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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
본 사례는 대량⋅동종의 비전자기록물을 관리해야하는 기관의 업무 특성을 파악하여 효율적인 기록관리 업무를 위해 RFID기술을 기록관리시스템으로 적용한 서울신용보증재단의 사례이다. 업무시스템과 연계하여 RFID태그를 발행할 때 기록관리시스템에서 메타데이터를 자동 입수하여 목록으로 확보하고, 이를 기록관리 담당자가 능동적으로 파악함으로써 전체적인 기록관리 업무의 기반으로 삼도록 구성하였다. 이를 위해 업무프로세스를 정비하고, 고유업무를 반영한 기능을 설계하였으며, 인프라를 구축하였다. 그 결과 정확한 기록의 생산량 및 보유량을 파악할 수 있게 되었고, 업무의 효율성을 가져왔다. 마지막으로 업무담당자들로 하여금 기록관리 인식을 개선할 수 있게 되었다.
Abstract
This case focuses on the Seoul Credit Guarantee Foundation, which applied RFID technology as a record management system for efficient record management by identifying the characteristics of the agency’s work that requires the management of large and similar nonelectronic records. When issuing RFID tags in conjunction with the business system, the records management system automatically obtains metadata from the system and secures it as a list, and records management personnel actively use it as the basis for overall records management tasks. To that end, the company reorganized its business processes, designed functions that reflect its unique business, and established infrastructure. These resulted in easier identification of the output and holding volume of accurate records, and work efficiency. Finally, people in charge of the work increased their awareness of records management.
초록
그동안 공기업의 기록물관리는 국가기록원 직접관리기관 공기업과 특별시⋅광역시 소재 지방공기업을 중심으로 연구가 수행되었고, 기초 지방자치단체 산하에 있는 지방공사⋅공단의 기록물관리는 지금까지 사실상 사각지대에 놓여 있었다. 이에 본 연구에서는 경기지역 일반 시⋅군 단위에 소재한 시설관리공단을 대상으로 기록물관리 현황을 살펴봄으로써 향후 이를 개선 및 발전시키는데 참고할 수 있는 기초자료를 마련하고자 하였다. 경기지역에 소재한 시설관리공단 중 기록물관리 담당자가 있는 8개 기관을 대상으로 설문조사, 전화인터뷰를 진행하여 기관의 기록물관리 현황을 살펴본 결과, 시설관리공단의 기록물관리는 어려운 여건 속에 많은 개선점을 남겨두고 있는 것으로 확인되었다.
Abstract
The record management of public enterprises under basic local governments has been in a blind spot while many studies have been mainly conducted on public enterprises directly managed by the National Archive of Korea and local public enterprises located in metropolitan cities. Hence, this study aims to examine the current status of Facilities Management Corporations’ records management in local cities and counties of the Gyeonggi area, and to suggest improvement measures with some basic data as a reference. After conducting a survey and telephone interviews with eight record management officers from Facilities Management Corporations, the results of this study found that record management of them was in hard conditions with many improvements needed.
초록
현재 폐교 사립대학의 기록물은 기록물분류체계가 부재한 상태로 문서고에 단순 보관되어 있는 상태이다. 폐교대학 기록물은 차후 쟁송과정에서 법적⋅증거적 가치를 가진 주요기록물이 될 수 있다는 점에서 보다 체계적인 관리가 요구된다. 따라서 본 연구는 기록물분류체계 부재로 인해 발생할 수 있는 불필요한 후속작업을 제거하고, 폐교대학 기록물 관리를 위한 실질적인 도구로 폐교 사립대학 기록물의 분류체계를 개발하였다. 이를 위해 현재 폐교 사립대학의 기록물 전담기관으로 지정된 한국사학진흥재단에서 보관하고 있는 13개교의 이관기록물 중 유일한 종합대학인 서남대를 본 연구의 사례로 선정하여 업무기능분석을 실시하고, 이관기록물 목록과 폐교과정에 대한 특이사항을 검토하였다. 그리고 국가기록원과 교육부의 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드 를 참고하여 폐교대학의 특수성을 반영한 폐교 사립대학 기록물분류기준표를 제안하였다.
Abstract
Records at closed private universities are simply kept in stacks without the use of records classification systems. However, the systematic management of such records is needed as these are important records that have legal and evidential value during the litigation process. Therefore, this study intends to develop a classification system for recordkeeping at closed private universities aiming to eliminate unnecessary follow-up procedures that may occur because of the absence of a records classification system, and to develop practical tools for managing records at closed universities. To this end, Seonam University, among the 13 transfer records kept by the Korea Advancing Schools Foundation, was selected as the example for this study. The peculiarities of the closing processes and the catalogs of the transfer records were reviewed, and a business function analysis was conducted. Based on the Guidelines for Prescribing Retention Period of University Records by the National Archives and the Ministry of Education, a records classification system for the closed private universities was proposed for the Records Disposition Schedule to handle the uniqueness of closed universities.
초록
국내의 많은 지방자치단체에서는 지역에서 발생하는 사건들에 대한 시청각 기록물을 사람들이 쉽게 열람할 수 있도록 온라인 서비스를 제공하고 있다. 그러나 지자체들의 현재 사진 기록물 관리 방식은 표준적인 메타데이터가 부재하고 사진의 정보를 활용하지 않기 때문에 지자체 간 호환성과 검색 편의성이 낮은 문제점을 가진다. 이와 같은 문제점을 개선하기 위해, 본 논문에서는 국내 지자체 사진 기록물의 효율적 관리를 위한 메타데이터 설계와 기계학습 기반 자동 인덱싱 기술을 제안한다. 먼저, 본 논문에서는 국내 지자체 사진 기록물에 특화된 메타데이터를 설계하여 지자체 간 사진 기록물의 호환성을 높이고, 사진의 기본 정보와 특성을 나타낼 수 있는 요소들을 메타데이터 항목에 포함함으로써 사진 기록물의 효율적인 관리를 가능하게 한다. 또한, 기계학습 기술을 기반으로 사진의 사건과 카테고리를 반영하는 정보인 사진 속 텍스트와 객체를 자동 인덱싱하여, 사진 기록물 검색 시 사용자 검색의 편의성을 높인다. 마지막으로, 본 논문에서는 제안한 방법을 사용하여 국내 지자체 사진 기록물에서 텍스트와 객체를 자동으로 추출하고, 추출한 내용과 기본 정보를 본 논문에서 설계한 사진 기록물 메타데이터 항목에 저장하는 프로그램을 개발하였다.
Abstract
Many local governments in Korea provide online services for people to easily access the audio-visual archives of events occurring in the area. However, the current method of managing these archives of the local governments has several problems in terms of compatibility with other organizations and convenience for searching of the archives because of the lack of standard metadata and the low utilization of image information. To solve these problems, we propose the metadata design and machine learning-based automatic indexing technology for the efficient management of the image archives of local governments in Korea. Moreover, we design metadata items specialized for the image archives of local governments to improve the compatibility and include the elements that can represent the basic information and characteristics of images into the metadata items, enabling efficient management. In addition, the text and objects in images, which include pieces of information that reflect events and categories, are automatically indexed based on the machine learning technology, enhancing users’ search convenience. Lastly, we developed the program that automatically extracts text and objects from image archives using the proposed method, and stores the extracted contents and basic information in the metadata items we designed.
초록
준현용 기록은 업무에서 자주 참고하지 않아 별도의 장소에 기록을 보관하고 관리하는 기록이다. 준현용 기록관리 단계는 처리과의 기록물이 처음으로 모이는 시점이면서 현용기록과 비현용기록을 이어주는 가교 역할을 수행한다. 체계적인 기록관리를 위해서 준현용 단계의 기록관리는 매우 중요하다. 한국은 많은 기록관리 인프라가 조성되었지만 여전히 기록관리환경에서 다양한 문제점이 존재한다. 이에 미국의 준현용 기록관리체계를 고찰하고 한국의 준현용 기록관리체계와 다른 특징은 무엇이 있는지 논의하고자 한다. 이를 위해 미국의 연방 기록관리체계를 연구 범위로 선정하였으며 기록처분일정, 이관, 평가로 나누어 논의하였다. 연구의 데이터는 기록관리법과 유관기관에서 편찬한 지침, 기록관리담당자와의 서면 질의를 통해 얻었다. 연구 결과, 기록 생산기관과 준현용 기록관리기관과의 관계성, 이관측면에서의 신기술 도입, 기록보존의 민영화, 소극적 평가주체로서의 연방레코드센터 등을 파악할 수 있었다.
Abstract
Semicurrent records are documents that are stored and managed in a separate section because they are infrequently referred to in work. The semicurrent records management stage is when records from the processing department are collected for the first time, serving as a bridge between the current and noncurrent records. For systematic records management, records management at the semicurrent stage is vital. Although Korea has established numerous records centers, various problems remain in the records management environment. In response, this study examines the United States’ semicurrent records management system and discusses the features that are different from that of Korea. For this purpose, the records management system of the United States was selected as the scope of research and is analyzed through its records schedule, transfer, and appraisal. The data for the research were obtained through the relevant records management law, guidelines compiled by related agencies, and written inquiries for the records management officer. Through these methods, this study was able to identify the relationship between the federal agency and the Federal Records Center, the introduction of new technology in the aspect of transfers, the privatization of records preservation, and the status of the Federal Records Center as a passive appraisal entity.
초록
이 글은 전쟁과여성인권박물관의 아카이브 관리 사례를 소개하는 글이다. 전쟁과여성인권박물관은 NGO단체가 운영하는 일본군‘위안부’ 문제를 다루는 소규모 박물관이다. 외형상으로는 박물관으로 등록, 운영하고 있지만, 실제 모기관의 업무기록물과 수집자료를 이관받아 관리하므로 아카이브 관리 기능이 박물관 업무의 큰 비중을 차지하고 있다. 이 글의 본문에서는 박물관에서 아키비스트 역할과 소장 기록물의 특징을 소개한다. 일반적인 박물관과 기록물관리기관과의 차이점과 특수성을 소장 기록의 유형을 통해 살펴 보았다. 아울러 아카이브 관리를 위한 박물관으로서의 이점을 설명하며 기록물관리기관이 문화기관으로 나아가기 위한 시스템을 제안한다. 한편 최근 맞이한 조직의 위기상황과 위기대응을 위한 기록관리의 현실적인 문제점과 기록관리에 미친 영향 소개하며 앞으로의 기록관리의 비젼과 계획을 들어 본다.
Abstract
This article introduces the case of archival management of the War and Women’s Human Rights Museum. The War and Women’s Human Rights is a nongovernment organization (NGO) focusing on the welfare of the Korean women who survived the Japanese military sexual slavery and is operated by a small museum. On the surface, the institution is registered and operated as a museum; however, as the parent institution’s actual work and collection records were transferred and managed, archival management functions account for a large portion of the museum’s work. In this study, the museum archivist and the collection archives’ characteristics and roles were introduced. As the differences and specialization between general museums and records management institutions are seen through the collection types, the advantages of a museum for archive management were discussed, and a system for records management institutions to move toward cultural institutions was proposed. Furthermore, the record management problems and their impacts on record management in response to the organization’s recent crisis, and its future vision and plans were introduced.
초록
본 연구는 2010년에서 2019년까지 정부합동감사에서 지적된 처리과 기록물관리 현황을 분석하였다. 15개 지방자치단체 총 43개의 감사결과를 대상으로 정량분석을 통해 처리과 기록관리 업무영역별 문제점을 다각도로 파악하였으며, 연도별 기록관리 지적사항을 분석함으로써 처리과 기록물관리 문제점을 알아보고 시사점을 도출하였다.
Abstract
This study analyzes the current status of records management in the creation organization of records identified in the joint government audit from 2010 to 2019. Various methods for quantitative analysis were conducted on 43 audit results from 15 local governments to identify problems in each area of records management for the creation organization of records. In particular, the problems were identified through an analysis of the problems in records management by year. Furthermore, implications in processing and records management were also derived through the identification of the problems in such areas and the relationships with the officer in charge of records management.
초록
본 연구는 영구기록물기술규칙 기반의 기술현황이 갖는 한계점을 살펴보고, 이에 대한 해결방안으로 RiC-CM(Record in Context – Conceptual model)을 적용한 영구기록물 기술방안을 제안하는데 그 목적을 두었다. 이를 위해 문헌연구와 사례연구를 진행하였다. 국가기록원 영구기록원 기술현황의 한계에 대한 RiC-CM 기반의 해결방안과 그에 대한 효과는 다음과 같다. 첫째, RiC-CM는 특정 영구기록물이 복수 출처맥락을 반영하는 것이 가능하다. 이는 기록물과 각각의 출처를 개체로 정의하고 이들의 연관성을 관계로 표현하는 방식으로 해결할 수 있다. 기록물 개체들의 관계를 맺어주는 것만으로도 특정 영구기록물과 관련된 출처정보를 보다 정확히 표현 가능하고, 전체적인 생산맥락을 파악하기 용이하다. 둘째, RiC-CM는 연관이 있는 기록물 철⋅건 정보를 연계하는 것이 가능하다. 특정 기록물 군(퐁)에 속하는 하위 기록물 철⋅건들은 각각 개체로 지정하고, 생산맥락에 따른 관계를 부여하는 방식으로 해결할 수 있다. 이를 통해 실제 서비스를 제공할 때 연관된 영구기록물들의 정보를 한데모아 서비스하는 것이 가능하다. 그리고 이용자 입장에서는 영구기록물 검색의 폭을 넓힐 수 있다. 셋째, RiC-CM은 특정 생산기관과 연관된 모든 생산기관 정보를 연계하는 것이 가능하다. 만약 복수의 생산기관들이 서로 연관되어 있다면, 생산기관들을 각각의 개체로 정의하고 이들 간의 관계를 ‘연관이 있다(associated with)’로 표현할 수 있다. 이를 통해 생산기관의 맥락정보, 즉 기록의 출처맥락을 종합적으로 살펴보는데 도움이 된다. 본 연구를 통해 전자기록 관리환경의 패러다임 변화에 대응하여, 차세대 영구기록물 기술규칙인 RiC-CM에 대한 연구에 활용될 수 있기를 기대한다.
Abstract
This study aims to examine the limitations of status that describe archives based on the Archival rules, and to propose a new method using the Records in Context – Conceptual model (RiC-CM) as a solution. Given this, the study conducted literature reviews and case studies. The solutions based on RiC-CM and its effects on the limitations of the existing environment are as follows. First, RiC-CM can describe multiple provenances about archives. This can be solved by defining individual records and provenances as “entity” and expressing their associations as relationships. The interrelation of entities alone can more accurately represent the information of provenances associated with a particular archive, making it easier to identify the overall context that makes records. Second, RiC-CM can link related files. Those that belong to a specific records group (fonds) can be resolved by assigning them to individual entities and making interrelation according to the context that makes records. This method makes it possible to serve information about the context that makes records. From the user’s point of view, more options are available for searching records. Third, RiC-CM can link all relevant producer-made records related to a specific production organization. If organizations are related to each other, they can be defined as “entity,” and their relationship can be expressed as “associated with.” It helps to comprehensively examine the context of provenances. The findings of this study are expected to be used as a basis for future research on RiC-CM, in response to the paradigm shift for electronic records management systems.
초록
본 연구는 기록이 생산되어 보존기록관까지 도달하는 과정에서 평가라는 중요한 기록관리업무가 어떻게 유기적으로 수행되는 지를 탐구한다. 이러한 통시적인 관점에서 미국 뉴욕주기록관의 기록관리 및 평가시스템을 하나의 사례로 살펴보고자 한다. 미국의 기록 환경은 아키비스트와 레코드매니저의 역할과 전문성을 구분하는 점에서 한국의 사례와는 다르다. 이런 환경에서도 뉴욕주기록관은 생산기관의 기록관리 과정의 평가업무를 적극 지원한다. 본 연구는 미국 뉴욕주의 사례를 통하여 아키비스트의 기록물 평가가 보존기록물의 이관과 수집 시점에 시작한다는 소극적인 관점에서 벗어나, 기록물 생애주기의 시작점에서부터 아키비스트가 가지는 책임과 역할이 있다는 점을 강조한다.
Abstract
Appraisal occurs multiple times in the process of records and archival management. This includes the consideration of the value of records during creation, developing records retention schedule for records creating organizations, and archival appraisal for archival repositories to build their collections. This study attempts to understand the function of appraisal from a holistic perspective from records creation to archival preservation. In doing so, it investigates the case of New York State Archives and understands some of notable approaches how archivists cooperate with records creators and records managers to preserve New York’s historical records. Learning from the case of New York State Archives, this study intends to emphasize the roles and responsibilities that archivists can play in appraisal in various steps.
초록
공공기록물법 제정 20년이 넘었으나, 기록 외의 업무 등으로 기록관리 전문인력이 기록물관리에 몰입하기 어려운 현실이다. 기록관리 非 전문인력이 주류인 조직, 특히 개별 행위보다 부서장 중심 행위에 대한 몰입을 강조하는 육군에선, 기록물관리에 대한 몰입 및 전문성 발휘가 더 어려울 수 있다. 이에 따라, 본 연구는 육군 기록관리 전문인력의 전문직몰입과 조직몰입 간의 관계를 파악하고, 전문직성이 전문직과 조직에 대한 이중몰입에 미치는 영향을 알아보고자 하였다. 육군의 공식 승인을 받아 야전에서 기록물관리 임무 수행 중인 135명 중 104명(77.0%)으로부터 응답을 회수하여, 요인분석, 상관관계분석, 다중회귀분석 등을 실시하였으며, 평행모델을 접근법으로 채택하였다. 분석결과, 1) 전문직몰입과 조직몰입은 상호 보완적 관계로 이중몰입이 가능하며, 2) 자율성의 전문직성 강화가 오히려 조직몰입 향상에 기여한다. 3) 전문직성 중 소명의식이 높을수록 전문직몰입은 높아지지만 조직몰입은 낮아졌으며, 가치관에 의한 갈등은 전문직몰입과 조직몰입 모두를 떨어뜨리는 이중몰입의 공통결정요인으로 도출되었다. 본 연구를 통해 非 전문인력이 주류인 조직에서의 기록관리 전문인력이 갖는 전문직성의 의미를 고찰하고, 몰입 향상 방안을 도출할 수 있을 것이다.
Abstract
This study aims to identify the relationship between commitment to the profession and commitment to the organization, and the effect of professional development on the dual commitments to the organization and the profession. After establishing concepts through a literature review, the study designed a questionnaire survey in which 104 out of 135 (77.0%) record management field officials responded. This study provides a firm basis for urging the army to change its perception toward record management professionals’ specialty and their commitment to the profession. Furthermore, this change will ultimately lead to a higher commitment to the organization.