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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
2004년 9월 ‘국회전자문서시스템’이 도입된 이래, 국회 전자기록물 생산은 매년 급증하고 있다. 2011년 9월 현재 ‘국회기록관리시스템’이 인수받은 전자기록물은 전체 이관기록의 72%인 24만여 건에 달한다. 하지만 국회 전자기록물의 장기적 관리와 보존을 책임져야 할 국회 전자기록물 관리체계는 많은 문제점을 노정하고 있다. 이에 본 연구는 국회전자기록물의 효율적 관리와 보존을 위해 전자기록물 관리체계의 개선이 시급하다는 인식 아래, 이에 대한 개선방안을 논의하는 데 목적을 둔다. 이론 연구로서 의회기록의 정의와 관리체계의 변화를 살펴보고, 우리 국회의 전자기록물관리 현황을 법령, 관리주체, 관리대상, 관리시스템 연혁, 관리시스템 프로세스, 관리시스템 기능의 영역으로 나누어 분석한다. 이를 바탕으로 국회기록보존소를 중심으로 한 국회 전자기록물 관리체계를 해외 의회기록관리기관의 사례와 함께 비판적으로 분석한다. 결론에 갈음하여, 국회 기록관리주체의 독립성․전문성 강화, 관리대상 기록물의 확대․통합, 법령 개정, 시스템 고도화라는 4가지 개선방안을 법제도 영역과 시스템 영역으로 크게 구분하여 제안한다.
Abstract
Since ‘the National Assembly Electronic Document System’ was introduced in September 2004, the amount of electronic records production in the Nation Assembly has been on a rapid increase. The number of electronic records which ‘the National Assembly Records Management System’ took over until September 2011 is ‘240,000’, 72% of the total transferred records. However, the National Assembly's electronic records management has a number of serious problems concerning electronic records long-term management and preservation. In the context, this study aims at discussing alternative strategies for effective management and preservation of the Nation Assembly electronic records. In the theoretical aspect, it reviews ‘parliament records’ definition and management trend. As a case study, it explores the present state of ‘the National Assembly Records Management System’ ranging from legal aspects to technical aspects. Based on these researches the study critically analyzes the Nation Assembly’s electronic records management in comparison with overseas cases. As a result it provides alternative plans of four major areas, including law, management body, management object and technical system, to improve the National Assembly’s electronic records management.
초록
이 연구는 우리나라의 건설기록물 관리에 관한 문제의식에서 출발하여 국가에서 수행중인 가장 큰 국책사업인 고속철도공사를 비롯한 일반철도 건설사업을 수행하고 있는 시설공단을 선정하여 건설기록물 관리의 현황을 살펴보았다. 현황을 살펴본 방법은 기록물 관리 국제/국가표준 KS X ISO 15489의 기록물 처리과정 기능요건인 획득, 등록, 분류, 저장, 접근, 추적, 처분을 기준으로 하였다. 먼저 획득부터 처분까지의 기능요건을 관련조항에 근거하여 각 단계별로 3~4개 정도의 항목으로 구성하여 총 22개의 원칙을 정하였다. 22개의 지침의 준수 여부를 준수, 부분준수, 미흡, 미준수의 4단계로 구분하여 시설공단의 기록물 관리 현황을 평가하였다. 그리고 지침의 준수 여부를 바탕으로 문제점을 지적하고, 그에 따른 개선방안을 KS X ISO 15489 원칙에 준거하여 시설공단에서 개선해야 할 사항과 제도적으로 개선해야 할 사항으로 나누어 제시하였다.
Abstract
This study was started from a critical mind for the construction records management in South Korea and examined the state of the construction records management system of the Korea Rail Network Authority which is constructing the biggest Express Railway Construction of National Project in Korea. The Methodology of this study is based on the functional requirement of the Records Management International Standard, ISO 15489, which standardized the record management process in the cases of Record Capture, Declaration, Classification, Storage, Access, Tracking and Disposition. In regard to the functional requirements from Capture to Disposition, each level(title) consists of 3 to 4 items, for a total of 22 principles in all. The estimation was created for each of the 22 categories using 4 levels: observance, partial observance, insufficiency and non observance. And pointing out the problem, suggesting the improvements for the Korea Rail Network Authority and structural improvements according to the KS X ISO 15489 principles.
초록
본 연구는 연구기관 기록관리업무에서 기본적으로 요구되는 기록물 분류체계와 평가도구로서의 보존기간기준표를 공동으로 설계했던 과정에 대한 기록이다. 8개 기관이 자발적으로 참여하여 약 4개월 동안 공통기능 16개, 단위업무 66개, 기록물철 381개로 구성된 보존기간기준표를 설계하였다. 그 과정은 ‘참여기관 전체의 기록관리 관련 규정 검토, 보존기간기준표의 계층구조와 범위 결정, 16개 공통기능 도출, 기능별 단위업무 도출, 단위업무별 기록물철 구성, 기록물철별 보존기간 책정’의 순으로 진행되었다. 연구기관 및 연구기록 관리에 특정된 국가주도의 연구기록 관리 정책과 전략을 당장은 기대하기 힘든 상황에서 과학기술분야 연구기관 기록관리담당자들이 공동으로 설계한 보존기간기준표는 기관에서 유용한 기록관리도구가 될 수 있을 것이다. 또한 유사기관 기록관리담당자들간의 이러한 협업 노력은 향후 새로운 정책과 혁신플랜에도 공동으로 대응할 수 있는 의미있는 경험이 될 것이다.
Abstract
This study is a record of the process of jointly designing the records classification scheme and the retention schedule for archival appraisal, which are vital in records management. A total of 8 institutes participated voluntarily and redesigned the retention schedule, which consists of 16 common functions, 66 tasks, and 381 files for about 4 months. The process consists of reviewing the regulations related to the records management of the participating organizations, determining the hierarchy and scope of the retention schedule, deriving 16 common functions as well as the unit task for each function, and constructing the file of each task. In situations wherein it is difficult to expect the government-led policy and strategy specific to the research institute and the research records management, the retention schedule designed jointly by the records managers of the scientific and technological field serves as a useful records management tool. This collaborative effort between records managers of similar agency records will also be significant in jointly coping with the new policy and innovation plans in the future.
초록
1999년 ｢공공기관의 기록물 관리에 관한 법률｣의 제정 이후 국내 공공기관 등의 공적인 영역에서 기록관리 체계가 확립되었다. 그러나 공공기관의 업무과정에서 생산된 공공기록물의 관리에 초점이 맞춰지다보니 비전자기록관리시스템으로 관리되는 대학기록관의 역사자료 관리에는 어려움이 존재할 수밖에 없다. 이러한 어려움을 극복하기 위해 본 연구에서는 대학혁신지원사업을 활용하여 비전자기록관리시스템의 기능개선 과정을 시도한 부산대학교 기록관의 사례를 살펴보았다. 구체적으로 비전자기록관리시스템의 부서관리 기능을 개선하고 자원의 특성을 반영한 목록을 작성한 뒤 서가편성을 수행한 일련의 과정을 살펴보았다. 부산대학교 기록관의 비전자기록관리시스템 기능 개선사례 결과가 향후 유사한 어려움에 직면한 관련 기관에게 긍정적인 방향제시를 할 수 있기를 기대한다.
Abstract
With the enactment of the “Public Records Management Act” in 1999 and its revision in 2020, a records management system was established in the domestic public institutions. However, as the focus is on the management of public records, there are difficulties in managing the historical records of the university archives controlled by the nonelectronic records management system. To overcome these difficulties, this study looked at the case of Pusan National University Archives, which attempted to improve the function of the nonelectronic records management system using the “University Innovation Support Project.” In particular, it is a case in which the function of the nonelectronic records management system was improved, catalogs reflecting the characteristics of resources were produced, and then the shelves were organized. It is hoped that the improvement of the nonelectronic records management system in Busan National University Archives will provide a positive direction for related organizations facing similar difficulties in the future.
초록
이 연구는 현재 우리나라 정부기관에서 시행되고 있는 단위과제 기반 기록물 평가의 문제점을 조사․분석하고 개선방안을 제시하기 위한 것이다. 이를 위해 중앙행정기관의 기록관리전문가 6명을 대상으로 집단 면담 및 개별 면담을 실시하고, 해당 기관 홈페이지에 고시된 기록관리기준표 조사를 병행함으로써 단위과제 기반의 평가방식이 기록의 보존기간 책정에 어떻게 적용되고 어떤 문제가 있으며, 문제 유형별 원인은 무엇인지를 분석하였다. 또한 문제 유형별 개선방안과 함께 단위과제 기반 평가의 제약을 극복하기 위한 새로운 다중 평가모형을 제안하였다.
Abstract
The purpose of this study is to survey the problems of the record appraisal system based on value of “Business Transaction (Danwi-gwaje)" and suggest a way to solve the problems in Korean government agencies. This study begins with analyzing the many negative cases of creating wrong “Business Transaction" profiles and making discordances between value of records and value of transaction, through data mainly from focused group interviews of six record professionals in central government agencies. It concludes with suggesting a new records appraisal model that assigns the retention periods to multiple entities to solve the problems of the current record appraisal system.
초록
최근 국가와 지방자치단체에서는 RFID 서비스 이용 비율이 높아지고 있으며, 이에 따라 기록관리기관에서도 RFID 시스템 도입을 검토하는 기관이 증가하고 있다. 하지만 현재 기록관리기관에서 사용 중인 RFID 시스템은 표준기록관리시스템의 서고관리를 위한 일부 기능만 구현되고 있어 RFID 시스템 기능 개선을 통한 보다 효율적인 비전자기록물 관리가 요구되고 있는 상황이다. 이에 본 연구에서는 기록관리기관의 비전자기록물 관리를 위해 도입 중인 RFID 시스템의 활용 현황 분석을 통한 기능 개선 방안을 제시하고자 하였다. 연구는 기록관리기관의 비전자기록물 관리 현황 분석을 위해 2007년 최초로 RFID가 도입된 국가기록원과 2016년 RFID가 도입된 지방자치단체 기록관리기관 사례를 조사하였고, 이를 통해 기록관리기관의 RFID 시스템 기능 개선 방안을 제시하였다.
Abstract
Recently, a number of record centers have reviewed the introduction of an RFID system for repository management. However, the RFID system currently in use by records management institutions is implemented with only a few functions for repository management. As such, a more efficient nonelectronic records management is required by improving the functions of the current RFID system. In this paper, the researchers proposed a method to improve its functions through an analysis of the RFID system being introduced for the management of nonelectronic records. To analyze the status of nonelectronic records management of records management institutions, the researchers investigated cases of the National Archives of Korea where RFID was introduced in 2007 and the records management institutions of local governments where RFID was introduced in 2016.
초록
기록관리에 대한 미술계의 관심과 염원을 반영하여 국립현대미술관은 지난 2013년 10월부터 미술관아카이브를 운영하기 시작하였다. 미술관아카이브는 기록학적 논의와는 구별되는 흐름을 지니고 있지만, 기록물관리기관으로서의 실체를 지닌 것이기 때문에 그 효율적인 운영을 위해서는 기록학적인 관점에서의 접근과 진단이 필요하다. 이 연구는 국립현대미술관 아카이브 가운데 기관아카이브를 중심으로 기록물 수집과 정리 방법을 기록학적 관점에서 진단하고 개선방안을 제언하기 위한 것이다. 이를 위해서 먼저 미술관의 기능과 미술관아카이브의 역할과 미술관아카이브의 기록물 수집 범위와 정리 방법을 이론적으로 고찰하고, 이러한 논의를 바탕으로 국립현대미술관 기관아카이브의 기록물 수집의 범위와 정리 현황을 분석하여 문제점을 도출하고, 개선방안을 제안하였다.
Abstract
The National Museum of Contemporary Art, Korea began operating the museum archives in October 2013. Although the museum archives have an independent flow that is distinct from discussions of the archival sciences, it is a reality as a record management organization, and therefore, access to and analysis from the viewpoint of archival science is required for efficient operation. The purpose of this study is to diagnose the method of collecting and organizing records from the viewpoint of archival sciences from the Institutional Archives of the National Museum of Contemporary Art, Korea. To this end, we theoretically examined the function of the museum, the role of the museum archives, and the scope and method of collection and arrangement of the museum archives. Based on these discussions, we analyzed the scope of the collection and the system of arrangement of the institutional archives. Then, we suggested some improvement plans.
초록
토픽맵은 방대한 양의 정보를 의미론적 연관관계에 따라 분류, 조직하여 탐색할 수 있도록 효율적인 검색을 제공하기 위해 제안된 도구이다. 본 연구는 대학의 교직원들이 학사행정 대학기록물 검색시 의미기반 검색을 통해 보다 적합한 검색 결과를 제공받을 수 있도록 토픽맵 기반 대학기록물 검색시스템을 설계한 것이고 그 과정을 보여준다. 본 연구를 위해 D대학의 2년간 학사행정 기록물들이 사용되었고 의미관계를 구조화하기 위해 대학의 업무 기능 분류표를 참조하였다. 온토피아 옴니게이트를 사용하여 토픽맵을 구축하였다. 대학의 학사행정 관련 기록물의 토픽은 총 626개로 나타났고, 토픽 타입은 학사업무, 교직원, 학적, 대학, 학생, 기타로 구성하였다. 관계는 토픽들간의 연관으로 6개 유형이 나타났고, 어커런스 타입은 등록구분, 등록번호, 등록일, 수신자, 제목, 기안자, 분류번호 등의 7개로 정의하였다. 본 연구에서 설계된 토픽맵 기반의 검색시스템의 관계적 속성은 대규모 기록물을 쉽게 탐색하고 지식의 우연한 발견을 가능하게 할 것으로 기대된다.
Abstract
A topic map was designed as an efficient information retrieval method that is optimized for classification, organization, and navigation through the use of a semantic link network above information resources. With this, this study aims to design a topic map-based university archives retrieval system to provide the relevant information retrieval. For this study, electronic records that relate to the academic administration within two years of D university were collected, and topic map editing was carried out with Ontopia Omnigator. Topics were classified according to their functional analysis of academic administration. In the end, the number of topics was finalized as 626, with 6 types in general: academic work, staff, college register, student, university, etc. Association was separated into six types as well, which were formed with consideration to the relationships among topics. In addition, there are seven occurrence types: register class, register number, register date, receiver, title, creator, and identifier. It is expected that the associative nature of the designed topic map-based retrieval system in this study will make navigation of large records easy and allow incidental discovery of knowledge.
초록
국회기록보존소는 국가기록원에서 개발한 표준기록관리시스템에 보존기록관리 기능을 일부 추가한 형태의 ‘국회기록관리시스템’을 개발하여 사용하고 있다. 그러나 시스템의 근간이 되는 표준기록관리시스템은 기록관 기능 수행을 위해 개발․보급되었기 때문에 영구기록물관리기관 기능을 동시에 수행하는 국회기록보존소의 업무 기능을 모두 반영하기에는 한계가 있다. 더구나 현행 국회기록관리시스템은 법규에 따라 이관받는 공문서 관리 중심이기 때문에 의정활동과 관련하여 수집한 국회의원 기록물, 역대 국회의장 등으로부터 채록한 구술기록, 영상회의록 등 다양한 유형의 기록물을 등록하여 관리하는 데에 어려움이 있다. 이에 본 연구에서는 현행 국회기록관리시스템의 문제점 분석과 국가기록원, 대통령기록관, 창원시, 문화재청에서 운용 중인 시스템 사례연구를 통해 향후 개발 예정인 국회기록정보 통합관리시스템의 기능 구성, 메타데이터, 목표시스템 등을 제안하였다.
Abstract
The National Assembly Archives of the Republic of Korea has been using the National Assembly Archives and Records Management System, which added some archival function to the Standard Records Management System that they had previously developed. However, the Standard Records Management System has limits in order to reflect all the business functions of the National Assembly Archives, which also acts as an archival institution, because the system had been developed and distributed to perform the function of a records center. Moreover, the current National Assembly Archives and Records Management System focuses on the management of official records transferred in accordance with the regulations. For this reason, it is difficult to register and manage various record types such as records of the members of the National Assembly (related to legislative activities), oral history collected from the National Assembly leader, audiovisual records of proceedings, and so on. As such, this study analyzed the problems of the current National Assembly Archives and Records Management System and conducted case studies of the systems in the National Archives, the Presidential Archives, Changwon City, and the Cultural Heritage Administration. Through this research, it proposed that system functions, metadata, the target system of the National Assembly Archives, and the Records Integrated Management System need a development plan.
초록
이 글은 전쟁과여성인권박물관의 아카이브 관리 사례를 소개하는 글이다. 전쟁과여성인권박물관은 NGO단체가 운영하는 일본군‘위안부’ 문제를 다루는 소규모 박물관이다. 외형상으로는 박물관으로 등록, 운영하고 있지만, 실제 모기관의 업무기록물과 수집자료를 이관받아 관리하므로 아카이브 관리 기능이 박물관 업무의 큰 비중을 차지하고 있다. 이 글의 본문에서는 박물관에서 아키비스트 역할과 소장 기록물의 특징을 소개한다. 일반적인 박물관과 기록물관리기관과의 차이점과 특수성을 소장 기록의 유형을 통해 살펴 보았다. 아울러 아카이브 관리를 위한 박물관으로서의 이점을 설명하며 기록물관리기관이 문화기관으로 나아가기 위한 시스템을 제안한다. 한편 최근 맞이한 조직의 위기상황과 위기대응을 위한 기록관리의 현실적인 문제점과 기록관리에 미친 영향 소개하며 앞으로의 기록관리의 비젼과 계획을 들어 본다.
Abstract
This article introduces the case of archival management of the War and Women’s Human Rights Museum. The War and Women’s Human Rights is a nongovernment organization (NGO) focusing on the welfare of the Korean women who survived the Japanese military sexual slavery and is operated by a small museum. On the surface, the institution is registered and operated as a museum; however, as the parent institution’s actual work and collection records were transferred and managed, archival management functions account for a large portion of the museum’s work. In this study, the museum archivist and the collection archives’ characteristics and roles were introduced. As the differences and specialization between general museums and records management institutions are seen through the collection types, the advantages of a museum for archive management were discussed, and a system for records management institutions to move toward cultural institutions was proposed. Furthermore, the record management problems and their impacts on record management in response to the organization’s recent crisis, and its future vision and plans were introduced.