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검색어: 기록관리시스템, 검색결과: 88
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ISO 30301 기록경영시스템 표준 제정으로 인해 기록관리가 경영적 차원에서 추진될 수 있는 표준체계가 마련되었지만, 인증을 받은 기관은 극소수이며 알려진 사례도 많지 않다. 이 연구의 목적은 ISO 30301 표준 인증을 획득하고자 하는 공공기관에 적합한 기록경영시스템을 구축할 수 있는 필수 요건을 제시하며, 실무적으로는 우수한 성공 사례를 통해 인증 관련 제반 사항을 숙지하여 표준을 도입하는 데 도움이 되고자 한다. 이를 위해 먼저 인증을 획득한 공공기관 및 지방자치단체의 출자⋅출연기관의 사례와 인증기관을 조사하여 분석하였다. 정보공개청구를 통한 내부문서 분석을 진행하였고, 공공기관 직원 4명과 인증기관 심사원 1명에 대한 인터뷰를 통해 인증심사 과정을 경험한 담당자 개인의 노하우와 전문지식을 포착하였다. 사례연구를 통해 인증을 획득하려는 기관이 효과적으로 인증을 획득할 수 있도록 1단계에서 5단계까지 수행 범위를 나누어 ‘ISO 30301 표준 인증 프로세스’를 제시하였다. 마지막으로 이를 토대로 인증을 효과적이고 실질적으로 획득하는 방안을 5가지로 제안하였다.

Abstract

Although the ISO 30301 Management Systems for Records (MSR) Standard has established a standard system for records management to be promoted at the management level, only a few institutions have been certified, and there are few known cases. The purpose of this study is to present essential requirements for the establishment of MSR suitable for public institutions that want to acquire ISO 30301 standard certification, and through excellent cases of success in practice, various matters related to certification were used to help in the introduction of the ISO 30301 standard. In this study, cases of certified public institutions, local government funding agencies, and certification bodies (CB) were investigated and analyzed. In addition to the analysis of internal documents obtained through information disclosure requests, interviews were conducted with four public agency employees and one certification body auditor to capture the know-how and expertise of the individuals in charge who went through the certification screening process. Through the case study, the scope of the performance was divided into 1 to 5 stages so that organizations that want to acquire the certification can effectively obtain a certification, and the ISO 30301 Standard Certification Process was presented. Lastly, five ways were proposed to ensure that certification could be obtained effectively and practically.

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이은미(이화여자대학교) ; 김명(이화여자대학교) ; 임진희(명지대학교) 2013, Vol.13, No.3, pp.151-171 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2013.13.3.151
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본 연구는 서울 시내 5개 대학병원의 의무기록 관리자들이 생각하는 전자의무기록시스템 구현 시 기록관리 메타데이터 표준 요소의 중요도를 설문조사하였다. SPSS 20.0(ver)을 이용하여 중요도 점수는 5점 척도의 평균으로 도출하여 순위를 정하였고 응답자 특성에 따른 중요도 차이를 분석하였다. 90%의 응답자가 국가기록원에서 기록관리 메타데이터 표준을 고시하고 있음을 모르고 있었다. 가장 중요도가 높은 요소는 ‘비밀등급 설정’ 이었으며 ‘의무기록 접근행위종류’, ‘내부직원 권한 설정’, ‘의무기록 이용접근자’ 요소가 그 다음 순위를 보여 기록정보보호 측면에서의 관리 기능 강화를 필요로 함을 알 수 있다. 개인 프라이버시 보호를 위하여 ‘외부공개’는 중요도가 낮은 관리요소로 평가되었으나, 전자의무기록 도입 7년 이상인 기관의 관리자들은 7년 미만의 관리자 보다 유의하게 이 세 가지 요소의 중요도를 높게 평가하였다. 이는 정보 축적에 따라 의학연구, 의학교육 등에서의 정보 이용에 대한 관리 기준과 시스템상의 적용이 필요함을 보여준다.

Abstract

To comprehend the importance and necessity of record management metadata standard implemented in an electronic medical records system, a survey was undertaken to 50 medical records managers in charge of 5 major hospitals in Seoul. Analysis of the survey results was performed by averaging the responses given by those who answered the survey. SPSS was utilized for statistical analysis. Managers of medical records placed importance on metadata that are related to security of records, such as “levels of security”, “types of access to medical records”, “levels of authorization granted to personnel”, and “users accessing medical records”. It shows that these managers need the functions of privacy protection in ERMS. Metadata on “external disclosure” had the lowest level but those surveyed with more than 7 years of experience placed greater importance in this area more those surveyed with less than 7 years of experience in a hospital. This shows that managers need the functions of external disclosure to meet the needs of third partiesfor medical research and medical education.

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박민수(한성대학교) ; 서은경(한성대학교) 2012, Vol.12, No.1, pp.189-207 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2012.12.1.189
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본 연구는 표준 기록관리시스템이 공공기관에서 운영되는 것이 일반화되기 시작한 시점에서 시스템에 대한 전반적인 진단이 필요하다고 보고 기록관리시스템의 기능성과 인터페이스에 대한 만족도를 평가하였다. 이러한 평가를 통하여 표준 기록관리시스템의 문제점을 파악하고 더 나아가서 기능성을 향상시킬 수 있는 개선점을 밝히는 것이 본 연구의 목적이다. 이를 위하여 현재 표준 기록관리시스템을 사용하는 기록관리 전문요원은 시스템 기능성을 신뢰성, 효율성, 사용성면에서 평가하였고 인터페이스에 대해서는 사용성면에서 평가하였다. 그 결과, 기능 품질에 대해서는 보통정도의 만족도를 보였지만, 시스템 인터페이스에 대해서는 불만족한 것으로 나타났다. 또한 기록관리 전문요원은 시스템 신뢰성을 더 만족하였지만 효율성과 사용성과의 통계적인 차이는 없는 것으로 나타났다. 따라서 앞으로 표준 기록관리시스템 사용 용이성을 높여야 하고 대량 일괄작업과 기능의 모듈화를 통하여 시스템의 효율성을 높여야 할 것이다. 기록관리시스템이 계속적으로 발전하기 위해서는 중장기적인 계획 아래 표준을 먼저 재정비하고 이에 따라 시스템 수정 보완을 지속적으로 수행해야 할 것이다.

Abstract

It is necessary to diagnose the standard record management system when the system is being spread out to entire public organization and institutions. This study aims to analyze the standard record management system for improving system and revising the related standards in the future. This study evaluates the satisfaction on the interface and functional quality of the system through questionnaire survey on records managers. It is found that the satisfaction of functional quality is just above the line, but the interface fails to satisfy records managers. Also the reliability of the system appears to be higher satisfaction than efficiency and usability. Therefore, the study suggests that the standard records management systems should try to improve ‘easy of use’ and effectiveness and efficiency by implementing heavy batch job and promoting modulation of key function. And the study emphasizes that the standards will be revised with the long-term plan in order to develop standard records management system systematically and continuously.

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4차 산업혁명의 기반으로서 블록체인은 다양한 산업에서 신성장 동력을 만들어내는 중요한 핵심 인프라이면서 기술로 자리를 잡아가고 있다. 세계적으로 블록체인에 대한 관심이 기업과 기관의 환경으로 빠르게 확산되고 있다. 본 연구에서는 블록체인 기술의 특성 및 동향을 조사 및 정리하고 공공기관 기록관리부분에 블록체인 기술의 적용이 필요한지 알아보았으며 공공기관의 기록관리분야의 구축절차 및 구축방법을 문헌으로 연구하였다. 최종적으로 기록물관리분야에 블록체인 기술을 적용하여 아카이브체인(Archivechain)모델을 제안하고 어떠한 기대가 예상되는지 기술하고자 하였다. 전자문서의 기록관리 과정을 기록한 트랜잭션이 블록체인에 탑재되게 되면 단편적으로 비연계되었던 기록관리 표준업무 처리 과정에 모든 단계 정보를 한 번에 확인 할 수 있다. 전자기록관리시스템에 블록체인기능이 탑재된다면 문서를 획득․등록하여 문서를 생산한 자가 메타데이터 및 정보를 입력한 후 모든 내용을 저장하고 분류한다. 그렇게 되면 생산현황보고의 절차가 간결하게 될 것이고 원문정보공개서비스를 통해 실시간으로 정보를 제공할 수 있다. 아카이브체인(Archivechain)은 전자문서생산시스템과 기록관리시스템이 일체되었다는 가정하에 하이퍼레저 플랫폼을 적용하여 BaaS형 클라우드 인프라를 적용한 모델이다. 스마트하고 전자 정부로 진보하는 기록관리 체계를 만들기 위해 공공 기록물관리의 모든 생애주기에 블록체인에 배치함으로써 흩어져 있는 정보를 하나로 모을 수 있는 문제를 해결 할 수 있다.

Abstract

As the foundation for the Fourth Industrial Revolution, blockchain is becoming an essential core infrastructure and technology that creates new growth engines in various industries and is rapidly spreading to the environment of businesses and institutions worldwide. In this study, the characteristics and trends of blockchain technology were investigated and arranged, its application to the records management section of public institutions was required, and the procedures and methods of construction in the records management field of public institutions were studied in literature. Finally, blockchain technology was applied to the records management to propose an archive chain model and describe possible expectations. When the transactions that record the records management process of electronic documents are loaded into the blockchain, all the step information can be checked at once in the activity of processing the records management standard tasks that were fragmentarily nonlinked. If a blockchain function is installed in the electronic records management system, the person who produces the document by acquiring and registering the document enters the metadata and information, as well as stores and classifies all contents. This would simplify the process of reporting the production status and provide real-time information through the original text information disclosure service. Archivechain is a model that applies a cloud infrastructure as a backend as a service (BaaS) by applying a hyperledger platform based on the assumption that an electronic document production system and a records management system are integrated. Creating a smart, electronic system of the records management is the solution to bringing scattered information together by placing all life cycles of public records management in a blockchain.

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장현종(부산대학교) ; 이은주(동의대학교) 2022, Vol.22, No.3, pp.143-150 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2022.22.3.143
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1999년 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률」의 제정 이후 국내 공공기관 등의 공적인 영역에서 기록관리 체계가 확립되었다. 그러나 공공기관의 업무과정에서 생산된 공공기록물의 관리에 초점이 맞춰지다보니 비전자기록관리시스템으로 관리되는 대학기록관의 역사자료 관리에는 어려움이 존재할 수밖에 없다. 이러한 어려움을 극복하기 위해 본 연구에서는 대학혁신지원사업을 활용하여 비전자기록관리시스템의 기능개선 과정을 시도한 부산대학교 기록관의 사례를 살펴보았다. 구체적으로 비전자기록관리시스템의 부서관리 기능을 개선하고 자원의 특성을 반영한 목록을 작성한 뒤 서가편성을 수행한 일련의 과정을 살펴보았다. 부산대학교 기록관의 비전자기록관리시스템 기능 개선사례 결과가 향후 유사한 어려움에 직면한 관련 기관에게 긍정적인 방향제시를 할 수 있기를 기대한다.

Abstract

With the enactment of the “Public Records Management Act” in 1999 and its revision in 2020, a records management system was established in the domestic public institutions. However, as the focus is on the management of public records, there are difficulties in managing the historical records of the university archives controlled by the nonelectronic records management system. To overcome these difficulties, this study looked at the case of Pusan ​​National University Archives, which attempted to improve the function of the nonelectronic records management system using the “University Innovation Support Project.” In particular, it is a case in which the function of the nonelectronic records management system was improved, catalogs reflecting the characteristics of resources were produced, and then the shelves were organized. It is hoped that the improvement of the nonelectronic records management system in Busan National University Archives will provide a positive direction for related organizations facing similar difficulties in the future.

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김장환(국회도서관) ; 이은별(국회도서관 국회기록보존소) 2015, Vol.15, No.2, pp.103-136 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2015.15.2.103
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국회기록보존소는 국가기록원에서 개발한 표준기록관리시스템에 보존기록관리 기능을 일부 추가한 형태의 ‘국회기록관리시스템’을 개발하여 사용하고 있다. 그러나 시스템의 근간이 되는 표준기록관리시스템은 기록관 기능 수행을 위해 개발․보급되었기 때문에 영구기록물관리기관 기능을 동시에 수행하는 국회기록보존소의 업무 기능을 모두 반영하기에는 한계가 있다. 더구나 현행 국회기록관리시스템은 법규에 따라 이관받는 공문서 관리 중심이기 때문에 의정활동과 관련하여 수집한 국회의원 기록물, 역대 국회의장 등으로부터 채록한 구술기록, 영상회의록 등 다양한 유형의 기록물을 등록하여 관리하는 데에 어려움이 있다. 이에 본 연구에서는 현행 국회기록관리시스템의 문제점 분석과 국가기록원, 대통령기록관, 창원시, 문화재청에서 운용 중인 시스템 사례연구를 통해 향후 개발 예정인 국회기록정보 통합관리시스템의 기능 구성, 메타데이터, 목표시스템 등을 제안하였다.

Abstract

The National Assembly Archives of the Republic of Korea has been using the National Assembly Archives and Records Management System, which added some archival function to the Standard Records Management System that they had previously developed. However, the Standard Records Management System has limits in order to reflect all the business functions of the National Assembly Archives, which also acts as an archival institution, because the system had been developed and distributed to perform the function of a records center. Moreover, the current National Assembly Archives and Records Management System focuses on the management of official records transferred in accordance with the regulations. For this reason, it is difficult to register and manage various record types such as records of the members of the National Assembly (related to legislative activities), oral history collected from the National Assembly leader, audiovisual records of proceedings, and so on. As such, this study analyzed the problems of the current National Assembly Archives and Records Management System and conducted case studies of the systems in the National Archives, the Presidential Archives, Changwon City, and the Cultural Heritage Administration. Through this research, it proposed that system functions, metadata, the target system of the National Assembly Archives, and the Records Integrated Management System need a development plan.

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오진관(한국지역정보개발원 행정정보본부 지식정보부) ; 임진희(명지대학교) 2022, Vol.22, No.2, pp.135-154 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2022.22.2.135
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Abstract

Through this study, the following proposals were made to secure the operability of local governments’ records management systems (RMSs). First, for the stable operation and maintenance of RMS, establishing a noninterruptible system with regular operation support is necessary. Second, improving the maintenance quality above a certain level by establishing an integrated RMS maintenance system is imperative. Third, systematically managing the RMS infrastructure compatibility list should be vital to provide clear standards for maintaining local governments’ RMS structure.

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본 연구는 기록관리 현장에서 클라우드 기록관리시스템을 구축․운영하면서 발생한 문제점을 분석하고 개선방안을 제시하였다. 클라우드 기록관리시스템은 다음과 같은 문제점을 가지고 있다. 법제도의 변화 없이 시스템 변화만 이뤄진 상태이고, 클라우드 기술의 장점을 전혀 활용하지 못하고 있다. 또한 시스템 도입 이후의 변화는 전혀 고민하지 않고 있다. 이를 해결하기 위해서 3가지 개선방안을 제시하였다. 첫 번째, 법제도 정비와 관련하여 기록관리 단위(기록철-기록건 구조)의 다양화, 기록의 접근제한 재검토를 제시하였다. 두 번째 종이문서 기반의 현행 업무프로세스 개선을 통한 시스템 재설계를 제시하였다. 세 번째, 범정부적으로 발생하는 기록관리 현안을 해결하기 위해 국가기록원의 적극적인 대응 및 거버넌스 기구 설치를 제안하였다.

Abstract

This study analyzed the problems that occurred while constructing and operating the cloud record management system at the record management workplace and suggested ways to improve the system. In the study, the cloud record management system has the following problems: first, it has not been accompanied by the change in the legislative system. Second, it has not been utilizing the benefits of cloud technology. Third, it has not been considering the changes after the system construction. Given this, the study suggested three improvement plans to solve these problems: first, in relation to the reformed legislative system, the study proposed the diversification of records management units (file-item structure) and the restriction on access to records. Second, the study suggested a system redesign by improving the current work process based on paper documents. Third, to solve records management issues, the study presented the establishment of the governance body and the proactive countermeasure of the National Archives of Korea.

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오진관(명지대학교 기록정보과학전문대학원, 알엠소프트 기록연구소) ; 임진희(서울특별시 정보공개정책과) 2018, Vol.18, No.2, pp.163-188 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2018.18.2.163
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차세대 기록관리시스템은 어떻게 만들어야 할까? 급변하는 시스템 개발 환경하에 공공기관의 기록관리시스템은 지난 10여 년간 답보 상태로 머물러 있었다. 이런 이유에는 사용자 요구사항 수용, 기록관리 신기술 적용을 하기 어렵게 만들어진 기록관리시스템 구조적 문제가 핵심 원인이라고 본다. 본 연구의 목적은 전자기록관리 현황 분석을 통한 차세대 기록관리시스템 재설계 모형을 제시하는 것에 있다. 본 연구의 선행연구격인 ‘차세대 전자기록관리 프로세스 재설계 연구(주현미, 임진희, 2017)’ 결과와 선진 기록관리시스템의 기록관리 기술과 해외 시스템 사례를 분석하였다. 분석결과를 바탕으로 기록관리시스템 개선방향을 기능적 측면, 소프트웨어 설계 측면, 소프트웨어 배포 측면으로 분석하였고, 이 결과를 기록관리기관 유형에 적용하였다. 본 연구를 통해 마이크로서비스 아키텍처(MSA) 기반, 오픈소스 소프트웨어(OSS) 지향의 기록관리시스템을 만드는 것이 차세대 기록관리의 지향점이라고 제안한다.

Abstract

How do we create a next generation Records Management System? Under a rapidly changing system development environment, the records management system of public institutions has remained stable for the past 10 years. For this reason, it seems to be the key cause of the structural problem of the Records Management System, which makes it difficult to accommodate user requirements and apply a new recording technology. The purpose of this study is to present a redesigned model for a next-generation records management system by analyzing the status of the electronic records management. This study analyzed “A Study on the Redesign of the Next-Generation Electronic Records Management Process,” records management technology of advanced records management system, and a case of an overseas system. Based on the analysis results, the improvement direction of the records management system was analyzed from several aspects: functional, software design, and software distribution. This study thus suggests that the creation of a microservice architecture-based(MSA) and an open source software-oriented (OSS) records management system should be the focus of next-generation record management.

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유영문(국가기록원 대통령기록관) 2019, Vol.19, No.3, pp.247-270 https://doi.org/10.14404/JKSARM.2019.19.3.247
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중앙행정기관의 클라우드 전환은 국가정보자원관리원이 자원통합을 추진하면서 시작하였다. 초기에는 HW의 클라우드 서비스를 위해 IaaS 기반으로 추진하였으나, 공통업무의 클라우드 서비스를 위해 SaaS로 확대하고 있다. 공통업무의 대표는 문서생산과 기록관리이다. 문서생산은 클라우드 온나라시스템으로 대표되며 ’15년부터 ’18년까지 중앙행정기관에 보급하였고, 자치단체 보급은 ’18년 시범 사업을 시작으로 단계적으로 추진하고 있다. 기록관리는 클라우드 RMS (Records Management System)로 대표되며, ’16년부터 ’18년까지 중앙행정기관에 보급하였고, 자치단체 보급은 클라우드 온나라시스템 추진상항을 고려하여 추진하고 있다.

Abstract

The transition of the central government system to the cloud-based infrastructure is being conducted as the National Information Resources Service (NIRS, Ministry of the Interior and Safety) attempts to integrate government IT resources. In the early days, the transition was attempted as an infrastructure as a service (IaaS) for the cloud service of HW; however, currently, ithe transition is being converted to software as a service (SaaS) for the service of common business. Typical and common business is a document creation for government service and records management. Document creation is produced on cloud On-Nara system, and such system is deployed to central government agencies from 2015 to 2018, as well as the deployment to local government plans is to be gradually implemented after 2018. Currently, the records management is performed with the cloud RMS system, and such system is distributed to the central government from 2016 to 2018, as well as the dissemination to the local government is scheduled to be carried out, considering the adoption of the On-Nara system.

한국기록관리학회지