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- P-ISSN1598-1487
- E-ISSN2671-7247
초록
국내에서 기록학 연구가 본격적으로 이루어진 지 14년을 경과하면서 기록분류와 관련하여 어떤 연구들이 이루어졌고 주요 이슈는 무엇이었는지를 살펴볼 필요가 있다. 이 연구에서는 먼저 공공기록물관리법과 연구논문에 등장하는 분류 관련 용어를 조사함으로써 분류론의 범주를 정리하였다. 국내 학술지 논문을 대상으로 기록분류와 관련된 35편의 논문을 선별하였으며, 이에 대한 분야별 내용 분석을 실시하였다. 논문들의 내용과 특징, 한계를 밝힘으로써 기록분류 연구가 현장의 문제에 어떤 해법을 제시했으며 이론적으로는 어느 정도의 수준에 도달했는지 살펴보았다. 이러한 분석과 해외 연구 동향, 국내 현장의 수요 등을 고려하여 앞으로의 과제를 제안하였다.
Abstract
The study aims at reviewing research trends of records classification and archival arrangement, analysing issues, and suggesting futures tasks in related research area. It starts with defining research categories of records and archives classification through analysing the term of ‘classification' being found in the Public Records Management Act. Thirty five research papers which are covering classification of records and archives and published in 1980's are selected for contents analysis. Considering the analysis of domestic and foreign research, and the practical needs, it makes clear the issues and tasks for future research. The study concludes with emphasizing more empirical research for guiding records and archives management and reformulating archival theories in electronic environments.
초록
시소러스는 분류체계의 분류명을 제어해 주고, 분류표의 색인 역할을 수행할 수 있다. 기록관리에 있어서 시소러스는 기능어를 제어하고, 검색의 접근점을 확장시켜 기능분류체계를 보완해 준다. 그런데 최근에는 정보환경의 변화와 시소러스 구축 및 활용 시스템의 발전으로 시소러스 구축에 관한 국제표준인 ISO 25964가 개정되었다. 또한 기록관리 전반에 대한 국제표준인 ISO 15489의 제1부도 2016년에 개정되었다. 또한 영국의 IPSV나 유럽의 EuroVoc, 뉴질랜드의 FONZ 등은 최근의 경향을 반영하여 효과적으로 시소러스를 구축하고 연계하고 있었다. 이에 본 연구에서는 체계적인 기록관리를 위한 시소러스 구축지침을 관련 표준과 사례 측면에서 살펴보고, 현재의 우리나라 기록관리 분야 시소러스 구축지침의 개선 방안을 제안하였다.
Abstract
The thesaurus can control the headings in a classification scheme and can serve as an index of the classification scheme itself. In records management, the thesaurus controls functional terms and expands the access point of search to complement the functional classification scheme. In recent years, ISO 25964, the international standard for thesaurus construction, has been revised because of changes in the information environment and the development of thesaurus construction and utilization systems. Part 1 of ISO 15489, the international standard for overall records management, was also amended in 2016. In addition, the Integrated Public Sector Vocabulary (IPSV) in the UK, EuroVoc in Europe, and Functions of New Zealand (FONZ) in New Zealand have been effectively building and linking thesauri to reflect recent trends. In this study, we propose a thesaurus construction guideline for systematic record management in terms of related standards and cases, and suggest an improvement plan for the thesaurus construction guideline in Korea.
초록
본 연구의 목적은 유사기관 유사부서의 기록물분류기준표에 나타난 단위업무 현황 분석을 통하여 문제점을 진단하고 향후 이들 유사기관 유사부서의 기록물분류기준표 개선방안을 제시하는 것이다. 이를 위해 국가기록원 분류기준표 제정팀에서 분류기준표 제정을 위하여 제시한 단위업무의 제정과정 및 제정원리를 검토하고, 59개의 국공립대학 도서관의 단위업무를 보존기간별, 유형별, 도서관 규모별, 업무기능별로 분석하였다.
Abstract
This paper aims to analyze of the records schedule's transactions, identify problems of them and suggest improving requirements, especially focusing on similar institutions. The paper examines the process and principle of establishing transactions for the records schedule and analyzes the transactions on the records schedules at 59 national and public university libraries by retention, type, library size and administrative functions.
초록
본 연구의 목적은 성바오로딸수도회 한국관구가 생산‧수집한 기록물의 체계적 관리와 이용을 위해 기록분류체계를 개선하는 것이다. 먼저 성바오로딸수도회의 설립 이념과 한국관구의 연혁을 조사한 뒤 조직의 구조를 파악하고 수도회 기록관리 현황을 조사하였다. 그리고 기록물 분류를 위해 기능과 조직(생산주체), 유형에 따른 분류방법을 채택하였다. 이어서 현재 한국관구에서 사용하는 분류체계의 틀이 되는 총원 역사문서고의 분류체계를 조사하고 기존 한국관구 분류체계에서 개선할 점을 점검하여 수정 보완한 기록분류체계를 제안하였다. 본 연구의 결과는 성바오로딸수도회 기록분류체계 개선에 활용되고 가톨릭 수도회의 분류체계 개발에 기초자료가 될 수 있을 것이다.
Abstract
The purpose of this study is to improve the records classification system of the Korean Province of the Daughters of St. Paul for the systematic management and usage of records that they produced and collected. First, the ideology of the foundation of the Congregation and the history of the Korean Province were investigated, and the structure of the community and the present condition of records management were surveyed. The classification methods were chosen according to function, organization, and type for categorization of records. Afterward, the classification system of the General House Historical Archives was analyzed, and some parts set to be improved from the current system were examined. Finally, a revised classification system was suggested. The result of this study can be used to update the system and become a useful material for developing systems of other Catholic Congregations.
초록
본 연구는 개인의 기록이 사회의 공공기록을 보완할 수 있음을 전제로 한다. 대학의 중요 기록물은 행정기록 이외에 대학과 관련된 인물의 개인기록을 통하여 보완될 수 있음을 인식하였다. 대학의 설립자의 생애사를 분석하여, 기록의 분류체계와 수집전략 구축에 활용하였다. 분류체계로 기능 및 주제 분류 그리고 형태분류로 구성되는 다중분류체계를 제안하였고, 수집전략으로는 분류체계에서 도출한 키워드들을 향후 기록 수집을 위한 탐색의 출발점으로 활용하고 잠재적 수집처 및 생산자로 추론할 것을 제안하였다. 모든 개인기록에 대한 표준적인 기준은 만들어 질 수 없지만 개인기록의 다양성을 고려할 때 의미 있는 시도로 생각된다.
Abstract
This research has been conducted under the premise that private records can supplement public records. It recognized that important records of a university could be supplemented with not only administrative records, but also with private records of persons related to the university. The analysis of the founders’ life history research was used to establish the classification system of private records and collection strategies. The life history of the founders of the university was analyzed and utilized for the classification system of records and the construction of the collection strategy. This research proposes a multiclassification system with function, subject, and type as the criteria of the classification system, and uses keywords derived from the classification system as a starting point of searching for future record collection and deducing them as potential collectors and producers. Although it cannot be a standard for all private records, it can be considered a significant attempt that takes the diversity of private records into account.
초록
본 연구의 목적은 정부3.0에 추진에 따라 기록관리와 정보공개 체계를 수립해야 하는 상황에 놓인 정부산하공공기관들이 설명책임 강화 요구에 신속히 대응하면서 동시에 업무효율성을 높이기 위해 ‘업무관리시스템’을 도입할 것을 제안하고 기능과 개발방향성을 제시하는데 있다. 최근 기록관리와 정보공개 체계를 도입하는 정부산하공공기관들 중에 전자결재 기능 위주의 전자문서시스템을 도입하고 이에 맞춰 기록물분류기준표를 개발하는 경우가 발생하고 있다. 다종다양한 업무시스템을 운영하고 있는 정부산하공공기관들이 기록관리와 정보공개에 잘 대응하기 위해서는 문서 결재 외에도 과제관리 및 통제, 의사결정 과정을 지원하는 ‘업무관리시스템’이 필요하다고 본다. 본 연구에서는 최근 자체 기록관리시스템을 개발하고 전사적 기능분류체계를 구축한 후 기관 맞춤형 ‘업무관리시스템’을 도입하고자 정보화전략계획을 수립한 A기관의 사례를 살펴보면서 정부산하공공기관의 전자기록생산시스템의 도입 방향성을 제시하고자 하였다.
Abstract
This study aims to propose the adoption of a business management system, as well as suggest the functions and development directions for public organizations, which are required to establish the record management and information disclosure system under Government 3.0, rapidly respond to the needs for strengthening the responsibilities for explanation, and improve work efficiency. Recently, some of the public organizations that introduced the record management and information disclosure system adopted the Electronic Document System, which focuses on the function of electronic approval, and developed a records classification scheme for the system. This study aims to review the case of A organization, which recently developed an in-house records management system and established information strategy planning to adopt a customized business management system after establishing a business reference model throughout the organization, and suggests the directions of the electronic record production system for public organizations.
초록
기관의 업무 기능에 따라 기록을 업무기능에 따라 분류하기보다는 사안(Case)을 중심으로 분류해야 하는 경우가 있다. 사건기록, 수사기록, 소송기록, 재판기록, 인사기록, 병원진료기록, 환자기록, 상담기록, 프로젝트기록 등이 그 전형적인 예이다. 사안파일로 조직화되어 관리되는 기록은 일반적으로 정형화된 업무절차에 의해 만들어지는 기록들이다. 사안파일에는 시작부터 끝에 이르는 일련의 활동기록이 순차적으로 축적된다. 또한, 사안파일에는 다양한 기능 수행 결과로 만들어진 기록이 모여 입체적으로 사안의 진행과정을 재현한다. 이 연구는 대표적인 사안파일인 소송기록의 구성을 상세히 살펴보고 관리상의 특징을 도출하여 사안파일 기록관리의 시사점을 정리하고 있다. 이를 위해 첫째, 구체적인 소송기록의 특성을 살펴보기 위해 민원인을 대리하여 소송을 진행해주는 대한법률구조공단이 업무과정 중 생산, 관리하고 있는 소송파일이 어떤 기록들로 구성되는지 분석하고 있다. 둘째, 일반적인 사안파일의 특성이 대한법률구조공단 소송기록에 어떻게 반영되고 있는지 확인하고 있다. 셋째, 결과적으로 사안파일인 소송기록을 어떻게 관리하고 이용하는 것이 좋은지 대한법률구조공단의 사례를 통해 살펴보고 있다.
Abstract
Some records have to be classified not according to their business function but according to their case because of the characteristics of the organization’s business. Examples of this are case files, criminal files, lawsuit files, personal files, medical files, and project files. The case files are made according to standard business processes. Case files are filled with records of a series of activities and these records, which are made while carrying out various functions, reenact the multilevel process of a case. This study organized the implications of managing case files by examining the composition of lawsuit records and deducting characteristics in management. To do this, first, this study analyzed the composition of the lawsuit records that Korea Legal Aid Corporation produced and managed. Second, this study confirmed how the characteristics of case files are reflected in the lawsuit records of Korea Legal Aid Corporation. Third and lastly, this study searched how the lawsuit files are managed and used through the example of Korea Legal Aid Corporation.
초록
본고는 표준기록관리시스템과는 차별화하여, 전자결재시스템과 기록관리시스템을 하나의 시스템으로 운영하고, 기록관리 보조도구로 인공지능, 챗봇 등의 지능형서비스를 접목한 한국중부발전의 기록관리시스템 구축을 위한 준비과정을 소개함을 목적으로 한다. 기록관리 전 생애주기를 관리하는 것은 물론이고, 현용기록의 활용성을 높이기 위한 실시간 이관 및 기능분류체계 활용에 대해 심도있게 검토하여 설계하였으며, 폭증하는 전자기록물의 효율적 관리를 위하여 인공지능 등 신기술을 도입하였다. 기록관리행위의 첫 단추이자 가장 중요한 시작인 분류의 정확성을 높이고자, 기계학습을 통한 기록물분류를 추천하여 처리과에서의 무분별한 오분류를 사전에 차단했으며, 업무관련 규정 및 기록의 활용을 위하여 챗봇을 도입하는 등 기록관리 분야에서 신기술을 적극 도입하였다. 또한 시스템 간 이관에 따라 생기는 열람권한 문제를 전자결재시스템 및 기록관리시스템의 열람권한을 모두 확인하여 권한을 부여하는 등 기록물의 적극적 활용을 위해 많은 노력을 하였다.
Abstract
This paper aims to introduce the case of operating electronic document system and record management system as one system called i-Works at Korea Midland Power Company. i-Works combines intelligent services, such as artificial intelligence and a chatbot, as a supplementary tool for record management. As such, the preparation process and progress direction for the development of the record management system is introduced, an in-depth review of real-time transfer and utilization of the functional classification system to enhance the utilization of the current records is presented, and new technologies, such as artificial intelligence for an efficient management of the increasing number of electronic records, are established.
초록
기능별 분류체계나 출처 중심의 탐색은 이용자들에게 쉽지 않으며 키워드검색도 이용자가 입력한 검색어와 기록물명의 단순 매칭 결과만 제시하여, 이용자의 기대에 부응하지 못하고 있다. 대통령기록관에서는 주제 분류체계를 개발하여 기록검색의 효율성을 높이고자 하였으며, 이와 연계하여 이용자들의 검색 과정을 돕고 기록관리 업무에도 용어통제 등 도움을 줄 주제 시소러스를 개발하고자 하였다. 본 연구에서는 대통령기록물 건명을 형태소 분석하고, 관련 시소러스와 이용자가 웹사이트에 입력한 검색 용어 및 정보공개 청구용어 등의 현황을 면밀히 분석한 후, 주제 분류체계와의 매핑을 통해 주제시소러스를 개발한 과정을 제시한다. 또한 주제 시소러스의 업무 및 온라인 서비스에의 활용 방안을 제시하며, 앞으로의 발전방향을 제시한다.
Abstract
To search based on the functional classification or provenance is not easy for users, and the key word-based information retrieval presents only simple words matching with the title of the records. The Presidential Archive of Korea developed a subject classification scheme to improve the convenience of searching for various records and came up with a subject thesaurus based on the scheme that utilizes the terms appearing on the title of the records and the terms used by the users who searched the portal or requested information disclosure. This research presents the development process of subject thesaurus. It also presents the utilization methods for records management work and services.
초록
2017년 국립대학자원관리시스템(KORUS)이 개통되면서 국립대학의 기록관리체계도 단위과제 중심의 기록관리기준표 분류체계로의 전환점을 맞이하였다. 국립대학은 표준화된 방식으로 운영되는 행정시스템을 기반으로 업무처리 과정을 단위과제카드를 중심으로 기록물을 생산⋅관리하게 되었다. 특히, 협업과 정보공유를 위해 대학의 공통 업무에 일관된 관리기준을 부여하는 공통 단위과제를 개발하여 운영하고 있다. 본고에서는 현재 국립대학에서 사용하는 기록물 분류체계의 운영현황과 운영과정에서 나타나는 문제점을 공통 단위과제를 중심으로 분석하였다. 국립대학 기록물의 특성과 분류체계 개발 경과, 운영현황을 분석하여 기록관리기준표가 기록관리 도구로의 역할을 이행하고 있는지를 확인하고 기록분류 도구이자 평가와 검색도구로 기능할 수 있도록 개선방안을 제안하였다.
Abstract
With the Korean University Resource United System (KORUS) opening in 2017, the national university’s record management system has been turning into a unit task-oriented records management reference table. Based on the administration system operated in a standardized manner, national universities can produce and manage university records based on business transaction cards. In the process, the standard business transactions for universities’ common tasks were developed and operated for collaboration and sharing information. This study aimed to analyze the national university classification system’s current operating status and problems, focusing on common unit tasks. To this end, the characteristics of university records, the development process of the national university classification system, and its operating status were analyzed. It also investigated whether the records management reference table is suitable for use as a record management tool. In conclusion, this study suggested improvements on the national university records management reference table, which can function as a record classification and appraisal tool.