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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
이 연구는 기록관리 환경이 디지털 기반으로 변화되어 가는 상황에서 대학 정보자원의 디지털 연속성 보장을 위한 실행 방안을 제안하기 위한 것이다. 이를 위해 국외 영국 TNA와 호주 NAA의 디지털 연속성 정책 사례를 조사⋅분석하고, 대학의 디지털 연속성 보장을 위한 정책개발에 필요한 시사점을 다음과 같이 도출하였다. 대학은 디지털 연속성 보장을 위해 디지털 자원의 ‘자산(asset)’적 가치를 파악하고 이용가능성 보장을 위한 선행 분석과 대응(위험관리 등) 체계를 갖추며, 대학 전 영역에 걸친 협업 체계를 조성해야 한다. 또한 대학의 정보자원에 적용가능한 실행 방안을 제안하기 위해 영국 TNA에서 제시한 디지털 연속성 보장 프로세스 4단계를 대학 사례에 적용해보았다.
Abstract
This study aims to propose an implementation plan for ensuring the digital continuity of university information resources that require the continuous management of temporary and permanent records in digital transformation environments. Thus, the cases of The National Archives (TNA; United Kingdom) and the National Archives of Australia (NAA)’s digital continuity policies were investigated and analyzed, drawing implications for ensuring universities’ digital continuity. The process for ensuring digital continuity proposed by TNA was then applied to a university case for the proposal of an implementation plan applicable to university information resources.
초록
이 연구는 대학기록관에서 웹을 통해 제공되는 기록정보서비스의 중요성을 인식하고, 웹을 통해 제공할 수 있는 서비스의 범주와 내용을 파악하여, 평가모형을 개발하여 제시하고자 하였다. 이를 위해 웹사이트가 있는 국내 대학기록관 몇 곳을 선정하여 웹 기록정보서비스를 평가한 후 평가결과를 분석하고 개선방향을 제시하였다. 대학기록관의 웹 기록정보서비스 평가 결과에서 분석된 내용을 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록관의 미션과 비전을 설정하고 제시해야 한다. 둘째, 소장기록의 목록과 기록컬렉션에 대한 소개를 상세히 제공해야 한다. 셋째, 상세검색, 재검색, 원문검색 기능 및 검색방법에 대한 도움말 정보를 제공해야 한다. 넷째, 온라인 전시를 구축하고 정기적으로 발행하는 뉴스레터를 제공해야 한다.
Abstract
In this study, considering the importance of the providing archival information services over the Web in university archives, the evaluation model of the archival information services was proposed by identifying categories and contents of it. Direction for the improvement was proposed by evaluating and analyzing the Web archival information services of some university archives in Korea. Based on the evaluation, the following directions for improvement were suggested. First, the mission and vision of the archives should be established and published over the Web. Second, the introduction to the records catalogues and records collection should be provided in detail on the Web. Third, advanced search and full-text search functions should be provided, as well as the help information for the search methods. Fourth, university archives' Web sites should provide online exhibitions and newsletters of the archives.
초록
탐색도구는 이용자가 기록물을 접하는 가장 처음 단계로 이용자가 보다 쉽게 접근하기 위해 반드시 필요하다. 탐색도구의 전산화 표준인 EAD는 웹을 통해 이용자가 탐색도구에 쉽게 접근할 수 있도록 하고 기록관간 상호운용성을 촉진한다. 이 연구에서는 EAD 탐색도구를 구축한 국내외 기록관에 대해 살펴보고 EAD 탐색도구의 특징적 요소를 분석하고자 한다. 그리고 국내 대학기록관의 탐색도구 서비스 현황에 대해 알아보고 여기서 나타나는 문제점을 지적한다. 그리고 이를 토대로 문제점을 해결할 수 있는 방안을 제시하고자 한다.
Abstract
Finding aids is the first necessary step for users to find records easily. EAD, computerized standardization for finding aids, enables users to access to the finding aids easily and accelerates interoperability between Archives. This research is to review the domestic and foreign archives where they have built EAD finding aids and to analyze the distinctive feature in the EAD finding aids. And to review and point out the problems in current status of finding aids in domestic university archives. And the solution for the problem is presented in this research.
초록
본 연구의 목적은 대학 처리과 기록물관리책임자와의 면담을 통해 처리과 기록물관리 현황 및 문제점을 살펴보고, 처리과 기록물 관리가 체계적으로 관리되도록 개선방안을 도출하는 데 있다. 연구의 결과를 요약하면 크게 다음과 같다. 대학 처리과에서 겪는 어려움은 일반적으로 처리과 기록물관리책임자의 과다한 업무와 순환보직으로 인한 문제, 기록의 생산 및 등록, 생산현황통보, 이관, 정리 및 물리적 보관, 평가 및 폐기 등 기록관리 업무절차상에서 정보의 부족으로 발생하는 문제, 그리고 기록물관리책임자의 역할에 대한 인식 부족과 서무의 기록물 관리 교육이수 과정상의 문제 등으로 나눌 수 있다. 이러한 문제들을 해결하기 위해서는 면담 참여자인 대학 기록물관리책임자인 서무들은 처리과에 적합한 처리과 기록물 관리 매뉴얼 제작, 물리적 공간 확보, 기록관의 처리과에 대한 행정적 지원, 처리과 내 기록물관리책임자의 적법한 지위에 대한 고려, 업무담당자와 서무의 기록물 관리 인식 개선을 위한 교육이 필요하다고 지적했다.
Abstract
This study aims to examine the current status of and problems in records management by the person in charge of university records management and derive improvement measures to manage university processing and records management systematically. The study’s results are as follows: first, administrative problems with processing and service, and second, issues arising from records management procedures, such as the production and registration of processing departments, notification of production status, transfer, cleanup and physical storage, and assessment and disposal, as well as the lack of knowledge and records management. In response, it was suggested that training is needed to improve processing and records management manuals, secure physical storage, strengthen administrative support for the division in charge, ensure the legitimate status of the person in charge of processing and records management in the division in charge, and enhance the recognition of records management by the person in charge and manager.
초록
이 연구는 기록관리 환경에서의 새로운 패러다임인 설명책임의 개념을 도입하여, 대학의 기록관리 방향성을 재설정하는데 초점을 맞추었다. 이를 위해 먼저 설명책임의 개념 및 구조를 분석하였고, 이를 통해 대학에서의 설명책임의 필요성을 입증하고자 하였다. 또한 국외 대학의 사례를 통해 설명책임을 위한 요소를 도출하고자 하였으며, 이를 기반으로 국내 대학의 기록관리 현황을 분석하였다. 현황 분석결과를 바탕으로 제언된 개선방향은 다음과 같다. 첫째, 대학기록의 범위가 재설정되어야 한다. 둘째, 대학의 업무관련 규정이 개선되어야 한다. 셋째, 대학기록관리 주무기관으로서 대학기록관의 기능이 강화되어야 한다. 넷째, 대학의 기록관리 프로세스가 재설계되어야 한다. 다섯째, 대학의 설명책임이 제대로 정착되기 위해서는, 대학 내부적 차원에서의 기록관리 정책과 방법에 국한되어서는 안 되며, 대학 외부에서 대학이 설명책임을 제대로 이행할 수 있도록, 이를 규제할 수 있는 제도적 절차가 필요하다.
Abstract
This study focuses on resetting the direction of the universities' accountability introducing the notion of accountability which is a new paradigm in the setting of records management.. First, we analyze the notion and structure of accountability, and then demonstrate the need of accountability in the university. And we try to deduce factors for accountability through cases of foreign universities. Based on this, we analyze the present status of records management of domestic universities. Based on the results of analysis, this study suggests several proposals. First, university records need to be reset. Second, regulations related to tasks in the university should be improved. Third, the function of university archives should be strengthened. Forth, the process of university records management should be reset. Fifth, in order to settle down accountability of the university in a right way, proper systems and procedures to regulate it are necessary so that the university can perform accountability properly outside the university.
초록
연구의 진실성을 검증하거나 특허권 관련이나 지식재산권에 관한 법적 분쟁에 대응하기 위하여 연구기록은 증거로도 매우 중요하며, 이전 연구의 정보 제공을 위해서도 중요하다. 그러나 공과대학 연구실의 연구기록 관리는 아직 초보적 단계이며, 관련 규정 및 모범 사례도 부족하여 체계적인 연구기록 관리에 어려움이 있다. 본 연구에서는 공과대학 연구실의 현황을 알아보고, 문제점들을 분석해보고, 효율적인 연구기록 관리를 위해 관련 규정 및 프로세스의 정비, 연구기록관리 과정의 체계화, 연구자 교육 및 인프라 구축 등의 체계화 방안을 제시하였다.
Abstract
To be able to present research authenticity, or to cope with patent related cases or any possible law suite for intellectual property, research records management is very important for evidence as well as for providing research information. But record keeping in engineering school laboratory is in an early stage, and lacks associated rules and best practices, which makes systematic research records management hard. This research investigated current practices of engineering school laboratories, analyzed related problems, and provides systematic methods for effective engineering research records management, such as modifying related regulations and process, systematizing the process of research records management, and educating researchers and building infrastructure.
초록
토픽맵은 방대한 양의 정보를 의미론적 연관관계에 따라 분류, 조직하여 탐색할 수 있도록 효율적인 검색을 제공하기 위해 제안된 도구이다. 본 연구는 대학의 교직원들이 학사행정 대학기록물 검색시 의미기반 검색을 통해 보다 적합한 검색 결과를 제공받을 수 있도록 토픽맵 기반 대학기록물 검색시스템을 설계한 것이고 그 과정을 보여준다. 본 연구를 위해 D대학의 2년간 학사행정 기록물들이 사용되었고 의미관계를 구조화하기 위해 대학의 업무 기능 분류표를 참조하였다. 온토피아 옴니게이트를 사용하여 토픽맵을 구축하였다. 대학의 학사행정 관련 기록물의 토픽은 총 626개로 나타났고, 토픽 타입은 학사업무, 교직원, 학적, 대학, 학생, 기타로 구성하였다. 관계는 토픽들간의 연관으로 6개 유형이 나타났고, 어커런스 타입은 등록구분, 등록번호, 등록일, 수신자, 제목, 기안자, 분류번호 등의 7개로 정의하였다. 본 연구에서 설계된 토픽맵 기반의 검색시스템의 관계적 속성은 대규모 기록물을 쉽게 탐색하고 지식의 우연한 발견을 가능하게 할 것으로 기대된다.
Abstract
A topic map was designed as an efficient information retrieval method that is optimized for classification, organization, and navigation through the use of a semantic link network above information resources. With this, this study aims to design a topic map-based university archives retrieval system to provide the relevant information retrieval. For this study, electronic records that relate to the academic administration within two years of D university were collected, and topic map editing was carried out with Ontopia Omnigator. Topics were classified according to their functional analysis of academic administration. In the end, the number of topics was finalized as 626, with 6 types in general: academic work, staff, college register, student, university, etc. Association was separated into six types as well, which were formed with consideration to the relationships among topics. In addition, there are seven occurrence types: register class, register number, register date, receiver, title, creator, and identifier. It is expected that the associative nature of the designed topic map-based retrieval system in this study will make navigation of large records easy and allow incidental discovery of knowledge.
초록
본 연구의 목적은 IPA(Importance Performance Analysis) 기법을 활용하여 사립대학 기록물관리전문요원의 직무를 분석하여 직무의 중요도와 실제 업무 수행의 성취도 차이를 분석하는데 있다. 또한 전문적인 교육을 통해 기록물관리전문요원의 자격을 갖춘 집단과 그렇지 않은 집단의 차이를 분석하고자 하였다. 우선, 연구 목적 달성을 위해 법령과 지침 등을 통해 기록물관리전문요원이 수행해야 하는 업무를 도출한 후 실제 기록물관리전문요원의 검증을 거쳐 세부 업무를 확정하였다. 이를 기초로 사립대학 기록물관리업무 담당자에 대한 설문조사를 실시하였으며 수집된 데이터는 업무의 중요도와 실제 성취도를 알아보기 위해 IPA기법을 활용하여 분석하였다. 분석 결과, 기록물관리전문요원과 전문요원이 아닌 경우 모두 기록관리 업무를 수행하고 있기 때문에 중요도에 대한 이해는 높은 편이었다. 그러나 실제 성취에 있어서 기관의 인식과 같은 환경적인 요인이 상당 부분 영향을 미치고 있는 것으로 나타났다.
Abstract
The purpose of this study is to analyze the difference between job importance awareness and actual job achievement of archivists of private universities through importance–performance analysis (IPA), and to analyze the difference between certified and noncertified archivists about the above two factors. To achieve the purpose, the detailed job activities were drawn through a review of laws, regulations, and policies. The detailed list of job activities was confirmed by a few current archivists, Using the confirmed list of detailed job activities, a survey was conducted for archivists of private universities. The collected data in the survey were analyzed using the IPA method. According to the study results, the two groups of archivists have a clear understanding of their jobs; however, environmental factors influence the actual achievement of the jobs.
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2017년 국립대학자원관리시스템(KORUS)이 개통되면서 국립대학의 기록관리체계도 단위과제 중심의 기록관리기준표 분류체계로의 전환점을 맞이하였다. 국립대학은 표준화된 방식으로 운영되는 행정시스템을 기반으로 업무처리 과정을 단위과제카드를 중심으로 기록물을 생산⋅관리하게 되었다. 특히, 협업과 정보공유를 위해 대학의 공통 업무에 일관된 관리기준을 부여하는 공통 단위과제를 개발하여 운영하고 있다. 본고에서는 현재 국립대학에서 사용하는 기록물 분류체계의 운영현황과 운영과정에서 나타나는 문제점을 공통 단위과제를 중심으로 분석하였다. 국립대학 기록물의 특성과 분류체계 개발 경과, 운영현황을 분석하여 기록관리기준표가 기록관리 도구로의 역할을 이행하고 있는지를 확인하고 기록분류 도구이자 평가와 검색도구로 기능할 수 있도록 개선방안을 제안하였다.
Abstract
With the Korean University Resource United System (KORUS) opening in 2017, the national university’s record management system has been turning into a unit task-oriented records management reference table. Based on the administration system operated in a standardized manner, national universities can produce and manage university records based on business transaction cards. In the process, the standard business transactions for universities’ common tasks were developed and operated for collaboration and sharing information. This study aimed to analyze the national university classification system’s current operating status and problems, focusing on common unit tasks. To this end, the characteristics of university records, the development process of the national university classification system, and its operating status were analyzed. It also investigated whether the records management reference table is suitable for use as a record management tool. In conclusion, this study suggested improvements on the national university records management reference table, which can function as a record classification and appraisal tool.
초록
본 사례연구는 KDI국제정책대학원이 체계적인 기록물의 관리를 위하여 적용했던 기록관리학의 원칙 및 방법론, 그리고 이를 실제로 적용해 나가는 과정을 기술하는 데 그 목적을 두고 있다. 이 사례연구는 그 이전의 사례연구들과 달리 모형개발부터 시스템 구축까지 전 과정을 다루었다는 점에서 포괄적이라 할 수 있다. KDI대학원에서는 오랜 기간 동안 특별한 체계 없이 방치되어 왔던 기록물과 아카이브즈를 통합적으로 관리할 수 있는 포괄적인 개념의 기록관을 구축하였다. KDI대학원에서 기록관리의 도입은 행정정보화 및 지식정보화를 지원하고 대학원의 성과와 역사적 면모를 유지 전승할 수 있는 지침을 마련하는 토대가 되었다. 아울러 이번 사례연구는 타 대학 또는 기관에서 기록관리 체계 구축사업을 할 때 유용한 가이드가 될 수 있을 것으로 기대한다.
Abstract
This case study aims to describe the principles and methods of records management applied to the systematic management of records in the KDI School of Public Policy and Management, and the process of its practical implementation. It provides more extensive coverage than most existing studies on records management, dealing with all procedures from the theoretical modeling to the records management system building. The School has built the Records Center that can integratively manage its administrative records and archives that have been erratic and unsystematic over the years. As a result, the introduction of records management has become a basis for succeeding the achievements of the KDI School and its history as well as supporting administrative and knowledge resources. As well, it is intended to be a guide for other schools or institutions when building the records management system.