 얻을 수 있는 시스템 효과 분석을 통하여 시청각 기록물 관리 시스템 구축의 필요성에 대해서도 언급하고 있다.
Abstract
ADD(Agency for Defense Development) has developed digital audio-visual archives management system to ensure easy access and long-term preservation for digital audio-visual archives. This paper covers total process of the system development and database management in the aspect of preservation and utilization by users' easy search through digitization of audio-visual archives. In detail, it contains system design for images and video data handling, standard workflow establishment, data quality, and metadata settings for database by converting an analog data into digital format. Also, this study emphasizes the importance of audio-visual archives management system through cost-effectiveness analysis.
초록
최근 중앙행정기관은 업무관리시스템을 클라우드 기반의 온나라2.0으로 변경하였다. 국가기록원은 클라우드 업무관리시스템의 기록을 이관받아 관리할 수 있도록 클라우드 기반의 기록관리시스템을 개발하여 보급하고 있다. 클라우드 컴퓨팅의 이점을 극대화하여 기록관리가 보다 효과적․효율적으로 이루어지도록 재설계할 수 있는 기회이다. 전자기록 관리의 프로세스와 방법이 종이기록 관리 방식을 단순히 전자화하는 것에서 탈피하여 디지털 기술에 따른 변환(Transformation)의 수준으로 나아갈 수 있는 기회이기도 하다. 첫째, 이관의 방식을 변환해 볼 수 있다. 업무관리시스템과 기록관리시스템이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 처리과에서 기록관으로 기록물 이관 시 콘텐츠 파일들을 물리적으로 이동시키지 않고 메타데이터만 복사하는 방식으로 이관할 수 있어 비용이 줄고 무결성 훼손 위험이 줄어들 수 있다. 둘째, 기록물의 저장공간 할당에 대한 전략을 구상해 볼 수 있다. 클라우드 저장소를 업무관리시스템과 기록관리시스템이 공유하는 것을 전제로 한다면 콘텐츠 파일들을 저장할 때 기록의 보존기간에 따라 저장하는 위치를 구분함으로써 이점을 얻을 수 있다. 셋째, 기록의 생산시스템, 기록관리시스템, 정보공개시스템 등 콘텐츠에 접근하는 시스템들이 클라우드 저장소를 공유하게 되면 콘텐츠의 중복을 최소화하는 방향으로 설계를 전환할 수 있다.
Abstract
Recently, the central administrative agency changed its business management system to cloud-based On-nara 2.0. To transfer and manage the records of the cloud business management system, the National Archives Service has developed and distributed a cloud-based records management system. It serves as an opportunity to maximize the benefits of cloud computing and redesign the records management to be more effective and efficient. The process and method of electronic record management can be transformed through digital technologies. First, we can change the transfer method for electronic records. When the business and the records management systems share the same cloud storage, it is possible to transfer the content files between the two systems without moving the contents files physically, thus copying only the metadata and reducing the cost and the risk of integrity damage. Second, the strategy for allocating storage space for contents can be conceived. Assuming that the cloud storage is shared by the business and the record management systems, it is advantageous to distinguish the storage location based on the retention period of the content files. Third, systems that access content files, such as records creation, records management, and information disclosure systems, can share the cloud storage and minimize the duplication of content files.
초록
본 고에서는 전자인사관시스템 데이터세트의 관리기준표 작성 절차와 방법, 참여 기관의 역할, 관리기준표 영역별 작성 내용 등을 기록관담당자 입장에서 분석하여 관리기준표를 수립해야하는 업무담당자의 이해를 돕고, 기준표 작성 과정 중에 나타난 문제점을 바탕으로 개선방안을 제시하였다. 주요 개선방안으로, 국가적 중요 행정정보 데이터세트에 대해서는 영구기록물관리기관 차원의 별도 선별 정책이 마련되어야 하고 일부가 아닌 전체 데이터세트를 보존하는 방식으로 운영되어야 하겠다. 또 단위기능 설정과 데이터 분석을 위해 단위기능-데이터테이블-비정형데이터 매핑 자료를 필수작성 사항으로 설정할 필요가 있으며 시스템 운영에 큰 영향을 미치는 비정형데이터에 대한 선별, 관리 기준이 추가로 작성되어야 하겠다. 처분지연기간을 설정하는 것은 보존기간의 복잡성을 증가시키는 측면이 있으므로 관련 단위기능의 통합 또는 보존기간 상향 책정 등의 방식으로 운영하는 것이 바람직할 것으로 판단된다.
Abstract
The study seeks to analyze the procedures and methods of preparing the records management reference table of the electronic human resource management system dataset, the roles of participating organizations, and the contents of each management reference table area from the records manager’s perspective to help the person in charge of establishing the management reference table. Improvement plans were suggested based on the problems that appeared during the process of preparing the reference table. As a major improvement plan, a separate selecting policy at the level of the national archives should be designed for the national important dataset records in the government information system, which should be operated such that it preserves the entire dataset rather than a part. It is necessary to set the unit function-data table-unstructured data mapping data as mandatory items, and the selection and management criteria for unstructured data that significantly influence system operation should be additionally prepared. Regarding the setting of the disposition delay period, because there is an aspect of increasing complexity, it is deemed desirable to operate it by integrating related unit functions or setting the retention period longer.
초록
종이기록과 달리 특정 하드웨어와 소프트웨어의 조합에 의해서만 접근 가능한 전자기록은 그들의 생산에 이용된 저장매체, 하드웨어와 소프트웨어, 포맷의 수명보다 훨씬 더 길뿐만 아니라 시간이 흐르면 퇴화되거나 노후화되기 때문에 이에 대한 대비가 철저하게 이루어져야만 디지털정보의 장기보존과 접근, 미래 특정시점에서의 재현성을 보장할 수 있다. 이에 본 연구에서는 전자기록의 장기보존과 장기 접근성 유지에 근간이 되는 기술정보요소를 지속적으로 수집관리하여 마이그레이션이나 에뮬레이션과 같은 보존 전략을 효율적으로 지원하는 포맷등록시스템 개발 방안을 제안하였다.
Abstract
Unlike paper records, accessing electronic records needs to be supported by specific combination of hardware and software. The electronic records have longer life span than the storage media, hardware, software and the formats that were used for the production of such records. Because the quality of electronic record can become deteriorated as time goes on, we need to have appropriate mechanisms to secure the long-term preservation and access to the digital information at a certain point in the future. Based on this reality, this study proposes the functions and the development method of the format registry, which efficiently supports the preservation strategy such as migration and emulation, collecting and managing technical information elements. These elements consist of the foundation of the long-term preservation of the electronic records.
초록
업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.
Abstract
With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees‘ perceptions of email records management. Surveys and interviews were conducted with professors, staff, and assistants who use groupware accounts at D University, and their overall perceptions of email records management and the status of email record management, such as email production, deletion, archival, and backup of university members were gathered. A total of 185 people responded to the survey, and 12 of them were interviewed. According to the analysis, the public utilization of email was frequent, and the management of emails, such as backup and retention, was not performed well compared to deletion and storage. In addition, email is still perceived as private, and users recognize the need for email records management, but they still perceive that they are responsible for records management. The results of this study will be useful in setting the policy for email records management of universities and will help provide email record management awareness.
초록
기술혁신을 통한 국가경쟁력 강화를 목적으로 연구개발 투자 규모가 증가하고 있으며, 투자 효율성에 대한 관심이 높아지고 있다. 기록관리 분야에서는 국가기록원이 2008년부터 국가연구개발사업을 주도하고 있다. 이에 본 연구는 2008년부터 2022년까지의 국가기록원 용역 연구과제 111건을 대상으로 수행주체, 성과, 주제 등의 측면에서 기록관리 분야 연구개발사업을 분석하였다. 분석 결과, 연구 수행주체는 중소기업, 연구성과는 학술발표가 가장 많았으며, 연구보고서의 성과와 실제 성과 간 일부 차이가 있었다. 연구 주제 측면에서 기록물 형태는 종이문서, 국가기록원 업무 중에서는 전자적 관리체계 구축, 기록관리 업무 과정과 연구과제별 중심단어 빈도 기준으로는 보존에 대한 연구가 주로 수행된 것으로 나타났다. 디지털 전환 관련 빅데이터 활용과 지능형 기술 개발의 측면에서는 111개 과제 중 9%인 10건이 해당하는 것으로 나타났다. 따라서 연구 사업 종료 후에도 성과에 대한 사후 관리를 통해 연구개발사업의 효과성을 높여야 할 것이며, 연구 주제에 있어서는 보존 이외의 이관, 분류, 평가, 생산, 수집 등에 대한 연구와 디지털 전환에 대응하는 연구의 필요성을 확인하였다.
Abstract
The scale of research and development (R&D) investment is increasing to strengthen national competitiveness through technological innovation, leading to an increased interest in investment efficiency. In records management, the National Archives of Korea has been leading the national research and development project since 2008. Accordingly, this study analyzed R&D projects in records management regarding implementing organization, performance or outcomes, and subjects, targeting 111 National Archives of Korea contract research projects from 2008 to 2022. The analysis showed that small and medium-sized enterprises (SMEs) were the most likely to conduct research, the majority of the research outcomes were academic publications, and there were some discrepancies between the reported performance in research and the actual performance. In terms of research subjects, the most common type of records are paper or print documents, establishing an electronic management system among the National Archives’ works. In terms of the frequency of keywords in the records management process and research projects, it was found that research was mainly conducted on “preservation.” Meanwhile, only 10 cases, or 9% of the 111 projects, were found to be relevant in terms of utilizing big data and developing intelligent technologies related to digital transformation. Therefore, the effectiveness of the R&D project must be improved through follow-up management of the results even after the research project is completed. In addition, in terms of research topics, it was identified that aside from “preservation,” studies focusing on “transfer,” “classification,” “evaluation,” and “collection,” as well as research that responds to digital transformation, are needed.
초록
한국의 기록관리교육은 대학원마다 교육과정의 편차가 커서 기록관리 교과과정의 변화에 관한 필요성은 꾸준히 제기되어 왔다. 본 연구에서는 외국의 기록관리 교육지침서와 인증기준을 비교 분석하여 우리나라 기록관리 교육지침서 개발을 위한 핵심범주와 요소를 도출하였다. 지침서는 서문, 사명과 목표, 교육내용, 행정적 요소, 결론으로 구성되며, 기록물관리 전문요원이 배워야 할 교육내용의 핵심 지식범주는 ① 레코드와 아카이브의 본질, ② 선별, 평가, 수집, ③ 정리 및 기술, ④ 보존, ⑤ 정보서비스와 접근, ⑥ 아웃리치, 지도, 옹호, ⑦ 관리와 행정, ⑧ 사회적, 문화적 시스템, ⑨ 법적, 재정적 시스템, ⑩ 정보기술로 도출되었다. 향후 지식범주는 학계와 현장의 기록물관리전문요원의 의견을 적극 반영할 필요가 있으며 이를 통해 대학원 교과과정을 개선해 나가야 할 것이다.
Abstract
The need for changes in archival studies curriculum has been steadily raised because of the wide variation of the curriculum in each graduate school. In this study, the foreign archival studies guidelines and certification standards were compared and analyzed to derive key categories and elements for developing the Korean guidelines for a graduate program in archival studies. The five key categories and elements of the guideline include introduction, mission and goal, knowledge categories, administrative factors, and conclusion. On the other hand, the 10 knowledge categories to be learned by archivists include ① The Nature of Records and Archives, ② Selection, Appraisal, and Acquisition, ③ Arrangement and Description, ④ Preservation, ⑤ Reference and Access, ⑥ Outreach, Instruction, and Advocacy, ⑦ Management and Administration, ⑧ Social and Cultural Systems, ⑨ Legal and Financial Systems, and ⑩ Information Technology. In the future, knowledge categories need to be actively reflected by the opinions of the academic community and archivists to improve the graduate curriculum.
초록
본 연구는 영국의 대표적인 기록관리학 학술지인 Archives and Records에 수록된 연구 논문을 분석하여 국외 기록관리학 연구의 동향을 살펴보고 국내의 기록관리학 연구 동향과 비교하기 위해 수행되었다. 2013년부터 최근까지 10년 동안 ｢기록학연구｣에 수록된 318편의 논문과 ｢Archives and Records｣에 수록된 142편의 논문을 대상으로 정량분석을 통해 저자 분포와 공동연구의 비율, 소속기관의 유형별 분포, 주제분야별 분포를 파악하고, ｢기록학연구｣에서 1,251개, ｢Archives and Records｣에서 508개의 저자키워드를 추출하여 네트워크 분석을 수행한 결과 ｢기록학연구｣에는 (1) 아카이브, 기록, 기록관리, 기록정보서비스 등 기록관리 일반에 관한 연구, (2) 공공기록물 관련 연구, (3) 민간기록물 관련 연구, 그리고 (4) 기록의 평가·선별, 폐기 등 기록관리의 기술에 관한 연구 등이 군집을 이루고 있고, ｢Archives and Records｣에는 (1) 커뮤니티 아카이브나 지역 아카이브와 관련한 다양한 실제 사례를 다루는 연구가 많고, (2) 기록의 기술이나 선별, 접근, 보존, 서비스 등 기록관리의 기술과 관련된 연구가 꾸준히 이루어지고 있으며, (3) 구술기록이나 시청각기록 등의 디지털화에 관한 연구도 주요 주제 중 하나라는 점을 알 수 있었다.
Abstract
The study aims to investigate research trends in the UK records management field and compare the results with domestic research by analyzing research articles published in Archives and Records for the UK’s research trends and The Korean Journal of Archival Studies (KJAS) for domestic ones. The study analyzed 318 articles published in KJAS and 142 articles published in Archives and Records since 2013, when the journal changed its title from Journal of the Society of Archivists, to investigate the distribution of authors, including the ratio of coauthorship and authors’ affiliations. A set of 1,251 unique terms were extracted from KJAS, and 508 unique terms were extracted from Archives and Records for keyword co-occurrence network analyses. The result shows that the main research topics for KJAS include studies on (1) records management in general, such as archives, records, records management, and archival information service, (2) public records management, (3) personal or private records management, and (4) the techniques for records management, such as archival appraisal, selection, and disposition. In Archives and Records, (1) there are several case studies related to community and local archives, and (2) studies related to records management techniques, such as records description, appraisal, access, preservation, and service, have been performed continuously; furthermore, (3) studies on the digitization of oral history and audiovisual records are also one of the most researched areas.
초록
현재 우리나라는 비전자기록물의 보존처리 대상선정 관련 정책 수립을 위해 법정 기준에 따라 상태검사를 실시하고 공공표준을 제정하여 상태검사 절차와 내용을 실무적으로 제시하고 있으나 실질적으로 기록물 상태검사를 이행하는 국내 기록물관리기관은 제한적이다. 이에 본 연구는 종이기록물 상태검사 현황을 파악하고 국내외 유관기관 총 18개관을 대상으로 한 설문조사를 통해 상태검사 경향성을 검토하여 국내 기록물관리기관의 종이기록물 상태검사에 반영해 볼 수 있는 시사점과 개선 방안을 제시하였다. 설문조사 결과, 국내의 경우 소장 기록물 전체를 대상으로 검사를 시행하는 반면 해외는 기록물의 역사적⋅문화적 가치 외에도 취약재질, 훼손심각성과 같은 기록물 특성이나 이용도가 높은 기록물을 선별하는 상태검사를 실시하고 있다. 또한 전수조사가 아닌 표본추출을 통한 검사방식을 채택하고 있는 기관이 많았으며, 주기적 상태검사는 보다 유연하게 운영하는 것으로 나타났다. 이에 종이기록물 상태검사에 있어서 검사 대상의 선별이나 표본추출 방식을 적용하여 보다 업무 효율성을 높이는 동시에 보존기록물의 취급을 최소화하는 방향으로 제도를 개선하고, 활용 목적을 충분히 고려한 검사항목을 개편함으로써 검사 자체에 대한 부담을 줄이고 후속조치에 대한 명확한 가이드라인 제공이 필요할 것으로 보인다.
Abstract
Condition assessment of analog records is enforced to establish a preservation strategy and identify the damaged records by the Public Records Management Act and the public standard in Korea. However, the number of record management organizations where the condition assessment according to the act and the standard are actually conducted is limited in Korea. To find out what to change in the system and the practice of the condition assessment, the system and situation on the condition assessment of the paper-based records in Korea and other countries were investigated through literature research and a survey. Whereas Korean archives try to assess entire individual records, archives and libraries overseas apply condition assessment selectively depending on not only historical and cultural values of the records but also the vulnerability of compositional materials and severity of the damage of the records. It seems that archives and libraries overseas have a specific reason to conduct the assessment. Most of them take advantage of a sampling method not assessing every single item. Moreover, the periodical assessment is carried out in only about 50% of the responses. Therefore, we have to consider changing our condition assessment system to a more efficient and flexible way, adopting a sampling method and applying the assessment for selective collections with more specific purposes.
초록
이 연구는 현재 우리나라 정부기관에서 시행되고 있는 단위과제 기반 기록물 평가의 문제점을 조사․분석하고 개선방안을 제시하기 위한 것이다. 이를 위해 중앙행정기관의 기록관리전문가 6명을 대상으로 집단 면담 및 개별 면담을 실시하고, 해당 기관 홈페이지에 고시된 기록관리기준표 조사를 병행함으로써 단위과제 기반의 평가방식이 기록의 보존기간 책정에 어떻게 적용되고 어떤 문제가 있으며, 문제 유형별 원인은 무엇인지를 분석하였다. 또한 문제 유형별 개선방안과 함께 단위과제 기반 평가의 제약을 극복하기 위한 새로운 다중 평가모형을 제안하였다.
Abstract
The purpose of this study is to survey the problems of the record appraisal system based on value of “Business Transaction (Danwi-gwaje)" and suggest a way to solve the problems in Korean government agencies. This study begins with analyzing the many negative cases of creating wrong “Business Transaction" profiles and making discordances between value of records and value of transaction, through data mainly from focused group interviews of six record professionals in central government agencies. It concludes with suggesting a new records appraisal model that assigns the retention periods to multiple entities to solve the problems of the current record appraisal system.